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技巧例一如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符例如在单位的人事资料在中输入后由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位即要在每个人的证书号码前再添上两位数如果一个一个改的话实在太麻烦了那么我们可以用下面的办法省时又省力假设证书号在列在列后点击鼠标右键插入一列为列在单元格写入后回车看到结果为了吗鼠标放到位置单元格的下方不是有一个小方点吗按着鼠标左键往下拖动直到结束当你放开鼠标左键时就全部都改好了若是在原证书号后面加则在单元格中写入后回车如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数打开工具选选项再选常规在最近使用的文件清单下面的文件个数输入框中改变文件数目即可若不在菜单中显示最近使用的文件名则将最近使用的文件清单前的复选框去掉即可在中输入如之类的格式后它即变成月日月日等日期形式怎么办这是由于自动识别为日期格式所造成你只要点击主菜单的格式菜单选单元格再在数字菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了在中如何使它象一样的自动定时保存文件点击工具菜单自动保存项设置自动保存文件夹的间隔时间如果在工具菜单下没有自动保存菜单项那么执行工具菜单下加载宏选上自动保存确定然后进行设置即可用做多页的表格时怎样像的表格那样做一个标题即每页的第一行或几行是一样的但是不是用页眉来完成在的文件菜单页面设置工作表打印标题可进行顶端或左端标题设置通过按下折叠对话框按钮后用鼠标划定范围即可这样就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头在中如何设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到并不是一项很复杂的计算关键是要理解加权平均值其实就是总量值如金额除以总数量得出的单位平均值而不是简单的将各个单位值如单价平均后得到的那个单位值在中可设置公式解决其实就是一个除法算式分母是各个量值之和分子是相应的各个数量之和它的结果就是这些量值的加权平均值如果在一个文件中含有多个工作表如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚如何才能一次打印多个工作表把鼠标移到工作表的名称处若你没有特别设置的话自动设置的名称是然后点右键在弹出的菜单中选择选择全部工作表的菜单项这时你的所有操作都是针对全部工作表了不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表中有序号一栏由于对表格进行调整序号全乱了可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦用什么方法可以快速解决如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话那么在制作表格时就应将序号这一字段与其他字段分开如在总分与排名之间空开一列为了不影响显示美观可将这一空的列字段设为隐藏这样在调整表格数据清单的内容时就不会影响序号了用做成的工资表只有第一个人有工资条的条头如编号姓名岗位工资想输出成工资条的形式怎么做这个问题应该这样解决先复制一张工资表然后在页面设置中选中工作表选项设置打印工作表行标题选好工资条的条头然后在每一个人之间插入行分页符再把页长设置成工资条的高度即可使用自定义方式重装了一遍中文的打印纸选项中只有一种怎么办随便安装一个打印机驱动程序就可以了在中小数点无法输入按小数点显示的却是逗号无论怎样设置选项都无济于事该怎么办这是一个比较特殊的问题我曾为此花了十几个小时的时间但说白了很简单在的控制面板中点击区域设置图标在弹出的区域设置属性对话面板上在区域设置里选择中文中国在区域设置属性对话面板上在数字属性里把小数点改为未改前是按确定按钮结束这样再打开就一切都正常了如何快速选取特定区域使用键可以快速选取特定区域例如要选取最简便的方法是按键出现定位窗口在引用栏内输入需选取的区域如何快速返回选中区域按即退格键如何快速定位到单元格方法一按键出现定位对话框在引用栏中输入欲跳到的单元格地址单市确定按钮即可方法二单击编辑栏左侧单元格地址框输入单元格地址即可的特殊功用一般来说当处理一个工作表中有很多数据的表格时通过选定表格中某个单元格然后按下键可选定整个表格选定的区域是这样决定的根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格有时需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护或填入与其他单元格不同的颜色以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格选择编辑定位单击定位条件按钮在定位条件对话框中选择公式项按确定按钮即可如何在不同单元格中快速输入同一数内容选定单元格区域输入值然后按键即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值只记得函数的名称但记不清函数的参数了怎么办如果你知道所要使用函数的名字但又记不清它的所有参数格式那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内具体方法是在编辑栏中输入一个等号其后接函数名然后按键则自动进入函数指南步骤之当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时上述方法显得特别有用如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置按住键可以快速修改单元格内容的次序具体方法是选定单元格按下键移动鼠标指针至单元格边缘直至出现拖放指针箭头空心箭头然后按住鼠标左键进行拖放操作上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平工状标志左右拖拉时会变为垂直工状标志释放鼠标按钮完成操作后选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置如何让屏幕上的工作空间变大可以将不用的工具栏隐藏也可以极大化窗口或者在视图菜单中选择全屏显示命令如何使用快显菜单快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令利用它们可以大大提高操作效率首先选定一个区域然后单击鼠标右健即可调出快显菜单根据操作需要选择不同命令二如何使用快显菜单快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令利用它们可以大大提高操作效率首先选定一个区域然后单击鼠标右健即可调出快显菜单根据操作需要选择不同命令如何防止自动打开太多文件当启动时它会自动打开目录下的所有文件当该目录下的文件过多时加载太多文件不但费时而且还有可能出错解决方法是将不该位于目录下的文件移走另外还要防止打开替补启动目录下的文件选择工具选项普通将替补启动目录一栏中的所有内容删除如何去掉网格线除去编辑窗口中的表格线单击工具菜单中的选项再选中视图找到网格线使之失效除去打印时的未定义表格线有时会出现这样的情况你在编辑时未定义的表格线在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线一般情况下在打印时是不会打印出来的可有时却偏偏不听使唤给打印出来了特别是一些所谓的电脑中编辑的表格更是这样要除去这些表格线只要在单击文件页面设置工作表菜单点击一下网格线左边的选择框取消选择网格线就行了如何快速格式化报表为了制作出美观的报表需要对报表进行格式化有快捷方法即自动套用预设的表格样式方法是选定操作区域选取格式菜单中的自动套用格式命令在格式列表框中选取一款你满意的格式样式按确定按钮即可要注意的是格式列表框下面有包括数字边框线字体等个应用格式种类选项若某项前面的不出现则在套用表格样式时就不会用该项如何快速地复制单元格的格式要将某一格式化操作复制到另一部分数据上可使用格式刷按钮选择含有所需源格式的单元格单击工具条上的格式刷按钮此时鼠标变成了刷子形状然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去如何为表格添加斜线一般我们习惯表格上有斜线而工作表本身并没有提供该功能其实我们可以使用绘图工具来实现单击绘图按钮选取直线鼠标变成十字型将其移至要添加斜线的开始位置按住鼠标左键拖动至终止位置释放鼠标斜线就画出来了另外使用文字框按钮可以方便地在斜线上下方添加文字但文字周围有边框要想取消它可选中文字框调出快显菜单选择对象格式图案选择无边框项即可如何快速地将数字作为文本输入在输入数字前加一个单引号可以强制地将数字作为文本输入如何定义自己的函数用户在中可以自定义函数切换至模块或插入一页新的模块表在出现的空白程序窗口中键入自定义函数程序按确认后完成编写工作将自动检查其正确性此后在同一工作薄内你就可以与使用内部函数一样在工作表中使用自定义函数如不及格及格如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下采用链接的方法也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名假设上例中的自定义函数所在工作薄为现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用函数应首先确保被打开然后使用下述链接的方法如何快速输入数据序列如果你需要输入诸如表格中的项目序号日期序列等一些特殊的数据系列千万别逐条输入为何不让自动填充呢在第一个单元格内输入起始数据在下一个单元格内输入第二个数据选定这两个单元格将光标指向单元格右下方的填充柄沿着要填充的方向拖动填充柄拖过的单元格中会自动按内部规定的序列进行填充如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据如办公室人员名单定义成序列以备日后自动填充岂不一劳永逸选择工具菜单中的选项命令再选择自定义序列标签在输入框中输入新序列注意在新序列各项间要输入半角符号的逗号加以分隔例如张三李四王二单击增加按钮将输入的序列保存起来使用鼠标右键拖动单元格填充柄上例中介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法其实使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性在某单元格内输入数据按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄将会出现包含下列各项的菜单复制单元格以序列方式填充以格式填充以值填充以天数填充以工作日该充以月该充以年填充序列此时你可以根据需要选择一种填充方式如果你的工作表中已有某个序列项想把它定义成自动填充序列以备后用是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项不需要有快捷方法选定包含序列项的单元格区域选择工具选项自定义序列单击引入按钮将选定区域的序列项添加至自定义序列对话框按确定按钮返回工作表下次就可以用这个序列项了上例中如果你已拥育的序列项中含有许多重复项应如何处理使其没有重复项以便使用引入的方法快速创建所需的自定义序列选定单元格区域选择数据筛选高级筛选选定不选重复的记录选项按确定按钮即可如何对工作簿进行安全保护如果你不想别人打开或修改你的工作簿那么想法加个密码吧打开工作薄选择文件菜单中的另存为命令选取选项根据用户的需要分别输入打开文件口令或修改文件令按确定退出工作簿表被保护之后还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护起到双重保护的功能此时你可以这样做首先选定需保护的单元格区域选取格式菜单中的单元格命令选取保护从对话框中选取锁定单由确定按钮退出然后选取工具菜单中的保护命令选取保护工作表根据提示两次输入口令后退出注意不要忘记你设置有口令如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来对那些加了保护的单元格还可以设置颜色和底纹以便让用户一目了然从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改从而可增加数据输入时的直观感觉但却带来了问题即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来表格的可视性就大打折扣解决办法是选择文件页面设置工作表在打印栏内选择单元格单色打印选项之后打印出来的表格就面目如初了工作表保护的口令忘记了怎么办如果你想使用一个保护了的工作表但口令又忘记了有办法吗有选定工作表选择编辑复制粘贴将其拷贝到一个新的工作薄中注意一定要是新工作簿即可超越工作表保护当然提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表的功用一般使用相对地址来引用单元格的位置当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置公式中的单元格地址会随着改变你可以在列号或行号前添加符号来冻结单元格地址使之在拷贝时保持固定不变如何用汉字名称代替单元格地址如果你不想使用单元格地址可以将其定义成一个名字定义名字的方法有两种一种是选定单元格区域后在名字框直接输入名字另一种是选定想要命名的单元格区域再选择插入名字定义在当前工作簿中名字对话框内键人名字即可使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读比如公式实发工资显然比用单元格地址简单直观而且不易出错如何在公式中快速输入不连续的单元格地址在函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时这时可按住键进行不连续区域的选取区域选定后选择插入名字定义将此区域命名如然后在公式中使用这个区域名如如何定义局部名字在默认情况下工作薄中的所有名字都是全局的其实可以定义局部名字使之只对某个工作表有效方法是将名字命名为工作表名名字的形式即可如何命名常数有时为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间例如在某个工作表中经常需用利率来计算利息可以选择插入名字定义在当前工作薄的名字框内输入利率在引用位置框中输入按确定按钮工作表名称中能含有空格吗能例如你可以将某工作表命名为有一点结注意的是当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时不能使用类似的公式否则将提示错误信息找不到文件解决的方法是将调用公式改为就行了当然输入公式时你最好养成这样的习惯即在输入号以后用鼠标单由工作表再输入余下的内容给工作表命名应注意的问题有时为了直观往往要给工作表重命名默认的荼表名是在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名否则在下述情况下将产征收岂义我们知道在工作薄中复制工作表的方法是按住健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置复制成的工作表以源工作表的名字形式命名例如源表为则其克隆表为在公式中会把作为函数来处理从而出错因而应给工作表重起个名字如何拆分或取消拆分窗口当我们给一个工作表输入数据时在向下滚动过程中尤其是当标题行消失后有时会记错各列标题的相对位置这时可以将窗口拆分为几部分然后将标题部分保留在屏幕上不动只滚动数据部分其方法是在主菜单上单击窗口拆分窗口取消拆分窗口时除了使用窗口撒消拆分窗口命令外有捷径将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上双击鼠标即可取消已拆分的窗口如何给工作簿扩容选取工具选项命令选择常规项在新工作薄内的工作表数对话栏用上下箭头改变打开新工作表数一个工作薄最多可以有张工作表系统默认值为如何减少重复劳动我们在实际应用时经常遇到有些操作重复应用如定义上下标等为了减少重复劳动我们可以把一些常用到的操作定义成宏其方法是选取工具菜单中的宏命令执行记录新宏记录好后按停止按钮即可也可以用编程定义宏如何快速地批量修改数据假如有一份工作簿里面有所有职工工资表现在想将所有职工的补贴增加元当然你可以用公式进行计算但除此之外还有更简单的批量修改的方法即使用选择性粘贴功能首先在某个空白单元格中输入选定此单元格选择编辑复制选取想修改的单元格区域例如从到然后选择编辑选择性粘贴在选择性粘贴对话框运算栏中选中加运算按确定健即可最后要删除开始时在某个空白单元格中输入的如何快速删除特定的数据假如有一份工作薄其中有大量的产品单价数量和金额如果想将所有数量为的行删除首先选定区域包括标题行然后选择数据筛选自动筛选在数量列下拉列表中选择那么将列出所有数量为的行此时在所有行都被选中的情况下选择编辑删除行然后按确定即可删除所有数量为的行最后取消自动筛选如何快速删除工作表中的空行以下几种方法可以快速删除空行方法一如果行的顺序无关紧要则可以根据某一列排序然后可以方便地删掉空行方法二如果行的顺序不可改变你可以先选择插入列插入新的一列入在列中顺序填入整数然后根据其他任何一列将表中的行排序使所有空行都集中到表的底部删去所有空行最后以列重新排序再删去列恢复工作表各行原来的顺序方法三使用上例如何快速删除特定的数据的方法只不过在所有列的下拉列表中都选择空白如何使用数组公式中数组公式非常有用它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式要输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域在编辑栏输入公式然后按组合键锁定数组公式将在公式两边自动加上括号不要自己键入花括号否则认为输入的是一个正文标签要编辑或清除数组公式需选择数组区域并且激活编辑栏公式两边的括号将消失然后编辑或清除公式最后按键如何不使显示或打印出来的表格中包含有值通常情况下我们不希望显示或打印出来的表格中包含有值而是将其内容置为空例如图合计列中如果使用公式将有可能出现值的情况如何让值不显示方法一使用加上函数判断值是否为的公式即方法二选择工具选项视窗在窗口选项中去掉零值选项方法三使用自定义格式选中区域选择格式单元格数字从分类列表框中选择自定义在格式框中输入通用格式通用格式按确定按钮即可在中用函数计算单元格的平均值的值为的单元格也包含在内有没有办法在计算平均值时排除值为的单元格方法一如果单元格中的值为可用上例值不显示的方法将其内容置为空此时空单元格处理成文本这样就可以直接用函数计算了方法二巧用函数例如下面的公式可计算出区域中非单元格的平均值如何在中实现自动更正功能用户都知道利用的自动更正功能可以实现数据的快速输入但在中却没有类似自动更正功能的菜单命令其实使用函数可以巧妙地解决这一问题