活动报名系统

1. 業務活動需求及目的 業務目的： 1）為了方便各公司/部門報名參加活動，提高名單匯總的效率，及進一步規範活動報名所需要遵循的原則，作為活動報名管理的執行的依據。 2）活動參與人的個人信息及參加活動的詳細情況於系統中存儲、匯總，方便對活動的報名狀況進行監控，提高工作效率。 3）通過活動報名系統能使報名過程達到無紙化，以節約成本。 業務的需求： 1）建立活動從發出活動通告、報名、名單匯總、批簽及修改等環節的業務流程。 2）活動的對象涉及到不同的公司/部門，活動的報名信息需要於電腦系統中儲存和維護，主要有如下： 能於系統中對活動的報名信息（活動名稱、時間、地點、活動內容、報名人員的個人信息）進行維護； 能於系統中生成活動參與人員的匯總清單，並在活動前期允許的時間範圍內對參與人員名單、參與時間等進行更改； 能於系統中按公司/部門、參與人員姓名或工號、參與人員的職級、活動時間等條件對報名情況進行篩選統計，並按條件生成相關表格； 能於系統中生成『報名匯總清單』、『報名人數匯總表』，能顯示不同的公司/部門於不同的活動時間內的參加活動的情況。 2. 業務現狀 日常運作： 2.1 活動發起人發出活動通告後， 各公司/部門同事以口頭/郵件形式向各公司/部門行政報名，行政收集參加人員名單，按照活動發起方固有的報名表格進行填寫，送公司/部門負責人批簽後，回輸活動發起人。 2.2 活動發起人根據回輸的報名名單進行人手匯總，匯總報名名單時較費時。 2.3 活動發起方對報名人數按公司/部門、參與時間條件進行手工分類統計，數據量大，耗時較長。 運作瓶頸： 2.4 各公司/部門的報名名單於報名過程中多次修改。 2.5 手工對各公司/部門報名名單進行匯總、統計，數據量大，耗時長。 3.業務活動內容
3.1 活動發起方擬訂活動通告，通告內容包括活動的名稱、時間（開始報名時間、截至報名時間）、地點，活動環節、活動對象，活動聯繫人等信息，並顯著標明修改報名名單的規則及批簽流程，修改名單的批簽流程應不同的活動進行設定，發放至整個惠州及香港同事的ID，口岸同事由各公司/部門行政負責轉發。 3.2 各公司/部門的員工收到通告後，於系統中新增報名申請表，填寫報名信息並確認。 3.3 各公司/部門行政收集各個員工的報名表，於系統中自動匯總生成一份總的報名表，並送批。 3.4 公司/部門負責人收到行政部發出之報名總表，並對其批簽，批簽完成後系統將自動提醒參加活動的員工。 3.5 各公司/部門負責人批簽完成後，系統自動回輸給活動發起方。報名期間任何時候都可對報名名單進行修改，出修改、增減、註銷申情表，批簽流程：各公司/部門行政、公司主管、活動發起人，報名名單的修改規則可按級別進行分類。系統按個人的活動，保留最新的報名數據，活動發起人可於報名系統中抽取最新的報名數據。 3.6 系統自動生成『活動報名匯總清單 』、『活動報名人數匯總表』， 活動發起人整理表格後呈送集團負責人。 3.7 集團負責人對『活動報名匯總清單 』、『活動報名人數匯總表』進行批簽。（如適用） 備註：活動報名人可分為公司職員及外界人士（公司職員親朋 、 社會人士），其報名方式也不同。 公司職員及其親朋是由其公司/部門行政通過系統進行報名；而集團負責人之親朋及社會人士（信眾、自願者等）是由活動發起方於系統中報名。 4. 業務流程 同3.業務活動內容附圖 5. 分工（RACI：R-負責執行；A-問責；C-諮詢；I-知會） 業務活動編號 單位活動 活動描述 集團負責人 活動發起方 個人 各公司/部門行政 各公司/部門負責人 3.1 發出活動通告 活動發起人擬訂活動通告，發放至香港、惠州每個員工的ID（口岸同事由各司/部門行政轉發） / R/A/C I / / 3.2 填寫活動報名申請表 員工收到通告後，根據自身情況，於系統中填寫活動申請表 / C R / / 3.3 收集報名名單 各公司/部門行政收集本公司/部門各個員工的報名表，並於系統中生成報名匯總表，後，送批 / / / R/A / 3.4 批簽 公司/部門負責人收到行政部發出的總報名表，進行批簽 / / / C