浅议办公室工作计划的制订原则.doc

浅议办公室工作计划的制订原则 　　摘要：办公室工作计划是进行管理的第一步，为组织、指挥、协调和控制的前提，是为了更好地贯彻和落实领导的决策和指示，确立办公人员与整个环境之间的持续协调。制定办公室工作计划要贯彻统筹、重点、连锁、稳定和发展等原则。 　　关键词：办公室；计划；原则 　　 　　 为了把领导的指示落实下去，为了使决策付诸实施，预先进行的行动安排就是计划，它包括对事项的叙述、目标和指标的排列、所采取手段的选择，以及进度的规定等。计划内容通常用“5W1H”来表示：即Why——为什么做？原因和目的；What——做什么？活动与内容；Who——谁去做？人员；Where——在什么地方做？地点；When——在什么时间做？时间；How——怎样做？手段和安排。一个企业面对未来不确定性和环境的变化，要时刻保持正确的航向，明白目前的位置和处境，以免在变化面前和琐杂事务中迷失方向。对办公室工作来讲，不论情况发生了怎样的改变，办公室人员都要将主要的注意力集中在目标上，集中在领导的工作上。计划就是使所有的行动能够保持同一方向，促使目标实现。完整地制订一个工作计划，需要考虑计划的各个方面：统筹、重点、稳定性、期限性等。计划的各个方面之间常常存在着各种关系模式，影响计划的成功实施与最终绩效获得。制定工作计划时的原则应从考虑这些相关因素。如，长期综合计划是高层管理部门和办公室负责人主要关心的问题，而这种计划常牵涉到复杂的多方面的问题，所产生的战略计划通常十分灵活，并能适应变化的情况。而短期的经营计划在范围上将受到更多的限制，一般均属于下级管理部门和办公室人员的职责，并且通常都是比较固定的。 　　统筹原则。在制定计划时，要全面考虑到计划对象这个系统内所有的各个构成部分及其相互关系，同时还要考虑到计划对象和相关系统的关系，按照系统内外的必然联系，进行统一筹划。这是因为：计划的目的是要通过系统整体的最优化实现决策目标，而系统整体的最优化的关键在于系统内部结构的有序和合理，在于系统内部关系与系统外部关系的协调。在制订计划时，要留有充分余地，各种因素尤其是正向作用的因素不能估计太高，否则，环境稍有变化就可能前功尽弃。因此，工作计划的统筹原则是基本原则。 　　重点原则。在制定计划时，不仅要坚持统筹原则，全面考虑问题，认清它们的地位和作用，同时还要分清主次轻重，抓住主要矛盾。还要根据时间、地点和条件的不同具体应用。重点原则并不是说只顾重点，不及其他，而是要主攻重点，兼顾一般，协调发展，整体推进。只是在工作计划中把重点工作放在计划的中心位置，重点工作的解决有可能推动整个工作的前进，从整体上获取最大的效益。确定重点一定要十分慎重，要充分调查、研究和论证。办公室负责人要根据领导意图，化大力气研究自己工作的重点，明确办公室的主要目标。确定重点必须有科学的态度。做到以下几点： 　　1.对办公室工作有透彻了解。如自身的基础条件，人员实力等，确定重点工作实现的可行性等。 　　2.对环境要有透彻了解。现代办公室不可能脱离环境独立存在与发展。对有关环境因素彻底了解，才能准确确定重点工作。 　　3.对未来发展趋势彻底了解。未来充满着许多可变的因素，不可能有固定的答案，这就需要在对现有因素的分析上尽可能做出准确的预测。预测既不能过于稳妥，失去发展机会，也不能冒进，过于承担风险。对重点工作确定的准确与否，取决于对未来因素判断分析的透彻程度。 　　连锁原则。制定计划要充分考虑对象系统中内部结构各个因素间以及其他相关系统之间的相互作用、相互反馈的因果连锁关系。因为在系统内，一种因素的变化必然引起其他因素的连锁反应，相关系统的变化也一定会影响本系统的变化。而且，这种连锁反应一般是复杂的、多向的、多变量的。在制定规划或计划时，如果不充分注意到这一点，计划的内容就难以实现。譬如，办公室与其他职能部门的关系，办公室人员之间的相互配合和相互作用等。另外，系统外部因素的变化也会对系统目标的实现产生连锁反应。 　　稳定原则。政策在制定后在相当一段时间内是稳定的、持续的，在政策的指导下，所制定的工作计划也呈现出一定的稳定性，不能朝令夕改，失去信用。工作计划中的某些执行步骤、操作流程及某些细节表现出重复和持续的特点。但计划从制定到最终执行也不可能一成不变，在某些数量和质量上可稍加改变，但这种变化不能在短时间内表现剧烈。 　　为非重复性问题定的计划，既一次性计划规定出适合某一具体情况的行动方案，当目标达到后即可废弃，如办公室对某一突发事件的处理方案。这是与持续性计划相反的，而持续性计划具有持续的用途。一次性计划有一个等级次序，可以分为主要规划、项目条件、特殊任务、细节计划。在企业中，主要规划如一个快速运输系统的设计、试制和建造等。先进的工艺技术要求对大规模规划进行长期计划。一个主要规划的成功取决于对总系统内的特殊项目所制定的更加详细的一次性计划。这些一