商洽性公文和公文的商洽性功能

商洽性公文和公文的商洽性功能 机关单位之间为了更好地履行职能，或者根据组织原则，往往要商询某些问题或事项，这时使用的公文，称为商洽性公文，有些公文不是商洽性公文，往往具有商洽功能。商洽性公文主要是函，意见、通知有时具有商洽性功能。 第一节 概 述 一、商洽性公文的特点 1．商议性。商洽性公文往往是希望收文者提供某种帮助的，但收文者提供帮助的前提是自愿的，所以，发文者往往需要与收文者进行必要的协商，才能获得收文者的支持。 2．事务性。商洽性公文往往是为了解决具体事务而使用的，或者是为了办好某件具体事项，或者是为了商洽某个人事的调动，或者是请求对方协助了解某个具体的人。总而言之。商洽性公文往往不涉及重大原则性问题。 二、商洽性公文和具有商洽性功能的公文的主要区别 商洽性公文主要是函，具有商洽功能的公文主要是通知。当通知被用来商洽工作时，一般是指以团体、协会等名义向其他机关单位发出邀请等出现的商洽行文，是一种邀约行为。 三、商洽性公文主体部分的基本写作思路 1．基本思路 （1）依据事项型。主要用在复函中，开头介绍发函的依据，再写发函的具体事项。答复性函、审批性函、政审性函一般采用此种格式。参阅例文。 （2）事实事项型。先交代具体的事实、事件，再介绍商洽的内容。这种形式常见于交涉具体事项的商洽函。参阅例文。 （3）目的事项型。在交代结束发文的目的原因后，再商洽具体事项。可见例文。 2．信函式格式 函使用的格式一般为信函式格式。 具体内容可见公文格式和答批性公文的有关内容。 第二节 函 函的性质 《国家行政机关公文处理办法》规定：“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”《中国共产党机关公文处理条例》规定：“函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。”两者的区别是非常明显的。行政机关的函只在“不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题”，并没有界定相隶属机关单位之间商洽工作、询问和答复问题一定要使用“函”，而党的公文所说“机关单位之间商洽工作、询问和答复问题”，这里的“机关单位”，应该包括“有隶属关系的机关单位”和“没有隶属关系的机关单位”两种情况。至于“请求批准和答复审批事项”，行政公文既有“请求批准和答复审批”，而党的公文只有“请求批准”，并没有“答复审批”。两者的使用对象则基本相同：“不相隶属的机关单位”。 函是机关单位之间用来商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种具有商讨性和往来性的公文。 函主要用于同级机关和不相隶属机关单位之间联系、商洽工作，有时也用来委托其他机关单位代办公务或告知代办工作情况。 上级机关对下级机关询问一般性的问题，也用函。不相隶属的下级机关单位答复上级机关询问用函，但有隶属关系的下级机关单位答复上级机关的询问不用函，而用报告。 由于函具有“向无隶属关系的有关主管部门请求批准”和“答复审批”的功能，这种主管部门尽管存在着上下级关系，但不能因为主送机关单位行政级别高于发文机关单位。为了“尊重”主送机关而将“函”改用为“请示”或者“报告”。 对函的性质必须有明确的认定，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》明确界定：“关于‘函’的效力。‘函’作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”这里强调了函是主要公文文种，具有公文的法定效力。 二、函与相关文种的区别 1．函与通知。在公文中，函与通知所起的作用有相同之处，因而容易混用，两者的区别有： （1）性质不同。函主要属于商洽性公文，通知则主要属于部署性、知照性公文。 （2）行文关系不同。函主要是在同级机关或不相隶属机关单位之间使用，通知除“会议通知”外，一般用于上级机关单位对下级机关单位的行文，函主要属于平行文，通知主要属于下行文。 （3）效力、作用不同。函作为商洽性公文，一般没有领导作用，没有指挥部署功能，只具有由制发机关权限决定的法定效力，这是公文“函”作为公文区别于“便函”而言的。通知则可以传达要求办理、周知的事项，可以用于部署工作、安排事项，具有领导作用和法定约束力。由于通知可以用于发布党内法规，企事业单位有时也用通知发布行政规章，如果通知用于随文发布某一法令或法规文件，它还具有法律作用，这是函所不具备的。 2．函与请示。 （1）请示是上行文，函是平行文。 （2）请示一般用于下级机关单位向隶属关系、领导关系的上级机关单位请求批准、指示，而函一般用于向没有隶属关系的机关单位请求批准、审批。 （3）请示只具有请求批准与请求答复功能，而函除此而外，关键是商洽工作等。 三、函的分类 作为公文的函一般可以分以下几类： 1．问函。问函主要用于询问或商洽具体工作或具体事项。问函又分两种：一种是商洽性函，主要用于机关单位之间商量、商洽、商讨和接洽工作。一种是询问性函，即用于向对方询问有关问题，也可以上阐述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求对方给予答复。这两种均属于主动性公文。 2．复函。也称答复函。用于答复对方来函所询问的问题，是一种被动性公文。 3．报请函。即用于向无隶属关系的主管部门请求批准。报请函是一种主动性公文。 四、函的写作 公文函的结构一般包括标题、主送机关、正文、落款等。 1．标题。函的标题一般由发文机关名称、事由、文种构成，如：《国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函》，也可以只有事由和文种构成，如：《关于商洽皮鞋质量问题的函》。需要说明的是：一、如果是复函，一般不能省略“复”字；二、函的标题中的动词使用比较宽泛，没有请示等文种严格，如可以使用“商洽”、“报请”、“询问”、“请求”、“请求批准”等，这是因为，这些词没有与函重复的意义。 2．主送机关。商洽性函的主送机关比较宽泛，询问性函、答复性函、报请性函一般需要考虑行文机关与主送机关的关系，如人事商调函，一般发文者是人事部门，收文者也是人事部门，入党、提干的外调函，一般由党的机关发送，主送机关也是党的机关或单位。 3．正文。主动性函和被动性函的主体部分稍有不同。 主动性函。主动性函一般由原由、事项、结尾组成。原由部分，主要写出商洽、询问或请求的理据、目的、意义等，也可以结合事实写作，这一部分开门见山、理据充分得体、内容干练俭省。事项部分，写明商洽、询问或请求的具体事项、提出的要求等，要写得明白具体，使对方接函后，很快了解意图，明了自己的工作要求，以便迅速、准确地作出回答。结尾一般另起一段，用“盼复”、“即请复函”、“请研究复函”等惯用语收尾。 被动性函分答复性和审批性两种。 审批性函的写法类似于批复。正文由审批依据和审批事项组成。审批依据即引用报请性函的标题和文号，按照先引标题，后引发文字号的要求，常写作“你单位《×××××××××的函》（×函〔××××〕×号）收悉”，再以“函复如下”、“现批复如下”之类的过渡语过渡到审批事项。审批事项，是复函的主体部分，主要是对来文报请的事项给予明确的答复，表明自己的态度、立场、观点。审批时要有针对性地表态，针对报请内容答复，要求具体明确，内容较多时可分条列项一一作答。结尾部分，一般以“特此函复”“此复”等惯用语，单独成段，后不加句号。也可自然收尾。 答复性函相对询问性函而言，写作方法基本与审批性函相同，写作要求要简单一些。与审批性函相比，审批性函在审批事项后可以提出一些要求和希望，而答复性函一般是问什么答什么，不要提要求，谈希望。其针对性要强于审批性函。 4．落款。写明发函机关单位和发函时间。 五、函写作的注意事项 1．无论何种类型的函，都要写得明确具体，一般一函一事，内容、事项开门见山，直截了当，不拐弯抹角。 2．一般不作议论或说理，语言要求朴实、恳切，无需寒暄，无需对对方过于奉承，要掌握用语分寸，以示礼貌，便于问题的解决，不管是收文者还是行文者，都要诚恳合作、平等待人。 3．函的格式一般采用政府函件的格式，发文字号为函号，即机关代字一般用“×函”，放在武文线右下角，如有密级和保密期限、紧急程度，一般标注于武文线左下角。 [例文一] 商洽事宜函  中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函 ××大学： 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见： 一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略） 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略） 三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略） 四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略） 五、加强图书资料和情报的交流。 以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。                                             中国科学院××研究所（盖章）    一九九五年×月×日 [例文二] 通知事宜函 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 [1993] 2号 国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下： 要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略） 技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）       要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）       为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）       上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。 国务院办公厅（盖章） 一九九三年一月三日 [例文三] 征求意见函    国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函 国办函 [1999] ××号 各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：    现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。 国务院办公厅  一九九九年×月×日 [例文四] 请求批准函 广州××局销售公司请求批准函 ××局