文件存档流程管理.docx

文件存档流程管理 为了更好促进公司发展，文件得到更好的管理和处理，有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。 公司文件来往的审核，该文件审核是否存档。 公司文件分二大类“一级文件和二级文件”；“一级文件”是机密文件，公司单独存档管理，没有总经理批文任何人不得查看或复印；“二级文件”是部门存档文件，二级文件原件或复印件，部门必须统一管理存档。 对存档文件分部门。 对存档文件审核，是否达到存档要求，文件是否需要二级存档，文件审核要求如下： 总经办文件存档要求；客户资料、合同、公司重大决策资料、公司年度目标计划书、公司机密文件、属于一级存档。合同、公司重大决策资料、年度目标计划书可以二级存档。 财务部文件存档要求；财务账簿、凭证、其它相关原始资料一级存档，购销合同、工程合同、借款合同、以及其它合同一级存档并且做二级存档，财务发出的内部通知，为二级存档。 工程部文件存档要求；工程技术文件和资料、商务文件、所有的工程承包合同、物资质量证明文件、属于一级存档，并且要做二级存档。 市场部文件存档要求；客户供气合同、采购合同、外协合同、供应商气价调价确认件、是一级存档并且做二级存档。申购单、订货单、供应商报价单列为二级存档。 客服部文件存档要求；开户申请表、通气记录单、供气合同、客户资料、该文件属于一级存档，并且做电子版存档，建立开户数据库。派工单、回访记录表、来访记录表、属于二级存档。 综合办文件存档要求；制度文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。员工住宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。 文件必须分类存档，按照文件的内容和类型分别存档。 各部门编码字母如下； 总经办字母编码为“ZJ” 财务部字母编码为“CW” 工程部字母编码为“GC” 市场部字母编码为“SC” 客服部字母编码为“KF” 综合办字母编码为“ZH” 部门文件编码分类如下: 公司通用编码字母；客户资料“K”、合同“H”、文件“W”、公司资料“D.0”、账簿“Z”、凭证“P”、 客户供气合同“A”、企业供气合同“B”。 名称 统一码 文件名称 统一 文件码 文件名称 统一 文件码 客户资料 K 原始文件 W Y 居民供气合同 A 合同 H 购销合同 H GX 采购合同 H CG 文件 W 工程勘察 G KC 外协合同 H WX 公司资料 D 借款合同 H JK 气价文件 W QJ 账簿 Z 技术文件 W JS 调价文件 W TJ 凭证 P 工程资料 D GC 开户申请表 K SQ 居民供气合同 A 商务文件 W SW 通气记录单 K TQ 企业供气合同 B 工程检测 G JC 供气合同 B 工程合同 G 物资质量证明文件 W ZL 客户资料 K 公司重大事件记录 W JL 制度文件 W ZD 固定资产资料 D ZC 员工档案 D YG 公司变更文件 W BG 资料移交表 D YJ 工程设计 G SJ 工程施工 G SG 工程安装 G AZ 总经办文件编码；客户资料“K”、合同“H”、公司文件“W”、公司资料“G”。 财务部文件编码；财务账簿“Z”、凭证“P”、原始文件“Y”、购销合同“HGX”、工程合同“HGC”、借款合同“HJK” 工程部文件编码；技术文件“WJS”、工程资料“GGC”、商务文件“WSW”、承包合同“HCB”、物资质量证明文件“WZL”。 市场部文件编码；客户供气合同“A”、采购合同“HCG”、外协合同“HWX”、供应商气价文件“WQJ”、调价文件“WTJ”。 客服部文件编码；开户申请表“KSQ”、通气记录单“KTQ”、企业供气合同“B”、客户资料“K”。 综合办文件编码；制度文件“WZD”、公司重大事件记录“WJL”、固定资产资料“GZC”、公司变更文件“WBG”、员工档案“GYG”、资料移交表“GYJ”。 八、文件存档时必须填写部门编码、类型编码和日期方可存档，字母编码是部门的第一个大写字母为主；例如：“总经办文件”，字母是，“ZJ”方可。类别字母编码要按照，文件类型或内容的第一个大写字母为主；例如：“客户资料”，字母是，“K”方可。数字编码是，年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码；例如：2019年3月份，第一份文件存档，编码就是“ZJ-K-201903001”如果是6月份文件，已经是第58份文件，就写“ZJ-K-201906058”以此类推。 九、标志； 1. 为了更好的方便查找文件，档案柜必须编号统一，统一用公司字母编码，例如；“合同”那档案柜第一个编码就是H01，第二个就是H02以此类推。 2. 每个档案柜里