客户订单下单流程.doc

客户订单下达流程口头传真来电来访对该客户信息由业务员进行书面记录按照签订的或调用对合同条款销售员沟通完全客户档案价格交期数量未通过合同条款不符合条件先告知销售人员业务员继续保持跟客户沟通直到完成交易通过后跟生产技术进行确认并对客户分类制作业务员跟踪生产过程监督级客户订单的交期数量包装确认合格直接下达给跟单级级客户以书面传真给客户盖章确认回传需要支付定金的客户通知其支付确认定金到位后下达跟单通知业务员是否发货确认到款跟单员群发布运输单号财务同意由业务员跟踪客户到货确认未到款财务审批同意客户订单流程说明客户销售人员通过口头书面传真或来访下订单到客户服务部接单的类型客户直接致电公司客户服务部客服员用华广电话接听标准用语认真仔细地接听受理顾客所下达的订单及其他按销售部客户订单确认书所列的内容核对并重复确认由销售人员受理的订单必须按销售部客户订单确认书所列的内容提供手工订单出差期间可通过口头方式并完整地向客服员提供下单信息客户以传真形式下单核对客户传真的内容如所列内容与销售部客户订单确认书内容比较不完整或不详处其负责该客户的销售员或受销售员委托的客服员应主动致电客户方就其不详之处与客户进行沟通客户销售人员客户信息备忘录客户合同书审核下达生产通知单客户订单确认书确认开具销售发货单跟单员发货成品出库单审核余款催收产品使用服务流程客服员及时把通过以上形式受理的要求及内容记录在客户信息备忘录上按销售部客户订单确认书所列内容逐项核对订单内容的完整性客服员根据所下订单内容进行预估告知客户或销售员确认制作销售部客户订单确认书的等待时长或就相关疑问的回复时间同时感谢顾客对公司的支持与关照及对您本人工作的理解客服员按客户所需产品要求内容客户信息备忘录根据公司销售合同确认付款方式根据以往交易记录价格执行方案再次核对产品编号规格及对应的单价如发现与价格或规格疑处应及时致电销售员核实并上报客服主管和营销总监直到确认清正确的单价或规格客服员到技术部进行技术确认是否可以生产工艺配方是否改变原材料的储备情况根据公司现有的实际工艺要求及公司规定的制度如果无法生产因及时告知销售人员具体情况销售人员或受销售员委托的客服员应礼貌地与客户沟通及致歉并给客户建议方案赢得客户的理解与客户仔细认真地沟通根据要求及实际情况建议客户进入新品开发打样流程如客户仍坚持按老工艺配方生产则进行工艺配方的书面确认原材料的储备情况直接影响成品交货期的确认需由技术部进行下单前的确认确认需对原材料储备情况书写说明需签名确认口头确认无效客服员跟生产部确认交货日期生产日期数量等确认书中涉及生产部门的所有条款及其他需要核定的事项生产部根据技术部原材料储备情况书写说明初步预排客户订单的成品交货日期为复卷完成后的交货时间并将预订交货期进行书写说明口头确认无效客服员将以上确认的信息输入制作成销售部客户订单确认书再逐项逐条地将打印正本内容进行检查无错后传真给客户确认并确认对方已清晰接收传真与客户确认的销售部客户订单确认书上的预交日为成品完成日期并不等同于发货日期客户服务部可根据客户的实际情况付款方式订单缓急程度在经销售员确认的情况下适当调整预交日期考虑适当放宽交期销售员或受销售员委托的客服员应耐心细致地要求客户指定人员签名或盖章回传回传件必须认真查验如有错误及签名盖章不清特殊要求备注不详等必须耐心重新再确认收件清晰完全无误后即形成生产指令单根据客户等级参照客户等级划分标准类客户如无法立即回传销售部客户订单确认书可直接下达生产指令单待后补传类客户均需在收到经确认的销售部客户订单确认书需支付定金的客户还需等定金到帐的回传后下达生产指令单如当日未收到销售部客户订单确认书回传的则预订交货日期自动向后延期次日下单后延一日以此类推客服员签字确认生产指令单并送到生产部主管手中再次明确指令单中的各项条款及数量交期生产日期允许误差包装要求特殊规定等并让主责人在指令单上签名或盖章以示明确并送交一份给技术部目前销售部客户订单确认书代替生产指令单生产部所确认的交货期以先期书写说明上的预定交货日期交货不以客服部的销售部客户订单确认书上的交货日期为准客服助理按客户确认书上的各项监督工作提示对生产过程的进度产品质量数量生产时间进行监督检查发现问题及时沟通上报以保证正常交货生产部在生产过程中出现生产技术等异常情况应立即将情况告知客户服务部客服员应明确情况后及时通知销售员并上报客服主管及营销总监客服主管及营销总监应汇同销售员客服员就异常情况对客户作出应急处理方案尽量取得客户的谅解客服部根据每日定时或及时的生产日报表数据及时了解生产进度及完成情况客服员按销售部客户订单确认书要求汇同质检部按产品出厂标准完成对制成品成品纸的检验检查产品的数量外观包装标签等要求全部达标由质检部完成成品交库对完成成品交库的合格品客服员应立即将订单完成情况告知销售员客服员根据客户销售合同审核该客户的交货条件及付款条件结算方法等项目送到财务部查实到款情况财务签批核实后签名或盖章以示款项落实类客户根据客户销售合同条款审核可直接安排发货客服员按生产成品数量为类客户提供余款催收通知书销售员与客户催收余款货款客服员开据商品销售发货申请通知单手工发货单发货员以此为据开据销售发货单安排发货客服员在接收财务核对后再次审核与复查发货条件及发货单上各项数据审核确认无误后收货地址接收人员联系方式等单上所书项目的完全正确才能通知发货员准备发货发货员在未接到商品销售发货申请通知单手工发货单不得擅自发货客服员如遇紧急确实无法及时开单的应上报客服主管由客服主管通知发货员先行发货手工单后补按照发货单上所书的内容条款逐项逐条地对发货员进行交待对要求发货人员填写的项目要仔细交待并让其复述以示明白让发货员仔细填写发货告知书需填写部分发货员发完货物后要认真审核其填写内容的真实性及具体的到货时间是否符合确认书条件并立即向客户传送发货告知书客服员电话确认客户已收到清晰传真件并致谢其公司及接收人为此工作我们给他增添了麻烦发货员将电脑开据的销售发货单按月移交客户服务部客服员统一归档客服员按发货告知书上的监督检查时间对该次发出货物进行到达跟踪以保证准确的到货时间及时了解运输中碰到的问题及时跟客户沟通减少不必要的误解并将到货日期及情况告知销售员按时跟运输员沟通及掌握到货的具体时间要求客户签署到货回单后进入产品使用服务流程