档案管理体系.doc

资料管理体系工程部第页共页档案资料管理体系一总则1为规范工程部内业技术资料管理收集整理工作完整系统地保存和科学地管理建设过程中形成的文件材料根据国家及云南省相关规范标准以及集团公司颁布的档案管理制度结合工程部实际制定本管理体系2需要归档保存的文件材料是指勐腊海诚工程部在工程建设开发期间形成的具有保存价值的各种形式的记录3文件材料的收集整理处理储存传递和应用等工作由工程部内业技术管理工程师及其助理负责执行和实施工程部经理负责监督和指导4文件材料应随工程的进展进行保证真实准确具有时效性并经相关负责人审核签字及时存入计算机中纳入整个建设项目管理体系中二文件材料收集范围1整个建设项目从筹建到竣工验收期间形成的具有保存价值的文件包括立项可研报告评估计划会议纪要勘测设计施工竣工等工作活动中形成的文字材料图纸图表声像等形式和载体的文件材料2文件材料来源1集团公司各部门发文批文2子公司各部门发文3政府部门发文批文4工程部内部形成的文件材料5与工程部相关单位联系的各种文件材料6工程部执行办理的外来文件材料7其它三工程部在项目内业技术资料管理中的职责1在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时应对工程文件的套数费用质量移交时间等提出明确要求2收集和整理工程准备阶段竣工验收阶段形成的文件并应进行立卷归档3负责组织监督和检查勘察设计施工监理等单位的工程文件的形成资料管理体系工程部第页共页积累和立卷归档工作4收集和汇总勘察设计施工监理等单位的立卷归档的工程档案5在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收未取得工程档案验收认可文件不得组织工程竣工验收6工程竣工验收后3个月内向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案四文件材料分类及内容根据工程部实际情况对需要归档保存的文件材料可分为以下两类1文书类资料集团公司各部门子公司各部门政府部门的日常事务性的发文和批文以及工程部签发的日常事务性发文和批文具体分类和内容见附表12技术类资料工程部建设勘察设计施工监理及质量站材料检验等单位在工程建设开发期间形成的技术类文件材料技术类文件材料可划分为基建文件监理文件施工文件竣工图四部分具体分类和内容见附表2五文件材料管理要求1文件材料要达到完整准确系统安全和有效利用的要求并对其收集整理保管统计和提供利用逐步做到规范化管理能够反映项目建设与管理活动的全过程原则上归档文件为原件2文件材料内容必须真实准确与工程实际相符字迹清楚图样清晰图表整洁签字盖章手续完备3文字材料幅面尺寸规格为A4幅面297mm210mm图纸统一折叠成A4幅面内折外翻图标卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚立卷要遵循文件材料的形成规律保持案卷内文件材料的系统联系时间顺序编排一个工程要在一起立卷如果资料多每卷一般不超过4cm可立数卷4内业管理人员应保证经办文件的系统完整文件中的各种附件一律不准抽存内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全加以整理归档保存5归档的文件材料种数份数以及每份文件的页数均应齐全完整竣工验收归档文件套数规定为三套一套由工程部保管一套原件移交当地城资料管理体系工程部第页共页建档案馆一套由集团公司保管6在归档的文件材料中应将每份文件的正文与附件正稿与印件或传真件请示与批复多种文字形成的同一文件分别存放在一起不得分开不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的请示与批复放在复文年立卷没有复文的放在请示年立卷六文件材料借阅销毁1建立查阅借阅登记制度公司人员调档查阅必须由内业管理人员统一进行登记外单位人员查阅文档必须经部门经理批准2需借阅文件的人员应填写文件借阅单并经部门经理批准借阅者应在7天内归还逾期不还由内业管理员收回原件原则上不得外借以防止丢失或损坏3文件作废时由部门业内技术管理人员发出文件作废通知至收文单位部门并将已发放文件全部收回作废4为避免的文件积压业内技术管理人员需要定期清理文件材料将过期或无保存价值的文件进行剔除和销毁七相关支持表格图表序号表格图表名称序号表格图表名称1工程部内业技术资料管理框架图11卷内目录2技术类资料管理框架图12文件借阅登记表3技术类资料分类及内容13文件销毁申请单4文书类资料分类及内容14文件回收销毁登记表5招投标文件组成15档案移交接收登记表6基建文件管理流程16竣工图章7监理文件管理流程8施工技术资料管理流程9施工物资资料管理流程10工程验收资料管理流程