办公用品配置、办公用品领用、办公用品发放管理

第页共页办公用品配置领用发放管理规定为加强行政物资领用管理在保障公司正常运营的同时进一步控制费用现就办公用品及其他行政物资的管理要求做如下说明一主要行政办公用品配置标准一行政办公用品发放费用标准总监级包括副总监级以上管理人员每人每月元经理级包括副经理级管理人员每人每月元部长级包括部长级以下管理人员每人每月元特殊岗位人员收银岗位输单岗位仓库岗位受理岗位每人每月元二主要行政办公用品配置标准新进经理级以下管理人员含经理级报到之日起根据工作需要可领用如下办公用品签字笔支笔记本本文件夹个三栏文件栏个小便签本透明文件袋个试用期内除更新外不得重复领用同样物资新进部长级包括部长级以下管理人员报到之日起根据工作需要可领用如下办公用品签字笔支软抄本本三栏文件栏个透明文件袋个试用期内除更新外不得重复领用同样物资第页共页计算器配置财务结算岗位每人配置个计算器职能部门每三四人配置个计算器该部门不足三人的也可配置个计算器由部门内勤申领并保管办公耗材包括传真纸打印纸硒鼓墨盒墨粉色带等日常办公需求不得高于元人月指管理人员如已实行了外租打印或复印整合的无此项费用但可根据工作需要领用适量打印纸传真纸因工作需要的特殊办公耗材另行报批采购后入库领用禁止用彩色打印机打印黑白文件二部分行政办公用品使用期限一笔类圆珠笔签字笔使用期限个月首次领用后使用期限内只能按照以旧换新要求领用笔芯二袋夹类透明文件袋大长尾夹中长尾夹小长尾夹中号铁夹小号铁夹大号铁夹使用期限两年首次领用后除因业务增加需要申领外两年内不再发放双夹文件夹页文件夹抽杆文件夹文件栏使用期限两年首次发放后除业务增加需要申领外两年内不再发放三刀尺类小刀剪刀直尺等使用期限两年首次发放后两年内不再发放更新发放时要以旧换新四订书机类订书机打孔机计算器使用期限三年首次发放后三年内不再发放发放时第页共页以旧换新大头针回形针使用期限个月原则上部门共用首次发放后除业务增加需要申领外三个月内不再发放五部门所领用的以上物资部门负责人在签批时要仔细审核必须达到以上规定的使用期限后方可更换如无特殊原因行政一律不予再次发放六系列的打印纸的领用必须先申请后采购根据申请报告分批领用因打印纸为异地采购物资采购期较长物流售后及各店面使用量较大的打印纸应做好计划报需求到行政进行异地采购三行政办公用品的领用一各部门各店面应指定专人如部门内勤负责对本部门在职人员日常办公所需的行政办公用品进行统计以部门为单位走流程进行申请当公司遇有重大活动或特殊情况非部门日常使用如培训需要大批量常规或特殊办公用品时由需求部门以报告的形式书面申请经有关部门及相关领导批准后按公司相关流程办理行政部凭批准后的报告及时采购和发放此项费用在部门年度办公费用预算内列支不受办公费用额度标准的限制二领用的办公用品必须在部门办公用品申请单的使用人姓名栏内详细填写使用人姓名不得不填写或用部门名称代替否则报告可退回不予发放三申领时间职能部门指定人员于每月号将下月所需行政物资需求按照固定表格附件填写完毕后发到行政部邮箱连锁店每季度以自然季度计算第二个月号将下季度所需领用行政物资需求按第页共页照固定表格附件填写完毕后发到行政部邮箱行政部根据各部门需求制订下月采购计划未按时间结点申报需求的部门将视为无需求下月不予发放物资职能部门办公用品每月只发放一次每月号提交领用申请每月号凭当月批复报告到行政仓库领取未在规定日期领取的当月号减半发放当月办公用品需当月领取次月不补发店面领用物资为每季度一次每月号提交领用申请以旧换新用纸胶水订书针等物资需单独提交申请使用人备注以旧换新以及上季度以旧换新数量无以旧换新数量的将不予发放当月第二周周一至周五领取各店面具体领用时间由连锁店管理部在当月号前通知店面行政人事专员四更换要求为保护环境同时也为了加强领用控制下列物资在提交部门办公用品申请后领用时要求以旧换新订书机打孔机计算器小刀剪刀白板笔修正液记号笔荧光笔色带架等连锁店打印机硒鼓的更换各连锁店行政人事专员需做好打印机硒鼓更换台帐附件每个三星硒鼓打印张数应在页以上惠普硒鼓打印张数应在页以上出现打印张数过低的时候应及时反映至行政部行政部将依据台帐及送货单进行结算台帐未记录的行政部将不再结算由店面自己结算另各店面各部门硒鼓使用完毕需更换必须致电行政部仓管员通知供应商进行更换不可私自通知供应商更换否则不予结算四办公用品的分类及日常管理一办公用品分类小额耐用办公用品类计算器订书机文件栏文件夹剪刀直尺起钉器等小额耐用办公物资类办公室门锁钥匙推柜更衣柜文件柜的钥匙等第页共页易耗办公用品类签字笔笔芯笔记本胶水修正液便签及时贴订书针回形针等二日常办公用品办公物资管理员工领用办公用品后要爱惜使用不得浪费不得随意丢弃行政仓库为员工建立办公用品领用台帐对于违规或者超标领用非经报批一律不予发放各部门内勤对小额耐用办公用品小额耐用办公物资的品种存量使用人使用状态进行调查建立小额耐用办公用品小额耐用办公物资管理台帐落实责任人对于新领的小额耐用办公用品小额耐用办公物资要及时更新台帐小额耐用办公用品申领后在使用期限内如因使用不当造成损坏或保管不当造成丢失的要按照原价进行赔偿小额耐用物资钥匙在使用过程中如因使用不当造成损坏或保管不当造成丢失的由使用人进行赔偿如可以配钥匙的配钥匙费用由使用人赔付如不能配钥匙需要换锁换锁费用由使用人承担包括锁具费用不少于元把换锁人工费用元把合计元把使用人把费用交财务后根据缴款凭证维修行政办公用品的交接办理离职调动手续的员工需办理办公用品交接手续易耗办公用品类交部门负责人分配给部门员工继续使用小额耐用办公用品小额耐用物资交行政仓库行政仓库核对无误后办理办公用品交接手续或交接给新进员工新进员工需在交接表上签字接收对于缺失物资按照上述规定开具扣款单交财务在工资中扣除行政仓库回收小额耐用办公用品后要登记台帐后期人员领用时要优先发放回收的小额耐用办公用品第页共页附件日常行政物资需求表附件打印机硒鼓更换台帐