询价采购流程.doc

询价采购流程采购流程收集信息询价比价议价评估索样决定请购订购协调与沟通催交进货验收整理付款询价采购是规定的采购方式之一其主要适用于采购的货物规格标准统一货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目它既能满足采购单位的一些数量不多金额较小时间要求紧的采购需求同时也能有效地节约采购过程的成本对于一些采购规模不大采购任务相对较少招标方式难以实施的贫困地区和中小城市的集中采购机构来说是一种较为常用的政府采购方式为了使询价采购能充分体现公开公平公正及竞争和效益原则作为集中采购机构完整的询价采购过程一般应分为六个阶段进行一询价准备阶段在这个阶段应按以下步骤进行一进行采购项目分析集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案从资金技术生产市场等几个方面进行全方位综合分析为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备二制定采购方案确定采购项目清单对经分析论证后的采购方案集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析有必要时要组织有关方面对采购单位进行现场考察制定最终的采购方案确定最后的采购项目清单明确有关技术要求和商务要求三编写询价书集中采购机构要结合项目特点根据对项目的分析论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书完整的询价书主要应包括以下内容询价公告或报价邀请函包括采购项目简介和内容报价单位资格要求报价单位获取询价书的办法及时间询价书售价如果有的话报价时间要求报价地点报价方式联系人及联系方式等采购项目要求包括采购单位的基本情况采购项目的详细内容和要求采购项目清单和相关技术要求报价单位的资质条件合同的特殊条款等报价单位须知包括询价书的主要内容项目的实施过程和具体要求对报价单位的要求报价书的格式及内容报价方式和时间要求对报价书评价的方法和原则确定成交办法及原则授予合同的办法等合同格式包括合同的主要条款工程进度工期要求合同价款包含的内容及付款方式合同双方的权利和义务验收标准和方式违约责任纠纷处理方法生效方法和有效期限及其它商务要求等报价文件格式主要包括报价书或报价函报价表主要设备及服务说明报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等四询价书的确认询价书编制完成后须送采购单位审核确认经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后方可正式印制五邀请供应商按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式邀请相关供应商前来参与报价邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式一是公开邀请方式是指在政府采购管理机关财政部或省市财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息刊登询价公告或报价邀请函广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式二是有限邀请方式是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式六进行资格预审对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查包括基本资格审查和专业资格审查等如采取有限邀请方式可不需进行资格预审七发出询价书对经过资格审查符合项目要求的供应商发出询价书八成立询价小组询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价询价小组一般由采购单位代表集中采购机构代表有关专家等三方面人员组成成员人数为三人以上的单数其中专家人数应占三分之二以上九制作评价办法和文件评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料包括评价标准评价办法确定成交原则等二询价及评价阶段在这个阶段应按以下步骤进行一公开报价各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价以确保公平竞争报价文件要求为密封报送一般不应接受传真或电话报价报价文件提交后供应商不得对报价文件进行修改集中采购机构应指定专人二人以上在报价截止时间前接收的报价文件并妥善保管对在截止时间之后递交的报价应拒绝接收集中采购机构在报价时间截止后要举行公开仪式对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价公开报价仪式应邀请采购单位代表供应商代表监督方代表纪检监察机关或政府采购监督管理机构有关方面的技术专家参加询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式二询价小组审阅报价文件询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件主要审查各报价文件的完整性对采购方案的完全响应性报价单位资格及资质的符合性等以判定报价文件的有效性等审阅过程中应确保公平地对待每一份报价文件三询价小组进行综合评价询价小组要对各供应商的报价进行综合评价评价的依据主要是询价书评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中询价小组不得同某一个供应商就其报价进行谈判四询价小组推荐预成交供应商询价小组根据综合评价情况推选预成交供应商名单在一般情况下成交供应商应是符合采购要求质量和服务相等且报价最低的供应商五询价小组出具询价结果报告询价小组应向集中采购机构出具询价结果报告询价结果报告主要包括询价公告报价邀请函发出的日期方式响应询价及获取询价书的供应商名单报价及评价日期和地点询价小组成员及工作人员名单报价记录评价方法和标准报价资格性符合性审阅情况及报价无效的供应商名单及原因说明评价记录综合评价情况询价小组的确定预成交的建议等六确定成交供应商集中采购机构根据询价小组的询价结果报告及其推选的预成交单位名单依照询价书评价办法和文件事先制定的确定成交的原则确定最终成交的供应商七签发询价结果通知书集中采购机构向成交供应商签发询价结果通知书成交通知书并将评价结果通知所有参与报价的供应商询价结果通知书成交通知书还要同时抄送采购单位并抄报政府采购监督管理机关备案成交结果应在指定的媒体上公告八签订采购合同集中采购机构应在询价书规定的时间内组织供需双方指成交供应商与采购单位下同进行技术和商务交流协商签订采购合同采购合同的协商及签订应在公开公平公正和诚实信用互利的原则下进行并应严格遵守国家的有关法律法规及政府采购制度的相关规定采购合同的协商和签订应严格依照询价书供方报价书文件等有关内容进行不得违背询价结果和成交价格采购合同经供需双方签订集中采购机构作为合同的确认方对双方正式签订的合同进行审核确认经公证机关公证后报政府采购监督管理机关备案三项目实施阶段项目实施阶段即合同履行阶段在这个阶段供需双方按照已生效的采购合同在集中采购机构的监督下履行各自的责任和义务合同履行过程中一般不得变更如需变更供需双方应按合同有关条款协商解决并按合同签订程序报经集中采购机构审核确认对涉及重大变更事项的协商由供需双方提出申请集中采购机构组织进行经协商一致的变更事项应签定书面补充协议四项目验收阶段全部项目完工后为了检验采购成果和供应商履约情况应组织对项目完成情况进行总体验收验收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准验收依据和标准应事先在合同中规定完工验收一般应由采购单位负责组织对较大的或比较复杂的一些项目应由集中采购机构组成项目验收小组由验收小组进行验收对于一些特殊的项目应申请具有检验资格的省及省级以上有关质检部门组织验收集中采购机构验收的程序应为供方成交供应商先向需方采购单位提交验收申请报告供方对需方提交的验收申请报告进行经审核并对完工项目进行初检确认合格时应在验收申请报告上签字盖章再送集中采购机构审查集中采购机构审查后认为已具备验收条件时应组成验收小组组织验收验收小组一般由供需双方代表集中采购机构代表相关质检机构有关方面的技术专家组成其中专家人数不少于总人数的三分之二项目经验收合格的采购单位或验收小组应出具项目完工验收报告验收报告上应有验收小组成员的共同签字并加盖供需双方集中采购机构相关质检机构公章验收报告一经形成即产生效力对供需双方均有共同约束力经验收不合格的应由供方限期改正经改正合格且具备验收条件后再由验收小组组织验收五采购结算和采购文件整理阶段一采购结算项目验收结束后由集中采购机构依据验收报告按照采购合同规定的付款条件及付款方式办理合同款项支付手续政府采购资金管理部门根据集中采购机构的款项支付手续向供应商支付采购资金并进行政府采购资金结算账务处理二采购文件的整理集中采购机构按照政府采购法对采购文件管理的有关规定整理询价采购整个过程的文件资料归集采购档案定期汇总上报政府采购信息六售后服务阶段本阶段是询价采购活动的最后一个阶段在这一阶段供需双方应继续按照合同规定履行各自责任和义务集中采购机构应按照政府采购制度规定和合同条款及时协调解决合同履行过程中双方的争议和纠纷对双方履行合同的情况特别是供方的售后服务情况进行监督检查直至合同有效期满在询价采购的整个实施过程中集中采购机构和采购单位应自觉接受纪检监察政府采购监督管理部门的监督有必要时还应进行公证