企业会计信息化档案风险分析.docx

企业会计信息化档案风险分析前言随着计算机技术的不断更新和发展企业对信息技术的发展越来越重视所以信息技术逐渐成为企业各项经济业务发展的有效推动力当今社会网络技术发展日新月异会计信息化建设成为很多企业关注的焦点并且得到了空前的发展同时国家也相继出台相关政策将信息化建设纳入未来发展目标中这也为企业会计信息化建设奠定了坚实的基础会计信息化与传统的财务工作有很大不同很多工作不需要会计人员手工处理简化了手工凭证编制流程为会计人员节省了工作时间带来很多方便但是在会计信息化发展过程中很多档案信息存储在电子介质中容易受运行环境和人为操作的影响存在着很多潜在的风险因此企业在会计信息化的建设过程中应充分认识到可能面临的档案风险以及风险存在的原因从而在实际工作中有效规避问题的发生为企业会计信息化发展创造良好的环境促进企业的综合经济发展一相关理论概述一会计信息化的涵义狭义上的会计信息化是指企业以计算机技术为主体将财务工作与信息技术有效结合并充分应用详细分析是指企业通过运用财务软件利用计算机设备完成手工记账或处理手工记账难以完成的财务工作内容会计信息化是会计理论会计实务操作信息技术以及计算机设备相结合并加以运用的总称实际上就是会计信息系统在计算机设备上得到运用它不仅实现了会计数据的自动化处理改变了传统手工会计工作模式同时对会计工作的发展起到了重要的促进作用是会计行业发展史上的重要改革广义上的会计信息化是指与会计工作信息化相关的一切工作内容包含会计信息化应用软件的研发与推广会计信息化从业人员的培养会计信息化的宏观发展规划会计信息化的发展体制建设会计信息化未来发展方向等等会计信息化实现了从业人员与计算机相结合进行工作包括了从业人员计算机设备硬件环境和软件环境等因素其重要部分是完善的财务软件系统会计信息化在很大程度上减轻了从业人员的工作量提高了财务工作质量和工作效率二档案风险的涵义风险是指企业在完成其生产目标的管理活动中会遇到各种不确定事件这些事件出现的几率以及其影响程度是无法事前预知的这些事件的出现将会对企业的生产活动产生不同程度的影响从而影响企业生产目标的完成进度简单来说所谓风险就是指在一个特定的时间内和一定的环境条件下人们所期望的目标与实际结果之间的差异程度本文研究的档案风险是指企业在进行会计信息化建设过程中档案信息可能存在的潜在风险也就是说档案信息存在的某种不确定性并且这种不确定性可能会对企业的生产发展带来影响从而影响企业正常生产活动的进行二会计信息化的特征一无纸多样化企业的会计信息化需要借助信息技术才能实现因此需要将所有的财务数据信息通过计算机信息技术进行重新输入和输出并经过一系列的数据处理在这个过程中除企业日常活动中使用的发票和合同等纸质档案外其他所有信息在通过计算机的输入操作处理后都将保存在计算机内部介质中且整个操作过程不存在任何纸质介质与此同时这种无纸化的操作也使得会计信息化处理具有多樣化这也意味着会计信息处理不再是单纯的会计数据信息还包括了企业各项发展参考数据管理信息人事数据企业生产运营情况以及重大的决策参考依据等二智能开放化随着互联网技术的逐渐应用和发展会计信息化得到发展同时也将财务工作带入了智能化发展的时代会计信息系统可以将输入的财务数据信息进行自动处理并生成与企业相关的发展动态数据同时对数据进行智能分析为企业的未来发展决策提供重要的参考依据当财务数据信息处于非正常运行状态时会出现提示信息同时企业运用的会计信息系统是处于开放状态的可以将其他管理系统中的信息进行相互整合和传输从而实现资源信息共享为企业的发展提供多方面的综合性数据分析资料随着网络技术的日益更新会计信息系统将会向更高的智能化目标发展逐渐减少手工处理流程同时也会实现与其他管理系统的进一步合作三高效准确化会计信息化需要依靠计算机技术才能完成计算机设备对财务数据的输入输出和处理具有高效准确性会计信息化不仅可以为财务人员减轻繁重的工作量同时还可以对财务信息进行全面科学的分析处理并通过特定的程序将其转化为实用的数据信息因此会计信息化要比传统的手工会计处理工作更加高效更加准确三企业会计信息化面临的档案风险一投资风险投资风险是指会计信息化建设过程中可能面临的投资选择和投资资金的风险企业在进行会计信息化建设过程中需要购买计算机设备财务软件培训从业人员支付相关服务费用等这些投资都需要大量的资金同时还涉及会计信息系统的维护升级调配等潜在的费用这些都可能成为企业会计信息化面临的投资风险当然企业在进行会计信息化过程中也会得到直接利益比如提高工作效率减少人工成本等但是任何项目的发展都将面临投资风险我们无法估计整个过程中可能存在的不确定性因素从而导致企业面临不同程度的档案风险二发展目标风险企业进行会计信息化建设过程中很多重要的财务信息都以电子档案形式被存储在计算机介质中如果企业在档案信息管理过程中出现目标定位不准确或是偏离企业发展方向都将面临不同程度的风险企业在会计信息化建设初期对档案信息的管理缺乏相关制度约束对发展目标认识模糊都将阻碍企业会计信息化的发展进程而有的企业虽然制定了发展目标但是由于目标的制定过高或过低都将导致会计信息化档案风险的发生无法发挥其重要的依据作用三档案信息损坏风险由于企业业务的不断发展会计信息纸质档案的存储方式已经不能满足企业发展的需求因此会计信息化的发展使得企业的重要财务数据信息可以保存在计算机内部存储中同时可以传输到盘或光盘中方便携带这样大大增加了会计信息档案的储存量提高了会计工作的质量和效率但是由于电子档案信息的保管路径我们无法肉眼看见而且容易受运行环境温度湿度或人为操作的影响也增加了档案信息被损坏的风险并且一旦档案信息出现损坏很难恢复被破坏的档案信息导致会计信息缺乏完整性四档案信息保存风险传统的会计档案信息都以纸质为主保存过程中不易受外界因素影响面临被破坏的风险较低但是企业实行会计信息化档案信息以电子形式被保存在计算机媒介中极易受运行环境的影响造成档案信息数据的丢失无法保证档案信息的完整性同时部分从业人员的技能水平较低对会计信息系统操作不熟悉如果出现错误的档案信息保存方式将对档案信息的保存造成不同程度的风险问题四造成企业面临会计信息化档案风险的原因一企业缺乏档案风险防范意识由于会计信息化为企业的财务工作提供很多便利同时提高了企业的财务工作质量因此很多企业积极进行会计信息化建设但是却缺乏足够的档案风险防范意识无论是企业的领导者还是从业人员都比较看重会计信息化的积极作用却没有充分考虑其可能存在的潜在风险因此企业在会计信息化档案信息的管理过程中忽视了风险隐患可能给企业造成的经济损失比如某些不法分子通过不正当手段盗取企业的财务数据信息或是篡改企业的财务数据报告导致企业运用不正确的财务报告作出不正确的发展决策损害公司的经济利益二企业会计信息系统运行环境不安全首先企业的会计信息系统运行环境容易受到网络病毒的攻击档案信息在输入输出传输等过程中会随之产生一些病毒由于计算机病毒传播速度快且影响严重同时不易被察觉和彻底清除因此对某些档案信息会产生破坏作用其次企业的会计信息系统运行环境容易受到网络黑客的攻击由于经济发展不断加速企业之间面临的竞争日益激烈部分企业为获取更多的经济利益利用网络黑客盗取或破坏同行业的机密信息进而打击对方的业务发展最后企业的会计信息系统的正常运行与网络服务器状态有直接关系如果服务器连接不稳定或是存在故障都将对会计信息系统的运行造成影响给公司带来无法预计的档案风险三企业缺乏完善的内部控制体制企业在进行会计信息化建设过程中往往忽视对财务软件的设置问题带来很多潜在的内部控制风险目前各类财务软件种类较多如果企业在购买软件前不充分考虑软件是否符合标准程序设置是否严谨与企业发展是否相匹配等因素则会给企业带来一些风险问题企业在选用财务软件不仅需要考虑软件的实用性同时应该考虑软件程序的维护升级以及售后服务工作保证软件的正常运行另一方面部分企业没有考虑财务职务不相容问题由于会计信息化减少了企业的人工成本一人可进行多岗位工作因此不相容职务合并现象频繁出现这些都将影响档案信息的准确性四从业人员缺乏职业道德和技术能力会计信息化依据信息技术而发展因此财务信息容易被篡改销毁或伪造而且这些不正当行为十分不易被察觉有些从业人员职业道德较低受他人蛊惑或受经济利益的诱惑对企业的财务信息进行更改进行一些不正当的行为另一方面会计信息化要求从业人员有较高的专业知识基础和较强的实操技术能力目前很多企业的從业人员的综合素质较低没有接受过正规的会计信息化工作培训对会计理论系统的操作等十分不熟练专业技能水平较低比如档案信息保存不正确不按正常程序退出软件随便关机等都可能对档案信息的存储带来一定的风险五提高企业会计信息化档案风险控制的措施一提高企业档案风险防范意识企业在进行会计信息化建设过程中应首先树立档案风险防范意识应充分意识到档案信息特殊的存储环境和存储媒介企业领导者要高度重视档案信息的管理企业应建立档案风险防范组织明确组织的管理者和工作人员的岗位职责建立完善的工作体系同时应建立档案风险管理制度督查程序以及风险防范的应急预案等一旦发生档案信息被破坏事件立即启动应急预案保护企业未遭受破坏的档案信息不被入侵同时立即恢复被破坏的档案信息将企业的经济损失降到最低二建立安全的会计信息系统运行环境首先企业应定期对财务软件进行检查并聘请专业的计算机人员对财务软件与计算机设备进行定期维护升级做好病毒查杀等工作同时安装财务软件的计算机最好不用于其他工作用途避免产生病毒或不安全的网站带来的影响其次企业应对计算机进行加密处理不仅要对计算机安装正版防火墙同时应对软件中重要的财务信息进行加密处理并且设备多层访问权限最后企业应安装防御工具在一定程度上可以对抗黑客的攻击保护重要的档案信息同时可以对黑客造成反攻击三加强档案信息的备份恢复及保管管理首先企业应完善档案信息的备份和恢复程序计算机媒介存储的档案信息容易受到外界因素影响一旦发生意外或存储环境遭到破坏档案信息极易丢失因此企业应注重计算机媒介存储系统的质量完善软件的自动备份功能同时加强软件系统还原功能的建立这样可以增强档案信息的保管安全性减少档案信息被破坏的风险其次企业应重视档案信息的保管应增强保管人员的档案信息风险防范意识企业应聘请专业的保管人员保管人员需懂得会计知识和计算机运用知识同时具有较高的技术能力了解保管过程中的注意事项四建立完善的企业内部控制体制企业应建立完善的企业内部控制体制包括档案信息管理制度会计信息化操作制度从业人员岗位制度等通过建立完善的内部管理制度规范从业人员的工作行为和工作流程确保会计工作有序进行同时企业应建立有关监督制度做好不相容职务分离工作明确从业人员的职责制定完善的奖惩制度这样可以对从业人员起到一定的监督作用和约束作用五提高相关从业人员的综合素质企业应定期为从业人员安排专业的理论知识培训实操技能培训和职业道德培训全面提高从业人员的综合素质进而提高从业人员的工作质量和工作效率保证企业财务工作的真实性和准确性这是企业实现会计信息化发展的重要保障从业人员也应该加强自我约束端正工作态度恪尽职守不被外界利益诱惑以企业的经济利益为出发点提高自己的工作责任感结论会计信息化成为企业经济发展的必然趋势为企业的发展决策提供的重要的参考依据本文通过研究企业会计信息化档案风险而出了以下结论企业会计信息化面临的档案风险有投资风险发展目标风险档案信息破坏风险档案信息保存風险造成企业面临会计信息化档案风险的原因有企业缺乏档案风险防范意识会计信息系统运行环境不安全缺乏完善的内部控制体制从业人员缺乏职业道德和技术能力为促进企业的会计信息化发展可以通过提高档案风险防范意识建立安全的会计信息系统运行环境加强档案信息的备份恢复及保管管理建立完善的企业内部控制体制和提高相关从业人员的综合素质等途径提高档案风险控制能力进而为企业带来更多的经济利益