审计文书

审计文书是指国家审计机关、单位内部审计机构、社会审计组织的审计人员在审计工作中，依照必要的程序和手续，因业务需要而制作的并经领导签发的各类文书的总称。它是审计工作的记录和文字凭证。 目前，以国家审计为主导、内部审计为基础、社会审计为补充的审计体系在我国初具规模。审计工作是高层次的经济监督，对维护财经纪律有重要作用。审计文书是审计工作的一个组成部分。离开了审计文书，审计工作根本无法进行。审计文书既是记录和报告审计情况和成果，发布审计结论和决定，处理审计事务，传送意图的重要工具；又是国家审计意志和审计职权的集中体现。 2审计文书的种类 审计文书按照审计工作的具体进程可分为四大类，主要文书有16种。 (1)审计通知。这是审计机关向被审计单位及有关部门，就审计的内容、范围、方式、时间、要求及审计人员名单等，专门发出的通知。分为：审计通知书、授权审计通知书、委托审计通知书、内部审计通知书。 (2)审计管理文书。分为：审计业务文稿、审计工作方案、审计工作记录、调查记录、审计工作底稿、被审计单位基本情况。’ (3)审计报告。这是审计机关、机构或部门派出的审计组，完成审计工作后。 提交的全面反映情况的报告。分为：审计报告、审计报告征求意见书。 (4)审计结论文书。这是审计机关专门就审计事项提出结论或作出处理决定的材料。分为：审计结论、审计处理决定、执行审计结论和处理决定回函。 3审计文书的特征 (1)合法性。依法审计是审计监督的基本原则，因此，各类审计文书的写作，特别是要得出结论和作出处理决定的审计文书，必须以有关法律为准绳。同时，制发审计文书，处理审计监督事务，还要切实贯彻党和国家的方针政策，以维护国家和人民群众的根本利益为出发点。而不能滥用职权，徇私舞弊，主观武断地作出评判。 (2)权威性。有些审计文书是以文件的形式制发的，有着法律的权威性，如“审计结论和处理决定”一经形成、生效，就要求有关单位和人员必须认真对待和执行。如有不同意见，可按特定程序提出复议要求，但不能置之不理。有些审计文书，不以正式文件的形式发出，而是要作为制发文件的依据或记录审计活动的证明，如审计取证材料、审计工作底稿等，这些材料具有与以文件形式发出的审计文书相同的效力。 (3)保密性。审计文书，特别是审计业务公文，大多数是涉及国家的政策和经济指标，涉及具体经济问题及对具体单位、人员的处理。因此，对有些内容需要在一定的期限或一定的范围内，予以保密。审计文书，特别是审计业务文书，一般都不是普发性的，绝大多数是只发给一个或几个收文单位。 4审计文书的十个步骤 一、明确中心思想 在开始写作之前，首先要确定自己想要表达和传递的信息。先自问：“在我的文书中要表达的中心思想是什么?”换句话说，你写书面报告要表达的主要目的、主题或观点是什么。一旦确立了这种观点，它就成了你讨论问题的逻辑起点。 清晰、明确的主题是把整篇文书有机联系起来的纽带。更进一步地讲，这一主题界定了文书的范围，有助于确定在文书中应包含什么，不应包含什么。作为对全部讨论的总体概括，主题的建立是确立文档结构的第一步。 对主要观点需要特别关注的内容之一是你要传递的信息的总体目标，或取得的主要结果。特别是你必须决定，你是要向读者提供一定的信息还是要说服读者。举个例子说，假如文书的目的是分析年度销售数据，说明实际情况与预期数据的差异，提供的信息就是晓谕性质的。如果你需要分析销售数据及相关差异，以提出有关预算调整的建议，可能就需要有具有说服性的内容。首先确定提供信息的目的使你能够明确所写的文书到底是简单提供相关的信息还是要证实某个观点，并且还能够使你确定正确的叙述语气。 二、树立支持论点，并构建文书提纲 确立中心思想之后，接着就要提出支持性的论点，以强化你的主要观点并在此基础上进行扩展。这些论点提供特定的细节对文书要提供的信息和要达到的目的提供支持。 提出关键性支持论点的一种方式就是围绕中心命题回答一些具体问题。为了确定应包含的论点，也许自问下列问题是有益的： ·我提交文书的期望是什么? ·提交文书要实现什么目标? ·在文书中需要陈述哪些具体内容? ·不同论点的重要性顺序如何? ·读者是谁? ·读者的专业水平怎样? ·需要提供多少细节和背景信息? ·读者会如何运用这些信息? ·怎样有效地传达这些信息? 对这些问题的回答有助于你发现为读者提供的合适资料以及传递信息所需的特殊细节。这种信息随后就能用来创建粗略大纲，搭建文书框架。 某些支持性论点可以用作文书大纲的主要条目，每一条目下要有有关这些论点的详尽的细节描述。大纲不需要按照罗马或阿拉伯数字或平行的分条等严格的形式列出。相反，可以简单地由带有附属观点的主要观点组成，以表明文书的主要组成部分以及附属组成部分。写文书的时候，大纲的主要条目可用作标题以便读者能够快速浏览主要内容。 在大纲上花费多一点精力会为写作过程带来便利。有了主要的论点，文书的详细内容写起来会更加容易。这样做还能减少组织整个文书的时间，因为修改大纲比更改已经完成的文书的结构要容易得多。但是，需要注意的是，这种练习只是写文书的初级阶段。大纲的重要性应是建立在要提出的观点和观念以及文书的总体结构之上的，所以，不必担心个别的措辞。 三、先写最简单的部分 文书的第一句话在写文书时往往是最困难的。鉴于此，你会发现，从文书最简单的部分写起是有益的。 首先将大纲中的词句写成段落。要将形成的观点迅速落在纸上，具体的语法、拼写、句法等随后可以修正。这时你的主要目标应该是将你的想法记录下来，不要试图在写的过程中进行校读。这种方法能够使你尽快地写出初稿，第一部分的完成会使你更有信心，你会接着完成文书的剩余部分。 记住，最困扰作者的问题是所谓的“白页综合症”。你不必总是从引言写起。 四、以主题句开始一个段落 主题句代表段落的中心思想。在写主题句时需要用心遣词造句，这种句子是维系每一个段落的线索。 为了让工作繁忙的读者能够迅速抓住文书的主要观点，主题句一般放在段落的开始。因为第一句占据显著的位置，更容易引起读者的注意。另外，以有效的主题句开始，也便于你的写作过程，它有助于在段落中提出和控制要包含的信息。主题句应表达清楚，含义集中，代表段落论述的主要观点。 在写说服性文书时，有时也可以把主题句放在段落末尾，以便把读者引导到作者的观点。在首先理解了作者的依据以后，读者可能就更乐于接受作者的观点了。但是，这种方法只能用在你要强调论据，并证明了这样做的效果之后使用。 五、用第一人称 只要有可能，文书应代表第一人称的观点。也就是说，在行文中应避免使用“作者”、“笔者”等称谓，而简单地用“我”或“我们”。用第一人称写作方便、直接而且自然。它反映了假如你能够与读者面对面的交谈，你可能采取的交流方式。而且，这有助于建立起与读者的联系，保证不会因冷冰冰的、缺乏人情味的语句而拉大彼此间的距离。 六、采用主动句形式 在描述行为的效果时，通常用主动句比用被动结构传递信息更直接、更有力。比如，“我编制预算”，就是使用主动句。这种语句是表达思想的自然而便捷的方式，且用词简洁。相反，用被动结构则显得繁复啰嗦。 尽管主动句在多数情况下效果最好，但是某些特定的情况下还是需要用被动结构的。比如，在行为人未知的情况下，或者已知行为人却不想提及的情况下，或是因为经营战略或者法律方法的要求需要匿名的情况，等等。 当然，被动句的使用要适度，过多使用这种间接形式的句子会降低文书的可读性，损害文书的含义。 七、使用