会议纪要、会议简报、会议决议、会议记录的写法

httpwwwwmxzfwcomarticleshowaspid1029会议纪要会议简报会议决议会议记录的写法2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例以下简称新条例中规定党政机关公文种类有15种纪要是其中的一种新条例规定纪要适用于记载会议主要情况和议定事项纪要作为党政机关的法定文种之一被广泛运用于党政机关企事业等单位的会务管理活动之中较好地发挥了沟通情况交流经验统一认识指导工作的作用然而因纪要在名称适用范围方面均有所变化加上以往会议纪要的法定效力存在模糊和不确定状态特别是新条例没有对纪要的形式要件生效程序效力范围等做出更明确的说明这就直接导致在撰写纪要的过程中出现不规范甚至错误的情况笔者结合长期的教学和写作实践简要分析纪要写作过程中应该注意的几个问题一认清文种嬗变之源党政机关公文写作首先需要确认该选择哪个文种不同文种有不同写法同一文种由于历史嬗变的原因在不同的历史时期其文种名称适用范围内部分类内容要素及写法技巧等等都会呈现出不同程度的差异性鉴于此写作者理应了解各文种的来龙去脉以便从中进行你从哪里来的哲学观照从而更能在本质上把握该文种写作的精神内核纪要的纪通记是记载记录的意思我国古代公文中没有纪要这一公文名称纪要产生于现代应用文体的会议记录我国把纪要作为正式公文是1987年2月18日国务院办公厅颁发的公文处理办法在这之前纪要实际在机关团体企事业单位使用只是未被列为正式公文1993年11月修订前的纪要是用于传达会议议定事项和主要精神要求与会单位共同遵守执行的文种修订后一直到2001年1月1日起开始实施的国家行政机关公文处理办法规定会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项2012年4月16日中共中央办公厅国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例规定纪要适用于记载会议主要情况和议定事项从以上纪要流变的历史轨迹可以看出新条例规定从2012年7月1日起纪要取代会议纪要其法定性未变但名称和适用范围发生变化纪要的主要用途是记载会议主要情况和议定事项故此从办文的角度来看纪要更多的是作为阅件而存在如果要下发执行势必要假借于其他文种或其他法规如通知办法等明确了纪要的源头写作者的活水自然从中来二重视材料本身之纪如前所述纪要的纪通记是记载记录之意从写作学的角度看纪要的写作素材来自于会议记录是在会议记录的基础上紧扣会议主旨忠于会议精神经过文字或录音整理去粗取精概括归纳而成的纪实性是纪要的基本特点也是撰写纪要的基本原则因此撰写纪要首先要做好会前准备要掌握会议的全部情况弄清楚会议的目的任务内容和形式掌握会议的所有文件材料其次要认真做好会议记录撰写者应该参加会议的全过程做会议记录一般地应该做到有言必录以同步进行的文字笔录为主适当辅之以录音撰写者在综合与会者的发言时不能断章取义扭曲他人意见要尽可能忠实于发言者的原意使用其原话保持其语言风格再次要特别注意阅读会议的主体文件材料领导同志的发言掌握会议的主要精神三突出内容精简之要纪要的写作应该在纪的基础上突出要即纪其要要围绕会议主旨深入提炼会议精髓择要表述一是抓住要点突出会议主题纪要虽然是反映会议情况和结果但也不能面面俱到要围绕会议主题抓住要点突出会议重点会议成果是纪要写作的主体也是会议要点所在会议的目的和任务会议就重要问题达成的共识会议上提出的解决问题的办法形成的指导性意见或政策性规定以及领导总结性发言都是写作的要点二是文字表达简明扼要一方面对会议形成的材料要去粗取精删繁就简选取典型事例和准确的数据反映会议的概况主要精神和议定事项另一方面语言尽可能简短通俗切忌长篇大论应以叙述为主在层次结构段落安排上要条理清楚篇幅一般不宜过长四注意相近文种之忌党政机关召开会议可能涉及多个文种如会议记录决议会议简报纪要等因为这几个文种都跟会议的内容和整个过程密切相关在写作时难免会在选择文种的问题上举棋不定更重要的是几个文种在写法上也有相似或交的地方稍有不慎就有可能出现错用文种的现象或写出一个四不像的会议文书因此纪要写作者下笔之前很有必要掌握几个相近文种的区别1纪要忌写成会议记录纪要以会议记录为基础和依据表现会议的主要内容会议记录则是如实记录另外会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书不对外公布纪要则在一定范围内公布传达作为正式党政机关公文使用2纪要忌写成决议新条例在国家行政机关公文处理办法的基础上增加了决议和公报决议适用于会议讨论通过的重大决策事项纪要与决议都跟会议有关都要求下级机关贯彻执行但两者在写作上还是有很多不同之处第一从内容上看纪要的内容更为广泛所记内容有轻有重展现的是会议的全貌而决议涉及的主要是会议的重要事项和重大决策第二纪要可以反映与会者单位和人员的不同观点决议只能反映整个大会的统一观点第三纪要草拟后只要主管负责人审阅同意即可发布决议须与会者按照法定程序表决通过才能生效3纪要忌写成会议简报二者都是会议文书在格式方面有相似之处二者在写作上的主要区别在于首先纪要是正式的党政机关公文如果内容中有要求与会单位共同遵守执行的事项与会单位必须认真遵守执行简报只用于反映情况是有关单位开展工作的参考资料其次纪要反映的是会议的整体内容是全面的概括而会议简报反映的是会议的阶段性内容再次纪要只能在会议结束后印发且只能印发一次会议简报在会议的每个阶段都可印发五辨析横向比较之特纪要与其他14种党政机关公文相比在格式和写法上均有所不同同时党政机关公文格式GBT97042012规定纪要格式可以根据实际制定写作者掌握这一特点有助于写好纪要发挥纪要的特定功能1格式特定党政机关公文格式规定公文格式有通用格式和特定格式其中特定格式里就包含有纪要格式2要素特别主要表现在以下几方面纪要标志使用纪要格式不加文件二字纪要编号取代通用格式的发文字号纪要不用写主送单位和落款成文时间一般写在红色分割线右上方纪要不盖公章3表述主体特殊纪要以会议为表述主体常用的句式有在说明会议过程时常用会议听取了汇报会议传达了文件讲话会议精神会议围绕进行了热烈讨论等语句样式在阐述会议精神时常用会议认为会议指出会议提出等语句在介绍领导讲话时常用指出强调等语句在表述会议决议时常用会议决定会议要求会议号召等语句