公文写作技能竞赛复习题.doc

公文写作技能竞赛复习题一总结概论总结是对已经做过的工作进行理性的思考它要回顾的是过去做些什么如何做的做得怎么样总结与计划是相辅相成的要以计划为依据订计划总是在总结经验的基础上进行的其间有一条规律就是计划实践总结再计划再实践再总结二总结有如下特点工作总结要求人们对以往做过的工作进行冷静的反思通过反思提高认识获得经验为进一步做好工作打下思想基础强调科学性总结经验不能就事论事跟着感觉走而要就事论理辩证分析力求得出科学结论这样才能促进工作的转化表述上叙议结合有评有论工作总结除了叙述说明外还要议论通过典型材料的介绍及分析评议阐明作者的观点使经验教训条理化理论化避免空洞无物和堆砌材料两种偏向三工作总结的种类按总结的时间分有年度总结半年总结季度总结进行某项重大任务时还要分期总结或叫阶段总结按总结的范围分有单位总结个人总结综合性总结专题总结等按总结的性质分有工作生产教学科研总结等四总结撰写前的准备有人说过要总结写得好必须总结作得好要总结作得好必须工作做得好立场观点对头这应该是写总结的经验之谈好的总结是在做好总结工作的基础上写出来的更是人民群众在实际中干出来的在现实生活中有的单位干得不怎么样但总结时却喷香水这对本单位的工作失去实际意义不应该提倡也有的单位工作有成绩却形成不了典型经验这种情况说明总结工作没做好上述两种情况都是应该避免的搞好总结是企业管理的一项重要工作是增强干部职工凝聚力的一种重要手段需要认真对待总结究竟应该怎样做呢从总体上说要发动群众自下而上做总结工作是群众做的总结也应该由他们来做不应撇开群众凑集政绩绞尽脑汁制作观点总结过程中能量化的要量化把定性分析和定量分析结合起来考察从客观事实出发防止感情用事以免总结流于形式此外搞好总结还要注意以下几点重视调查研究熟悉情况总结的对象是过去做过的工作或完成的某项任务进行总结时要通过调查研究努力掌握全面情况和了解整个工作过程只有这样才能进行全面总结避免以偏概全热爱本职工作熟悉业务热爱本职工作事业心强是做好工作的前提也是搞好总结的基础写总结涉及本职业务如果对业务不熟悉就难免言不及义坚持实事求是的原则总结是对以往工作的评价必须坚持实事求是的原则就像陈云同志所说的那样是成绩就写成绩是错误就写错误是大错误就写大错误是小错误就写小错误这样才能有益于现在有益于将来夸大成绩报喜不报忧违反作总结的目的是应该摒弃的重点在出经验找规律总结的最终目的是得出经验吸取教训找出做好工作的规律因此总结不能停留在表面现象的认识和客观事例的罗列上必须从实践中归纳出规律性的结论来五总结的写法一工作总结的结构形式及其内容年终总结含综合性总结或专题总结其标题通常采用两种写法一种是发文单位名称时间文种如铜仁地区烟草专卖局年工作总结另一种是采用新闻标题的形式如松桃县大兴访送部的卷烟零售户诚信等级管理专题总结客户争等级诚信稳销量正文一般分为如下三部分表述情况回顾这是总结的开头部分叫前言或小引用来交代总结的缘由或对总结的内容范围目的作限定对所做的工作或过程作扼要的概述评估这部分文字篇幅不宜过长只作概括说明不展开分析评议经验体会这部分是总结的主体在第一部分概述情况之后展开分述有的用小标题分别阐明成绩与问题做法与体会或者成绩与缺点如果不是这样就无法让人抓住要领专题性的总结也可以提炼出几条经验以起到醒目明了运用这种方法要注意各部分之间的关系各部分既有相对的独立性又有密切的内在联系使之形成合力共同说明基本经验今后打算这是总结的结尾部分它是在上一部分总结出经验教训之后根据已经取得的成绩和新形势新任务的要求提出今后的设法打算成为新一年制订计划的依据内容包括应如何发扬成绩克服存在问题及明确今后的努力方向也可以展望未来得出新的奋斗目标二工作总结文字表述的要求要善于抓重点总结涉及本单位工作的方方面面但不能不分主次轻重面面俱到而必须抓住重点什么是重点是指工作中取得的主要经验或发现的主要问题或探索出来的客观规律不要分散笔墨兼收并蓄现在有些总结越写越长固然有的是执笔人怕挂一漏万但出有的是领导同志怕自己所抓的工作没写上几笔就没有成绩等等造成总结内容庞杂中心不突出要写得有特色特色是区别他事物的属性单位不同成绩各异同一个单位今年的总结与往年也应该不同现在一些总结读后总觉有雷同感有些单位的总结几年一贯制内容差不多只是换了某些数字这样的总结缺少实用价值陈云同志在年代就强调总结经验是提高自己的重要方法任何单位或个人在开展工作时都有自己一套不同于别人的方法经验体会也各有不同写总结时在充分占有材料基础上要认真分析比较找了重点不要停留在一般化上要注意观点与材料统一总结中的经验体会是从实际工作中也就是从大量事实材料中提炼出来的经验体会一旦形成又要选择必要的材料予以说明经验体会才能立起来具有实用价值这就是观点与材料的统一但常见一些经验总结往往不注意这一点如同毛泽东同志批评的那样把材料和观点割断讲材料的时候没有观点讲观点的时候没有材料材料和观点互不联系这就不好语言要准确简明总结的文字要做到判断明确就必须用词准确用例确凿评断不含糊简明则是要求在阐述观点时做到概括与具体相结合要言不烦切忌笼统累赘做到文字朴实简洁明了如何写请示请示是一种上行文早期的请示和报告是混用的因此现在还有人错误使用请示报告一请示的结构与写法请示包括标题主送机关正文和落款署时几部分一标题请示标题一般要写明发文机关事由和文种发文机关有时可以省略二正文请示的正文包括请示原由请示事项请示要求三部分原由请示的原由是请示事项和要求的理由及依据要写在正文的开头先把原由讲清楚然后再写请示的事项和要求这样才能顺理成章有说服力事项指请示上级机关批准帮助解答的具体事项一般包括方针政策办法措施主张看法等请示的事项要符合国家法律法规符合实际具有可行性可操作性因此事项要写得具体明白结尾请示的结尾一般有如下写法以上请批复以上当否请指示以上请示请审批等等这些虽然是简单的一句话但它是请示中必不可少的一项内容不能遗漏更不能含糊其辞二请示的写作原则一一文一事一份请示只能写一件事一些单位向上级机关请示经常把好几个问题写在一起认为只要能解决一个问题就行了结果一个也不解决不了因为一文多事牵涉的单位多了涉及的政策也多任何一个上级机关都很难答复几个单位同时答复更不可能二不多头请示一份请示只送一个上级领导机关或上级主管部门不能同时主送两个以上机关更不能分头送给多个领导如有需要有关的单位可用抄送的形式这样可以避免出现推诿扯皮的现象一些单位以为多头分送保险搞广种薄收结果常常是谁都有关系但谁都不管失时误事三不越级请示请示与其他公文一样一般不越级请示如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时要同时抄送越过的机关四不得抄送下级机关请示是上行公文行文时不得同时发下级机关更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项范例关于召开区政协九届五次会议的请示区委根据政协章程关于如开政协全体委员会议的有关规定经政协党史组研究区政协九届五次全体委员会议拟于二二年一月底召开现将会议如开的上体方案呈上请批复附关于召开区政协九届五次会议方案中共区政协党组年月日如何写计划概说计划是为完成一定时期的任务而事前对目标措施和步骤作出简要部署的事务文书二计划的特点预见性和可行性制订计划要对未来一段时间或一个时期作出科学的预见如基础条件如何前景如何目标高低措施怎样等等对各种可能出现的情况必须有一个清醒的认识正确的估量没有科学的预测也就没有计划制订计划就是为了执行对未来的预测应建立在客观实际的基础上切忌盲目地无根据地制订计划这样才能使计划有可行性指导性和可变性制订任何一项计划必须有明确的目的即在一定的时间内完成什么任务获得什么效益这也就成了工作的方向和依据并具有很强的指导性规范性和约束性社会在不断发展情况在不断变化这对事先制订的计划来说很难准确无误地进行预测因此计划能不能完成要从主客观两个方面去总结如果在计划执行过程中客观情况发生了变化就要适时地予以修订所以计划既有指导性也有可变性三种类和要素计划的种类计划的种类很多计划只是个总称名称叫法也不一如安排意见打算方案设想规划要点等也是计划预定在短期内要做的一些具体事情一般用安排预计在远期内要做的事情但对其中的指标或实施等项内容考虑得还不很周全的一般用打算规划所跨越的年代较长内容范围较广是一个地区一个系统或一项工作全局性的战略部署它是展示发展远景与长远目标粗线条的计划要点方案意见也属粗略线条的计划但偏重于政策性原则性的指导设想则是初步的尚未成熟的计划其特点是可变性较大从性质上说有工作计划生产计划学习计划等从范围上说有国家计划部门计划单位计划个人计划从内容上说有综合性计划专业计划等从时间上说有跨年度的多年计划年度计划季度计划月份计划等等二写法计划的格式一般包括标题正文和落款事项标题一般有以下种写法完整式标题一般包含单位名称时限内容和文种如昆明市工商局年财务计划要点省略时限的标题如飞熊公司实行经营责任制计划公文式计划如行政学院年下半年公务员培训计划所拟计划如还需要讨论定稿或经上级批准就应在标题的后面或下方用括号加注草案或初稿或讨论稿等字样正文一般包括前言主体和结尾个部分前言主要是对基本情况的分析或对计划的概括说明依据什么方针政策以及上级的什么指示精神完成任务的主客观条件怎么样制订这个计划要达到什么的完成计划指标有什么意义主体即计划的三要素目标做什么措施怎么做和步骤分几步做完计划三要素繁简可以不同但缺一不可主体的表述方式常用的有综述式条文式表格式交错式等几种结尾可以展望计划实现的情景给人以鼓舞也可以提出总的希望或者号召如何写通知公文类通知是上级机关对下级机关组织对成员告知有关事项的公文根据性质和使用范围又可分为规章法规性通知如国务院关于发布工商企业登记管理条例的通知批转转发性通知如国务院批转民政部等部门关于扶持农村贫困户发展生产治穷致富的请示的通知贯彻周知性通知如劳动人事部关于设立劳动保护科学技术进步奖的通知事务类通知日常应用较多多用于系统内或单位内布置工作传达事情召集会议等事务类通知有时也以书面形式发出但并非正式公文明显标志是无公文号有时直接在单位内部告示栏写出或张贴而不另行文事务类通知的格式包括标题称呼正文落款标题写在第一行正中可只写通知二字如果事情重要或紧急也可写重要通知或紧急通知以引起注意有的在通知前面写上发通知的单位名称还有的写上通知的主要内容称呼写被通知者的姓名或职称或单位名称在第二行顶格写有时因通知事项简短内容单一书写时略去称呼直起正文正文另起一行空两格写正文正文因内容而异开会的通知要写清开会的时间地点参加会议的对象以及开什么会还要写清要求布置工作的通知要写清所通知事件的目的意义以及具体要求和作法落款分两行写在正文右下方一行署名一行写日期写通知一般采用条款式行文可以简明扼要使被通知者能一目了然便于遵照执行如何写简讯简讯是一种非正规性的公文需要简单明了讲发生的事件的时间地点人物事情概况写清楚即可不可拖沓有一定的格式简讯的格式标题概括简讯的主要内容导语导语是简讯开头的一段话要求用极简明的话概括简讯的最基本内容主体主体是简讯的主要部分要求具体清楚内容翔实层次分明结尾是对简讯内容的小结有些简讯可无结尾如何写会议纪要会议纪要是用于记载传达会议情况和议定事项会议纪要按内容可分为三类第一类是日常办公会议纪要第二类是指示性会议纪要即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要第三类是讨论型会议纪要主要是对某一重大理论实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要它具有参考性不具有指挥性一次工作会议涉及问题很多在写会议纪要时必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题形成纪要的中心切不可面面俱到一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见不能把这些意见都纳入会议纪要而应该根据会议的宗旨分析综合各种意见集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见同时也要注意吸收少数人正确的意见对反映会议中心议题的正确意见可采用会议听取了会议讨论了会议研究了会议认为会议决定等提法加以集中概括简明扼要地反映出来如何写报告报告是下级单位向上级单位或业务部门汇报工作反映情况和问题提出建议或意见答复上级单位询问事项的报请性公文将有关事项向上级报告目的是沟通上下级之间的关系传达信息使上级在决策和指挥工作时有据可依不要求上级作出答复一种类一工作报告下级单位向上级汇报某项工作或某一阶段工作的进展成绩经验存在的问题及今后的打算等二情况报告向上级反映本单位发生的重大问题和主要情况这类报告并不局限于某一具体工作主要是针对工作中出现的有关问题及处理情况例如出现突发性重大事故有关部门就必须立即向上级汇报以便于领导采取相应的措施处理后的有关情况也要向上级报告使领导能把握事件发生的最新动态三答复报告答复报告是指答复上级查询事项时使用的报告二写作格式一标题标题由发文单位事由和文种组成报告的标题有两种情况一是完全式即写出完整的标准式的公文标题二是省略式即报告的标题根据需要省略发文单位二主送单位报告的事项是谁主管的主送单位就写它的名称如有抄送单位在正文之后写明抄送单位名称三正文报告的正文分为缘由事项和结尾三部分缘由是报告的基础说明发文的原因依据和目的或是由于形势发展的要求或是由于工作的需要或是由于上级的指示等等这部分要写得比较概括把有关情况交代清楚就行了不用展开事项是报告的主体和核心部分这是需要上级了解的主要内容要交代清楚工作报告写的是工作情况问题和今后打算等情况报告写发生的具体事件处理情况以及教训等答复报告的内容比较简单上级问什么就答什么结尾是一些习惯用语如特此报告特此报告请审查等它另起一行四签署在正文之后的右下角写明制发报告单位的名称和日期如果在标题中已写明发文单位的名称这里可以省略不写日期则年月日要写齐全三注意事项报告属陈述性文体或汇报工作或反映情况或答复上级单位的有关询问对于报告受文单位不用答复如果夹带请示事项将有关请示的内容搀杂在里面就会贻误工作需要上级单位解决一些问题应另外用请示行文决不能出现请示报告类文种如何写先进事迹材料写作先进事迹材料一般有两种情况一是先进个人如先进工作者优秀党员劳动模范等一是先进集体或先进单位如先进党支部先进车间或科室抗洪抢险先进集体等无论是先进个人还是先进集体他们的先进事迹内容各不相同因此要整理材料不可能固定一个模式一般来说可大体从以下方面进行整理要拟定恰当的标题先进事迹材料的标题有两部分内容必不可少一是要写明先进个人姓名和先进集体的名称使人一眼便看出是哪个人或哪个集体哪个单位的先进事迹二是要概括标明先进事迹的主要内容或材料的用途例如王某同志端正党风的先进事迹关于评选张某同志为全国新长征突击手的材料关于评选某处党支部为省直机关先进党支部的材料等正文正文的开头要写明先进个人的简要情况包括姓名性别年龄工作单位职务是否党团员等此外还要写明有关单位准备授予他她什么荣誉称号或给予哪种形式的奖励对先进集体先进单位要根据其先进事迹的主要内容寥寥数语即应写明不须用更多的文字然后要写先进人物或先进集体的主要事迹这部分内容是全篇材料的主体要下功夫写好关键是要写得既具体又不繁琐既概括又不抽象既生动形象又很实在总之就是要写得很有说服力让人一看便可得出够得上先进的结论比如写一位端正党风先进人物的事迹材料就应当着重写这位同志在发扬党的优良传统和作风方面都有哪些突出的先进事迹在同不正之风作斗争中有哪些突出的表现又如写一位搞改革的先进人物的事迹材料就应当着力写这位同志是从哪些方面进行改革的已经取得了哪些突出的成果特别是改革前后的经济效益或社会效益都有了哪些明显的变化在写这些先进事迹时无论是先进个人还是先进集体的都应选取那些具有代表性的具体事实来说明必要时还可运用一些数字以增强先进事迹材料的说服力为了使先进事迹的内容眉目清晰更加条理化在文字表述上还可分成若干自然段来写特别是对那些涉及较多方面的先进事迹材料采取这种写法尤为必要如果将各方面内容材料都混在一起是不易写明的在分段写时最好在每段之前根据内容标出小标题或以明确的观点加以概括使标题或观点与内容浑然一体最后是先进事迹材料的署名一般说整理先进个人和先进集体的材料都是以本级组织或上级组织的名义是代表组织意见的因此材料整理完后应经有关领导同志审定以相应一级组织正式署名上报这类材料不宜以个人名义署名写作典型经验材料般包括以下几部分标题有多种写法通常是把典型经验高度集中地概括出来一般不采用公文标题的写法这种集中概括出来的标题既包含正文中各部分典型经验的内容又不是这些内容的简单重复可以说就是典型经验的主题开头一般是展示典型经验的背景材料和突出的成果背景材料包括典型的自然情况社会背景等既要写出典型经验出现的环境又不要冗长罗唆成果要概括写出最为突出之点并尽可能与背景材料相映衬有的也把成果放在材料的尾部来写这要根据具体材料安排主体对典型经验的具体展开是典型经验材料的核心部分写作这部分内容一般是从总体上把典型经验按照一定的逻辑关系分成几个部分几部分都是紧紧围绕标题服务于标题说明标题各部分之间要有内在联系但不能互相重复互相包含要相对独立地处在一个统一体内一般来说这部分内容的表述应当既要有思想又应有具体做法或实例既要有面上的综合又应有点上的说明最好还要有一些必要的数字写作先进典型材料应当注意以下一些问题事实必须真实可靠先进典型材料的先进事迹是否真实直接关系到先进典型的生命力只有绝对真实才能使先进典型真正具有教育人鼓舞人的作用因此凡是材料中反映的先进思想先进事迹和典型经验一定要认真核对清楚不允许有半点虚假拔高或拼凑及张冠李戴的情况不能把道听途说未经核实的先进事迹和经验写入材料如果确实一时难以搞清楚宁可暂时不写也不能勉强凑数观点和提法要分寸恰当在叙述先进典型的先进事迹和经验时要注意摆正先进典型和其他群众集体的关系许多先进个人先进集体的事迹都不是单枪匹马干成的是与周围群众和其他集体单位的大力支持分不开的因此讲先进典型的事迹经验一定要注意切不可讲那些脱离群众脱离整体观念的过头话否则就不能起到先进典型的带动作用文字要朴实简明整理先进典型材料主要是通过实实在在的事实说话这就要求在语言文字的表达上一定要善于选择那些实在贴切的词语不要过多选用做修饰成分或言过其实的形容词不要讲空话套话硬拉架子做文章话要说得简洁明了凡是能用较少的话把事情说清楚的就不要把话拉长