供应商选择审计.docx

供应商的选择审计分析一流程简介选择供应商也就是确定采购渠道它是企业采购业务流程中非常重要的环节有关该部分的流程图如附图供应商选择业务流程图所示供应商的选择一共经历两轮评审第二轮在推荐供应商名单的基础上确定合格供应商名单流程主要由三个部门负责分别是质管部技术部和采购部他们在流程中的职责大致如下表所示质管部对供应商产品质量实施检测和控制对供应商生产过程实施检测对供应商改进措施给出产品质量方面建议跟踪供应商整改设立预警机制及时出具质量问题报告样品试订单产品质量检测技术部从技术层面评审供应商判断不接纳供应商的技术必要性是否需要重审样品试订单产品技术检测采购部寻找新供应商调查现存供应商选举供应商评审委员会从价格供货速度和供货稳定性等层面评审供应商发出CPAR报告制作AVL名单并标记审核周期判断是否有客户指定需重审的不接纳供应商二风险分析供应商选择不当可能导致采购物资质次价高甚至出现舞弊行为是企业需要重点关注的风险领域针对设计的流程图主要风险及对应的关键控制点在下表中列示主要风险关键控制点样品试订单产品确认过程出现问题导致优质供应商被错过做好复核控制确保质管部审批部以及采购部三个部门都参与了产品确认流程复核样品试订单产品检测报告将报告与评测分数做一一对应检查供应商推荐名单评选出现舞弊优质供应商未能进入劣质供应商混入做好授权控制推荐名单的最终拟定是在采购部但必须有上级领导签字知情同时也要做好复核控制评测分数要与最终推荐一一对应对于不符的地方要给予说明评测依据也要进行抽查尤其是重要产品的供应商要对分数逐项检查评审委员会各部门人员配比不合理导致得到结果不合理评审委员会人员由三个部门领导拟定比例由采购部门决定但必须有专家和上级领导签字确保三个部门的人员都有且人数多少符合实际情况需要供应商具体评审标准评审打分不明确推荐名单之后的评审只有三种打分结果但无论哪种结果都要有具体依据而且就算没有标准也要由委员会成员独立打出分数已接纳供应商没有定期审核随着时间推移原来优质的供应商也可能出现问题做好审批控制供应商接纳后虽然不再审核但每批订单产品依旧需要审核而且入库后采购部门依旧要复核质管部门被授权设置预警机制随时反馈供应商产品质量问题采购部门也要对已接纳供应商的其他供货问题作出及时预警反馈大客户指定供应商始终在审核中不达标重审未接纳供应商的过程要由采购部之外独立人员完成对于这种情况要做好敏感性分析等向上级领导汇报由其决定不能随意做决定接纳供应商提供产品的质量出现问题尤其是在不需要审核的周期对于出现问题的供应商及时作出整改要求由质检部和技术部跟进整改进度并将其重新纳入有条件接纳供应商列入下一年审核范畴直至其再次可以列入接纳供应商接纳供应商的供货速度稳定性等出现问题尤其是在不需要审核的周期对于出现问题的供应商及时作出整改要求由采购部跟进整改进度并将其重新纳入有条件接纳供应商列入下一年审核范畴直至其再次可以列入接纳供应商三控制措施针对关键控制点的控制措施可以总结为以下三条1建立科学的供应商评估和准入制度对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查确定合格的供应商清单健全企业统一的供应商网络企业新增供应商的市场准入供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录都要由采购部门根据需要提出申请并按规定的权限和程序审核批准后纳入供应商网络企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查2采购部门应当按照公平公正和竞争的原则择优确定供应商在切实防范舞弊风险的基础上与供应商签订质量保证协议3建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度对供应商提供物资或劳务的质量价格交货及时性供货条件及其资信经营状况等进行实时管理和考核评价根据考核评价结果提出供应商淘汰和更换名单经审批后对供应商进行合理选择和调整并在供应商管理系统中作出相应记录针对内部控制的评价表如下所示检查项目检查内容序号检查标准评价标准评分结果实际得分好较好一般差好较好一般差组织机构控制分机构岗位设置分质管部技术部和采购部与供应商选择相关的岗位存在关键环节实行岗位分离避免权力过度集中评审委员会选举公平各个评审环节存在且有足够人员负责授权管理分供应商推荐名单合格供应商名单等重要文件拟定授权管理清晰相关签字盖章俱全供应商档案的建立接触权限管理是否完备不接纳供应商重审资格授权是否存在人员管理分相关岗位负责人能够保持与供应商方面无过密关系维持独立性评审委员会各个委员能够保持与供应商方面无过密关系维持独立性质管部技术部和采购部的相关人员是否能满足流程工作需要评审委员出自各部门比例是否合理能够满足评审需求吗业务运行控制分运行合规性分各个环节的复核授权工作是否遵照公司相关规定章程供应商推荐确定的打分是否遵照评审标准和评审依据样品试订单产品确认是否遵照流程管理规定运行有效性分评选供应商各流程在预计期限内完成各个相关岗位负责人绩效考核顺利确定的合格供应商出现事故的比率在目标范围内确定的供应商能够为企业带来一定竞争优势四调查问题调查问题围绕着业务流程以及内部审计的需要设置目的主要是在内审工作开展前了解企业的内部控制强弱各个环节需要投入的审计资源的多少等调查基本都是围绕着以下的各个问题1公司如何选择供应商是否有相关的政策2供应商档案的保管采用何种方式有无保密措施3供应商资格是否需定期审核若是请介绍一下审核的程序4供应商档案的授权接触控制是如何设置1使用系统的逻辑接触控制2手工管理的档案是否有相关的保密政策并由专人管理审计调查表如下所示内部审计调查表审核员涉及过程采购审核日期被审区域供应商选择序号提问人员文件授权流程管理条款号符合情况审核发现和不符合事项的描述符合不符合改进企业的质管部门是否有足够的人员能否承担流程中赋予的职责质管部关键负责人姓名部门的职责分配是否能够独立于其他部门能否提供样品和试订单产品确认具体流程在这方面劣质供应商的剔除原则是什么采购部寻找新供应商的具体流程是否借助了部门人员拟定推荐供应商名单的操作人员姓名授权审批是否清晰供应商申请书是否有清晰模板信息要求是否明确有哪些人员负责审核如何审核评审委员是否与供应商方面有过密关系型能否保持独立评审委员选举流程是否清晰各部门人员是否都有比例如何评审委员会评审流程是否有明确的文件记录评审过程评审依据是否清晰合格供应商名单拟定后是否对供应商进行了备案档案的授权接触控制是如何设置是否建立了应对供应商突发情况的对策如供应商财务困境法律问题等重大事故不接纳供应商的重审条件是否明确重审的相关授权审批是否清晰纠正预防措施报告的文件备案管理是否存在各部门是否履行了追踪整改的责任整改是否与报告中内容对应五审计流程具体的供应商采购审计流程如附图供应商采购审计流程图所示关于流程图中的具体审计程序主要包括以下七条内审工作小组最终以这些工作发现为依据得出审计结论作出内审报告一1与采购部经理进行访谈了解供应商分类的标准以及选择供应商承包商的标准和流程包括1标准的制定方法和制定人如质量标准由质量部门生产技术部或试验室制定价格标准由财务部采购部制定等及制定的标准如供货质量供货及时性货款价格生产能力信誉等2候选供应商的数量其中包括本年新开发的供应商现存的想要保留的供应商3选择过程如是否经过招标是否由各部门综合评价样品和试订单产品的确认方式委员会第二轮审核如何进行等等4所使用的档案如书面政策询价单据评审表供应商档案等及相关重要文件如供应商申请书推荐供应商名单供应商打分表评审委员情况表AVLCPAR等5选择的标准及流程是否有改变及改变的频率甚至必要时要询问改变的原因6符合标准但未列入最终名单的供应商承包商是否列入潜在供应商名单已经列入名单的供应商的未来审核计划和流程如何是否有应对供应商出现突发事故的准备2取得公司选择供应商承包商的书面政策文件等查看是否经管理层审批并与以上了解到的程序比较是否有出入3根据了解到的政策下达部门询问该部门的操作人员对政策了解的程度二1取得公司的供应商名单查看是否经过管理层的审批2采用判断抽样的方法抽取几家供应商查看相应的单据如评审表等判断是否经过公司规定的选择流程3采用判断抽样的方法随机抽取几张采购发票查看是否全部从列入名单的供应商处采购4对供应商选择流程的重要领导及评审委员进行背景调查主要判断其是否与现存供应商方面有过密关系能否保持独立性三1对生产部门及采购部门进行访谈了解对原料的质量问题如何监控如是否将其记录在案并及时与供应商反馈2采用判断抽样的方法随机抽取几个反馈记录查看是否及时与供应商沟通和改进情况以及是否在对供应商的评价报告中有所反映3针对已经发出CPAR及整改措施的供应商查询跟踪整改人员的工作记录判断其是否尽职尽责4对接纳供应进行排查计算其发生问题的频率判断是否可能存在供应商选择失误或舞弊四1对采购部经理进行访谈了解更新供应商承包商的标准和流程1对供应商承包商的定期复核频率2对供应商承包商的复核程序与方法如评价报告等2采用判断抽样的方法从供应商清单中抽取几家供应商查看相应的评价报告判断是否经过公司规定的定期复核流程3从评价报告中寻找不合格的供应商查看是否还在最新的经管理层批准的合格供应商名单中4查看不合格的供应商名单及相关档案是否有所保存五1与采购部IT部等相关部门进行访谈了解供应商数据更改的政策与流程使用的单据审批人等2采用判断抽样的方法抽取个数据更改记录查看更改人是否经过适当的授权更改的记录是否辅有相应的批准与审核单据资料的更改是否及时六1询问采购部有无对供应商承包商档案保密的政策并获得书面文本复核管理层的确认2访谈采购部门具体业务人员评价供应商保密政策的执行情况七1访谈IT人员了解系统中供应商档案控制的情况2在IT人员的帮助下获得可以访问供应商档案人员的名单3了解评估名单所列人员授权的恰当性