PMC采购日常工作职能与方法.doc

日常工作方法接单接到订单后需进行确认是否为新客户或者是新产品如果为新客户或者是新产品需再确认订单的注意事项包括样品单与量试单依订单注意事项追踪相关资料确保订单建立与生产计划时无异常情况物料请购接到审核后的订单首先应核对然后进行物料的需求状况分析计算出物料的用量标准用量标准单位用量计划生产量设定标准不良率和材料的请购天数并且根据库存良品及实物的确认确定物料的请购量及物料的到料时间做到不断料不呆料不囤料物料异常供应商来料不良进料品管应发来料不合格品处理通知单根据实际情况作出特采分选重工返修批退处理并且及时与采购确认来料的交期当处理紧急物料时应提前一天通知进料品管并要求物料来料时品管需在内作出检验结果跟踪入库及上线直到订单出货设计变更物料接到变更通知后需确认是否有订单需求并且立即对库存进查核若为报废则立即通知仓管进行全部报废处理有正式订单需求的要在第一时间下采购订单注明为设计变更物料要求采购内确认供应商的交期若为重工返修之物料需立即通知生产单位重工返修后入库若为限定使用需根据限定要求通知仓库作标识进行隔离区分当库存物料用后之余量不足一张订单则申请报废处理若为继续使用需掌握库存的使用状况当余量不足一张订单则申请报废处理紧急物料当订单交期较短时且物料异常较大时物料会存在供应商交期困难在下单时需注明原因同时要求采购小时内回复将最终交期知会相关部门若为漏单则需注明情况并且作紧急物料处理确保订单正常出货每周需将紧急物料列出明细在周例会说明并跟踪异常情况订单变更接到变更订单的通知后需立即做交期调整一览表对需要交期或数量要调整的部分知会采购速通知供应商进行变更对订单取消的部分且供应商已生产的物料根据适当情况进行交期延后三个月生产进度根据物料交期提前三天与采购确认有异常状况需及时知会主管同时与技术协调是否有替代品与计划协商变更生产计划及时与相关人员和部门做出相应处理并确认最后的结果交期无法完成找出问题所在及时知会相关单位和上司同时在订单交期的前三天提供延货单报告与采购小时后采购须确认最终交期马上知会相关单位的订单的最后交期呆滞物料在每月初根据仓库提出的呆滞物料清单作出处理意见当库存周转率极低或根本闲置不用之物料腐蚀或损坏等且金额较小应作出报废申请金额较大的可作退厂退库调拨交换并修拆零利用售卖赠送销毁处理有订单需求的且库存为合格品时应遵循先进先出之原则对不够订单的部分重新下采购单最高存量一个生产周期时间每日耗用量安全库存采购岗位职责认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则努力提高自身采购业务水平按时按量按质完成采购供应计划指标积极开拓货源市场货价比三家选择物美价平的物资材料完成下达的降低采购购成本的责任指标负责与客户签订采购合同督促合同正常如期的履行并催讨所欠退货或索赔款项的工作职责代表的缩写形式意思为生产及物料控制通常它分为两个部分生产控制或生产管制台日资公司俗称生管主要职能是生产的计划与生产的进度控制物料控制俗称物控主要职能是物料计划请购物料调度物料的控制坏料控制和正常进出用料控制等产能分析主要针对哪几个方面产能的分析主要针对以下几个方面做何种机型以及此机型的制造流程制程中使用的机器设备设备负荷能力产品的总标准时间每个制程的标准时间人力负荷能力材料的准备前置时间生产线及仓库所需要的场所大小场地负荷能力生产排期应注意什么原则生产计划排程的安排应注意以下原则交货期先后原则交期越短交货时间越紧急越应安排在最早时间生产客户分类原则客户有重点客户一般客户之分越重点的客户其排程应越受到重视如有的公司根据销售额按法对客户进行分类类客户应受到最优先的待遇类次之类更次产能平衡原则各生产线生产应顺畅半成品生产线与成品生产线的生产速度应相同机器负荷应考虑不能产生生产瓶颈出现停线待料事件工艺流程原则工序越多的产品制造时间愈长应重点予以关注管理做得差容易造成什么现象的计划能力控制能力及沟通协调能力做得差容易造成以下现象经常性的停工待料因为生产无计划或物料无计划造成物料进度经常跟不上以致经常性的停工待料生产上的顿饱来一顿饥因为经常停工待料等到一来物料交期自然变短生产时间不足只有加班加点赶货结果有时饿死有时撑死物料计划的不准或物料控制的不良半成品或原材料不能衔接上该来的不来不该来的一大堆造成货仓大量堆积材料和半成品生产自然不顺畅生产计划表仅起形式上的作用生产计划与实际生产脱节计划是一套生产又是一套生产计划根本不起作用徒具形式对销售预测不准或对产能分析不准不能针对产能进行合理安排没有空留余地生产计划的机动性不强生产计划变更频繁紧急订单一多生产计划的执行就成了泡影计划生产及物料进度协调不强影响交货期降低公司声誉生产经常紊乱品质跟着失控造成经常性的返工经常返工又影响生产计划的执行造成恶性循环部工作职责主管生产计划的编排制定跟进与实施安排物料计划制定物料采购审核物料管理目标达成相关部门的沟通与协调订单评审的执行与督导部门人员的培训沟通仓库管理客诉反应及客户满意度调查跟单员订单审核和编制生产指令单客户资料的建立并负责与客户沟通与协调建立每月出货统计表出货交运安排跟催物料和生产进度物料计划实施与控制生产排程客人投诉的跟进平衡供与需之间的关系采购建立供应商评估资料及价格记录打办询价比价议价订购作业交料进度控制与逾交跟催进料品质数量异常处理协助配合应付款整理审查供应商考核提报文员部门人员考勤及加班申请部门文件的分发整理分类存放编写文件如内部行文会议记录等文件的签收分发传阅仓库月报表整理部门人员所需办公用品的申购与存放完成上级安排的工作统计员统计各个部门每天的生产效率工时损耗统计塑胶部与装配部的生产进度统计每月生产物料损耗与来料不良的成本率每周成品入库出货与装配每周流线加工包装生产明细汇总统计原料进出明细职员工考核的统计报表文件的整理及分类存放服从完成上级的安排仓库主管规划仓库物品摆放区域负责仓管工作之安排对每月库存盘点之数据负责对每日进出帐负责保持帐物卡一致成品仓管成品缴库之点收核对成品出库交运处理成品保管及帐务处理成品库位规划整理与安全维护提供有关成品库存资料滞存品库存提报每月底一次库存盘点与帐务检讨五金电子包材仓管进厂材料点收及不合格品退回材料发放批号管制余料提报库位规划整理与安全维护滞料及有价值废品之库存提报提供有关库存动态资料每月库存重点盘点与帐务核对服从上级安排对仓库工作负责指导下属规范作业塑胶仓管进仓胶件喷油件点收及不合格品退回货仓依据生产指令单备料发料送料到车间交接当天的单据当天完成登入帐卡工作并派发当天单证对货仓胶件进行分区归类摆放以及防尘保护工作滞存品库存提报每月库存重点盘点与帐务核对必须经常帐务检讨并保持帐物卡一致每天下班前对货仓进行检查并做好安全维护工作服从上级安排对仓库工作负责指导下属规范作业仓库搬运工负责材料的搬运工作负责成品出货搬运工作协助仓库规划与管理采购基础知识和各种采购所需的资料和文件范文标准采购作业程序采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件由采购经办人员先核对请购内容查阅厂商资料采购记录及其他有关资料后开始办理询价于报价后整理报价资料拟订议价方式及各种有利条件进行议价办妥后依核决权限呈核订购详细作业程序及要点如采购作业程序及要点标准采购作业细则请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下一常备材料生产管理部门二预备材料物料管理部门三非常备材料订货生产用料生产管理部门其他用料使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立递送一请购经办人员应依存量管理基准用料预算参酌库存情况开立请购单并注明材料的品名规格数量需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号由各部门依事业部别编订请购单内购外购附请购案件寄送清单送采购部门二需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料请购部门应以请购单附表一单多品方式提出请购三紧急请购时由请购部门于请购单说明栏注明原因并加盖紧急采购章以急件卷宗递送四材料检验须待试车方能实施者请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限五庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况并考虑库存情况填制请购单提出请购第三条免开请购单部分一下列总务性物品免开请购单并可以总务用品申请单委托总务部门办理但其核决权限另订其列举如下贺奠用物品花圈花篮礼物等招待用品饮料香烟等书报含技术性书籍及定期刊物名片文具等打字刻印报表等二零星采购及小额零星采购材料项目第四条请购核决权限壹内购原物料请购金额预估在万元以上者由科长核决请购金额预估在万元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决财产支出请购金额预估在元以下者由科长核决请购金额预估在元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决总务性用品请购金额预估在元以下者由科长核决请购金额预估在元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决附注凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核二外购请购金额预估在万含元以下者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决第五条请购案件的撤销一请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购同时于请购单内购或请购单外购第一二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因二采购部门办妥撤销后依下列规定办理采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门原请购单已送物料管理部门待办收料时采购部门应通知撤销并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门原请购单未能撤销时采购部门应通知原请购部门采购第一节一般规定第六条采购部门的划分一内购由国内采购部门负责办理二外购由国外采购部门负责办理其进口庶务由业务部门办理三总经理或经理对于重要材料的采购可直接与供应商或代理商议价专案用料必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业第七条采购作业方式除一般采购作业方式外采购部门可依材料使用及采购特性选择下列一种最有利的方式进行采购一集中计划采购凡具有共同性的材料须以集中计划办理采购较为有利者可核定材料项目通知各请购部门依计划提出请购采购部门定期集中办理采购二长期报价采购凡经常性使用且使用量较大宗的材料采购部门应事先选定厂商议定长期供应价格呈准后通知各请购部门依需要提出请购第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区材料特性及市场供需分类制定材料采购作业处理期限通知各有关部门以便参考遇有变更时应立即修正第二节国内采购作业处理第九条询价比价议价一采购经办人员接获请购单内购后应依请购案件的缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料除经核准得以电话询价之外另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价二若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明经主管核发后先会使用部门或请购部门签注意见后呈核三属于买卖惯例超交者如最低采购量超过请购量采购经办人员于议价后应于请购单询价记录栏中注明经主管签认后呈核四对于厂商的报价资料经整理后经办人员应深入分析后以电话等联络方式向厂商议价五采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件主管应立即指定经办人员先行询价议价待接到请购单后按一般采购程序优先办理六试车检验的采购条件采购经办人员应于请购单注明与厂商议定的付款条件呈核第十条呈核及核决一采购经办人员询价完成后于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核并依请购核决权限呈核二采购核决权限第十一条订购一采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购并以电话或传真确定交货到货日期同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包装方式二若属分批交货者采购经办人员应于请购单上加盖分批交货章以资识别三采购经办人员使用暂借款采购时应于请购单加盖暂借款采购章以资识别第十二条进度控制及事务联系一国内采购部门应分询价订购交货三个阶段以采购进度控制表控制采购作业进度二采购经办人员未能按既定进度完成作业时应填制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期经呈主管核示后转送请购部门依请购部门意见拟订对策处理第十三条整理付款一物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连同材料检验报告表其免填材料检验报告表部分应于收料单加盖免填材料检验报告表章送采购部门经与发票核对无误于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结帐前办妥付款手续如为分批收料者请购单内购的会计联须于第一批收料后送会计部门二内购材料须待试车检验者其订立合同部分依合同规定办理付款未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款三短交应补足者请购部门应依照实收数量进行整理付款四超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款否则仅依订货数付款第三节境外采购作业处理含进口事务关务第十四条询价比价议价一外购部门依请购单外购的需求日及急缓件加以整理并依据供应厂商资料并参考市场行情及过去询价记录以电话或传真方式进行询价作业但因特殊情况独家制造或代理等原因应于请购单外购注明外原则上应向三家以上供应厂商询价比价或经分析后议价二请购的材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后会请购部门确认第十五条呈核及核决一比价议价完成后外购部门应填制请购单外购拟订订购厂商预定装船日期等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决二核决权限采购金额以美元总价折合在元含以下者由经理核决采购金额以美元总价折合超过元以上者由总经理核决三采购案件经核决后如发生采购数量金额的变更时请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十六条订购与合同一请购单外购经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续二需与供应厂商签订长期合同者外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书依采购核决权限呈核后办理第十七条进度控制及异常处理一外购部门应以请购单外购及采购控制表控制外购作业进度二外购部门于每一作业进度延迟时应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门三外购部门于外购案件装船日期有延误时应主动与供应厂商联系催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理第十八条进口签证前请购单外购核准后的专案申请一专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税二进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口第十九条进口签证外购材料订购后外购部门应即检具请购单外购及有关申请文件以申请外汇处理单需在一星期内办妥结汇时加填紧急外购案件联络单送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局办理签证并于输入许可证核准时通知外购部门第二十条进口保险一条件的进口案件进口单位应依请购单外购外购部门指示的保险范围办理进口保险二进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单外购上标示以便货品进口必须公证时进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证第二十一条进口船务一的进口案件进口单位船务经办人员于接获请购单外购时应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料原则上选定三家以上船公司或承揽商以便进口货品可机动选择船只装运二进口单位船务经办人员应将所选定的船公司或承揽商品名称提供进口结汇经办人员于信用状开发申请书列明作为信用状条款向发货人指示装船三如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于请购单外购上注明避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船第二十二条进口结汇进口单位应依请购单外购标示的间发信用状日期办理结汇并于信用状开出后以开发快报通知外购部门联络供应厂商第二十三条税务一免货物税及工业用证明的申请进口的货品可申请免货物税者外购部门应于输入许可证核准后检具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外其他合于免税规定的人造树脂类材料外购部门应于开发信用状后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税二专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前检具有关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及保证手续第二十四条输入许可证信用状的修改供应商成本公司要求修改输入许可证或信用状时外购部门应开立信用状输入许可证修改申请书经呈核后检具修改申请文件送进口事务科办理第二十五条装船通知及提货文件的提供一外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时应立即填制装船通知单分别通知请购部门物料管理部门及有关部门二外购部门收到供应商的装船及提货文件时应检具输入许可证及有关文件以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书三提货背书办妥后外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件以装运文件处理单办理报关提货四管理进口物品放行证的申请进口管理物品时外购部门应于收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照以便据此报关提货第二十六条进口报关一关务部门收到请购单外购及报关文件时应视买卖保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立外购到货通知单含外购收料单送材料库办理收料二不结汇进口物品进口单位邮寄包裹则为总务部门应于接获到货通知时查明品名数量等资料并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货如系无价进口的材料补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立外购到货通知单含外购收料单通知收货部门办理收料而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理三关税缴纳前进口单位应确实核对税则税率后申请暂借款缴纳四海关估税的税率如与进口单位估列者不符时进口单位应立即通知外购部门提供有关资料于海关核税后天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件进口单位应于进口报关追踪表记录以便督促销案五税捐记帐的进口案件进口单位应依请购单外购于报关时检具必需文件办理具结记帐并将记帐情况记入税捐记帐额度记录表及税捐记帐额度控制表六船边提货的进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续以便船只抵港时即时办理提货第二十七条报关进度控制关务部门应分报关验关估税缴税放行五阶段以进口报关追踪表控制通关进度第二十八条公证一各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素研判材料项目如外购散装材料通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证二外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证三进口货品办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证报告分送有关部门第二十九条退汇一外购部门依进口材料的装运情况判断信用状剩余金额已无装船的可能时应于提供报关文件时提示进口单位并于进口材料放行及输入许可证收回后开立信用状退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇二退汇金额较大但信用状未逾有效期限者外购部门应向供应厂商索回信用状正本送进口单位办理退汇第三十条索赔一外购部门接到收货异常报告材料检验报告表或公证报告等时应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理二以船公司或保险公司为索赔对象者由进口单位办理索赔以供应厂商为索赔对象时由外购部门办理索赔三索赔案件办妥后索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档第三十一条退货或退换一外购材料须予退货或退换时外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请二复运出口进口的有关事务外购部门应负责办理其出口进口签证船务保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理三退换的材料进口时依本节有关规则办理第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供一采购部门应调查主要材料的市场与行情并建立厂商资料作为采购及价格审核的参考二采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目提供市场行情资料作为材料存量管理及核决价格的参考第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核如材料选用质量检验等第三十四条异常处理审查作业中若发现异常情况采购单位审查部门应即填制采购事务意见反应处理表或附报告资料通知有关部门处理附则第三十五条本办法呈总经理核准后实施增设修订亦同采购基础知识一采购概念所谓采购就是指商品的选择与进货在零售业中它还包括商品售价的制定商品结构的确定促销之企划以及为营运部门供货的日常操作对毛利指标之达成承担最大的责任二采购的基本任务筛选合作的供应商慎选适合本公司客户群的产品与供应商谈判最有利的供货条件包括品质包装品牌折扣价格进货奖励广告赞助促销浮动订货数量交货期限及送货地点等设定最有竞争力同时又有合理利润之售价与销售部门作最有效的沟通确保商品畅销收集市场资讯掌握市场之需要及未来的趋势为公司创造最高的业绩及利润三采购人员的素质要求操守廉洁做事可以失败做人不可失败掌握市场努力通过各种渠道了解市场知已知彼百战百胜精打细算会卖不如会买顾客眼睛是雪亮的让供应商牺牲少许利润但销售量增加了他们还是会乐意的采购流程采购流程和各种物料知识包括一些谈判技巧和突发问题的处理包括作为一个采购员应有的素质廉洁自律一般要求熟悉英语懂系统下面是采购流程首次向供方采购原材料或外协加工时均需要求供方送适量的样品并且附该样品的检验报告二份检验报告书中需含所送样品的主要性能和技术参数样品需由技术部品质部确认合格后方可与供方建立采购关系确认后的样品报告发放一份至供方另一份经营部门留存供方实地是对供方的进一步了解由经营部召集技术部品质部及生产车间相关部门依据供方记分评审表对供方的制造能力及质量管理能力进行实地的了解评估并回公司后统计评估结果评审不合格时由经营部将评审结果交总经理批准不予录用或由经营部通知供方限期整改整改后再向公司申请对该供方进行再次评审若再评审不合格时则取消与公司合作的资格确定的合格供方由经营部负责组织鉴定采购合同技术协议和质量保证协议技术部和品质部协助样品确认由技术部提供的技术资料或性能参数再由经营部将这些资料提供给供方要求供方准备样品供方出具样品检测报告必须交给技术部技术人员和品检人员进行样品检查评审评审为合格时由经营部将评审结果交总经理批准若样品检查不合格或不符合要求时由经营部将检查结果通知供方可要求供方进行第二次送样检验若仍判定不合格则取消供方与公司合作的资格