探究电网企业差旅费报销分析.docx

探究电网企业差旅费报销分析企业差旅费是指员工因公出差期间而发生的住宿费交通费伙食费和公杂费等各项费用是一项重要性常规支出项目电网企业员工差旅费主要包括参加各类会议和培训线路巡视营销推广物资招标及驻厂监造等各类支出一般占企业可控管理费用总额的比例较高费用发生频繁管控难度较大一差旅费报销基本流程随着电网企业信息化建设工作的不断深入差旅费报销业务已实现线上处理业务部门员工通过在员工报销系统中填写报销信息包括出差事由天数地点收款人等要素系统根据有关补助标准自动计算伙食费和公杂费补助金额并生成待报销单据同时还需要上传报销发票影像并与报销单据完成挂接后生成正式报销单据单据经主管领导线上审批后在ERP系统中生成预制凭证经财务人员审核后生成记账凭证业务人员通过查询单据流转信息了解审批状态确认审批通过后到财务部门办理报销收款二管理中存在的主要问题电网企业是资产资金密集型企业计量装置涉及千家万户供电线路跨越河流山川资产分布广泛分散供电营业所一般在各乡镇均有设立为不断增供扩销提高优质服务质量并确保企业安全生产上级单位和本级企业每年均会安排各类营销检查施工监理线路巡视及业务培训等工作这种生产经营特点特别决定了电网企业差旅费报销具有发生频次高报销人员广单次报销金额低但年度费用发生总额高的特点以线路巡视工作为例安全管理部门按月制定巡线计划巡视工人每月均会按计划开展线路巡视做好鸟害防范设备缺陷记录等工作而供电线路短则几十公里长则上百公里完成一次巡视工作需要几天甚至一周才能完成导致此类差旅费发生十分频繁特别是检修公司年发生差旅费报销单据上千笔总金额一般占可控费用的比例会超过20对财务部门而言差旅费报销占用了日常成本管理较多工作量审核难度大工作效率不高在预算及成本管理方面电网企业一般按照差旅费定额核定业务预算根据单位定编人数区分管理人员和一般人员比例按照每人每年费用定额标准计算确定差旅费年度预算受物价水平和实际出差频次变动影响科学合理的年度定额标准很难制定如制定过高则不利于费用控制存在费用套取空间不利于风险防范如制定过低又不能保证企业生产经营实际业务需求挤占其他可控费用空间在员工报销系统上线应用以前差旅费出差频次各类人员人均实际年发生金额难以计算制定费用定额标准只能依靠大致估算缺乏历史数据支持三差旅费数据分析基础差旅费报销业务实现信息化处理后为深入开展数据分析提供了可能分析数据主要来源于四个方面一是员工报销系统基础数据对于出差事由地点及报销人等报销业务具体信息字段可通过员工报销系统单据查询整理二是差旅费账务数据因报销会计凭证在ERP系统财务模块生成可通过查询差旅费明细账和记账凭证获取报销账务处理信息三是员工岗位信息基础数据ERP系统上线后人资模块实现对各单位全覆盖人员岗位分类中的大类中类和小类基本信息可通过人资模块获得四是原始凭证影像信息在办理报销业务时业务人员扫描了有关发票影像并按报销单据号进行挂接可通过对会计凭证的穿透查询进一步查看报销发票影像信息四差旅费数据分析内容综合员工报销系统基本业务信息及ERP系统人资模块和财务模块有关信息可对电网企业差旅费报销开展多维度分析一是费用构成分析差旅费报销从内容上可划分为住宿费交通费公杂费及伙食补助四类实际工作中电网企业对不同级别人员住宿费报销标准有明确规定对伙食费及公杂费补助按照供电区域内省会城市及省外城市制定不同补助标准简而言之按照差旅费管理标准四类报销项目之间以及单项报销项目与报销总额之间存在一定比例关系如比例关系异常则差旅业务报销的合规性及管理的规范性应予以重点关注特别是对于没有住宿费及交通费报销发票仅通过填写单据报销公杂费及伙食补助的业务存在报销管控不严滥发补助的可能性二是组织机构分析在ERP系统财务模块电网企业一般按照本部管理部门二级管理单位及不同班组划分成本中心系统对差旅费报销记账凭证数据自动按成本中心归集通过分析成本中心报销数据并比对历史报销发生数据情况可确定差旅费管理的重点机构部门及班组确定费用发生重点成本中心后可进一步通过追踪员工报销系统报销单据分析报销数据发生的合理性和规范性三是岗位构成分析按照电网企业员工岗位分类标准员工岗位划分为经营类管理类技术类技能类及服务类五类并在ERP系统人资模块集成通过导出员工报销系统报销单据应用Excel有关函数以报销人为关键字段与人资模块员工岗位分类信息进行匹配可统计分析出电网企业每类员工差旅费发生实际情况为进一步细化完善差旅费定额提供了数据基础四是时间进度分析电网企业生产作业和气候季节因素密切相关并有较强的计划性对东北地区检修业务一般以春检秋检的方式安排而培训业务一般在冬季开展招标业务按照年初规定批次进行差旅费报销费用的发生应与企业生产经营实际情况相吻合如在年底出现费用集中报销则存在突击花钱的可能性应重点给予关注和审核五是业务综合分析对于通过费用构成组织机构岗位分类及时间进度分析初步确定存在报销风险的业务可通过系统远程追踪查看报销原始发票影像进一步分析业务发生的真实性必要时针对这些业务开展现场检查和审计五有关启示与建议一是提升完善系统功能从目前财务信息化建设和应用实际情况看现有信息系统功能还不能有效支撑差旅费数据分析需求实际分析工作更多依赖人工导出基础数据后应用Excel有关函数及数据透视表功能实现工作效率有待进一步提高未来应通过系统开发集成人资模块岗位设置人员分类等信息包括集成财务稽核模块在内的有关数据通过系统功能完善开发自动开展差旅费分析二是完善细化定额管理目前电网企业差旅费定额按照管理人员和一般人员两类人员制定未按照供电企业岗位分类标准进一步细分从分析结果看输电运维及信息通信等小类人员年差旅费发生金额高于管理人员与实际定额水平差距较大未来应通过差旅费分析计算参照历史费用实际发生水平进一步完善细化定额管理按岗位大类或中类甚至小类制定定额标准提高差旅费定额管理的科学性三是强化报销风险防控在当前形势下电网企业对业务招待费及福利费等重要敏感性费用支出管控日益严格如费用预算下达宽裕基层单位存在通过差旅费报销变通处理相关费用或发放补贴的可能性为有效防范风险一方面应强化差旅费日常报销审核和内部常规审计加强日常过程管控另一方面应通过对差旅费开展数据分析查找有无突击集中报销频繁报销等高风险报销行为进一步强化报销分析管控有效规范业务处理提高风险风控水平