会议接待人员培训.docx

LOGO202X会议接待人员培训会议接待人员培训内容一会议接待简介会议接待是运行部的一项经常性的工作具有综合与系统特点具体涵盖迎宾服务食宿安排车辆保障会场布置接送站宴会招待内外联络等等特别是各类仪式经验交流等大型集会来宾数量多层次高服务保障职能尤其繁重涉及方方面面会议接待是否成功不仅需要精心组织周密安排而且要求参与会议接待的人员具有热情周到耐心细致的职业素质和礼仪修养确保会议接待过程的统一规范高效流畅使各个环节方面都体现出较高的职业水准和礼仪水准通过优质服务文明服务展现接待地的文明礼仪形象二会议确认接到会议通知单后会议接待人员需及时与会务组负责人沟通以会议预定单形式确定具体参会人数人员名单会议的时间主题形式住宿需求餐饮需求及车辆需求会议费结算等以上信息确认后会议接待人员需制作和填写会议通知单及北京技术中心会议联络单应包括每项工作落实的具体时间要求并发送至院本部及中心相关部门及人员此外还需附上到北京技术中心和住宿宾馆的路线图七会议室安排安排会议室要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑会议室大小要适中会场太大人数太少空下的座位太多松松散散会场太小人数过多挤在一起附属设施要齐全且运行正常会议接待人员一定要对会议室的会议办公视频多媒体音响及照明设备空调通风卫生电话等进行检查不能够因为上次会议是从这里开的没出什么问题就草率地认为这回也会同样顺利否则可能会造成严重后果此外如参会人员车辆较多需安排专用停车场并安排专人引导接待前要注意以下几方面工作对来宾的基本情况做到心中有数包括来宾的单位姓名身份人数民族来意大体停留时间等制定和落实接待计划根据了解的情况负责接待工作的人员应及时向主管领导和有关人员汇报听取主管领导对接待工作的安排意见八会场的布置会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置根据会议要求在会场布置横幅主席台席卡引导牌签到桌等大厅电子屏显示欢迎和庆祝标语会议桌上如需摆放杯碟茶杯毛巾碟烟缸矿泉水水果点心席卡纸笔等整体应摆放美观干净且统一会议资料及礼品由会务承担部门单位自行安排坐席的配置要符合会议的风格和气氛讲究礼宾次序主要有以下几种配置方法圆桌型如果是使用圆桌或椭圆形桌子这种布置使与会者同领导一起围桌而坐从而消除不平等的感觉另外与会者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交换意见这种形式适于1016人左右的会议A302会议室座次安排由会务组负责人确认应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置企业最高领导与上级领导相对而坐同级别的对角线相对而坐口字型如果使用长形方桌这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议A317会议室教室型这是采用得最多的一种形式它适用于以传达情况指示为目的的会议这时与会者人数比较多而且与会者之间不需要讨论交流意见这种形式主席台与听众席相对而坐主席台的座次按人员的职务社会的地位排列主席的座位以第一排正中间的席位为上其余按左为下右为上的原则依次排列九会前检查会前检查对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救的最佳方式提前进入接待岗位接待人员应该在与会者到来之前提前40分钟进入各自的岗位并进入工作状态一般的接待工作分以下几个岗位迎宾迎宾位置设定在大堂门口及三层电梯门口处如有安排人员和车辆接领导或领导专车前往时应积极与驾驶员保持联系在领导抵达中心前分钟相关领导接待安排好会见地点及陪同人员等签到设一张签字台配上12名工作人员签字台处需备有签到笔和签到本向客人递笔时应脱下笔套笔尖对自己将笔双手递上签到本应精致些以便保存如需要发放资料应礼貌地双手递上接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数引领签到后会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座对重要领导应先引入休息室由中心领导亲自作陪会议开始前几分钟再到主席台就座接待会服人员应在会议开始前15分钟将茶水倒满待与会者坐下后会服人员应递上毛巾热情向与会者解答各种问题满足各种要求提供尽可能周到的服务十会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重大方敏捷及时服务人员注意观察每一位与会者以便及时为其添茶水到水应动作轻盈快捷规范杯盖的内口不能接触桌面手指不能接触到杯口上不能发生杯盖碰撞的声音一般是左手拿开杯盖右手持水壶将热开水准确倒入杯里不能让茶水溅到桌面上或与会者身上杯子放在与会者桌上的右上面如果操作不慎出了差错应不动声色地尽快处理不能惊动其他人不能慌慌张张来回奔跑将与会者的注意力引到自己身上否则这将是极大的工作失误其他服务会议按拟定的程序进行应紧凑不要出现冷场的局面这就要求各个工作人员严阵以待做好各项准备工作为使会场上的活动有条不紊必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练避免会场上出现混乱如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事服务人员应走到他身边轻声转告他如果要通知主席台上的领导最好用字条传递通知避免无关人员在台上频繁走动和耳语分散与会者注意力会议用餐及时与会务组负责人确定用餐时间及用餐标准及时印制餐券做好会后服务的准备会议进行之中就应为会后服务做好准备如会后的用车也应在会议结束前妥善安排十一会后服务会议结束后全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作统一调度会议结束后有时还会安排会餐参观等这些工作应由运行部会议接待人员统一指挥和协调同时其他接待人员要积极配合各负其责做好自己分担的工作以保证活动计划的顺利实施会议文件需由会议负责人统一收集并处理会议接待人员应及提供现象费用明细及说明由会务组负责人确认签字并诚恳地向来宾征求接待工作的意见并询问有什么需要接待人员办理的事情根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快及时地踏上归程服务联络部负责安排送客车辆如有必要还要安排领导人员为客人送行十二接待工作的原则区别不同规格作不同的接待不同身份与规格的来客要区别对待只有这样才能使来宾心情舒畅热情周到落落大方无论是何种规格的接待都应当热情周到地进行接待中的保密工作原则区别不同的接待对有关事务或技术资料的公开程度要视工作的需要接待的需要区别对待增进了解改善工作通过接待工作不断改进自己各方面的工作增进彼此间的了解协调各方面的关系坚持请示汇报制度凡遇到超过自己职权范围或按政策难于解决的问题应主动向领导和有关部门请示汇报不能擅自作主十三接待工作的基本要求接待客人必须有一个良好的精神状态在待人接物方面应主动热情既落落大方又不卑不亢初次相识应注意以下几个方面热情迎接主动引客人到办公室或接待室交谈凡需请领导人员或其他有关人员与客人交谈的应请客人到适当地方倒好茶水再离开离去时向客人致意编制来客名录以备日后查找引导客人应懂得一些基本礼节在走廊时应走在客人左前方数步的位置如果引导客人去的地方较远走的时间较长应讲一些比较得体的话活跃气氛引见介绍客人与领导初次见面一般由接待人员介绍介绍时一般先把身份比较低年纪较轻的介绍给身份较高年纪大的先把男士介绍给女士握手问候握手是最简单而常用的一种礼节初次相见握手可成为认识的先导同性之间的握手应当有力以示热情友好异性之间则只需轻轻地握一下就行了同领导握手要根据当时的情况而论十四接待工作应注意的问题切忌接待工作的冷漠症接待工作如让来宾感到人难见脸难看事难办甚至采取一种应付的态度对待来宾这会产生很坏的效果注意吸收外地经验开阔视野接待工作不单纯是接待它实际上是一个学习提高的机会要注意借鉴吸收学习好办法好方法比较分析吸取长处为我所用重视窗口的重要作用一个单位能否在外界产生好的影响在很在程度上要看接待工作这个窗口所以必须十分重视它的作用注意改进工作作风接待工作是一项重要的工作内容这些工作做得好坏直接影响到单位的工作效率和形象接待工作做得不好不仅接待人员在人们心目中留下坏的印象而且整个企业的形象也将受到影响