外贸业务操作流程.docx

外贸业务操作流程出口业务为了规范和统一业务人员在做业务时的每一步操作特制定一套科学合理的符合我司实际需要的业务操作流程一方面可以为新的业务员熟悉适应工作快速进入角色提供指南另一方面可以帮助老的业务员在操作业务过程中预见并避免可能出现的问题对所操作的业务有一个整体的把握同时也促进了业务员之间形成默契相互密切协作从而大大提高工作效率本公司业务人员在执行对外出口业务中按以下操作流程一签订外贸合同合同售货确认书见附件一与外商签订的订货合同一般由我方起草即合同售货确认书向合同档案管理人申领合同号和一套登记的合同单据包括核销单报关单报关委托书等申领后先检查单据和公司印章是否齐全章是否清楚合同的编号即为售货确认书的编号编号的编制方式举例说明例如代表的是在年做的合同是公司名称的简拼代表的是年做的第个合同以后的编号以此类推如详见样本如非我司制定的合同文本也需附以相应的合同编号做为备案登记使用向财务确认收款账号填入合同制单确认单见附件二向外商确认好合同中的收货人信息收货人信息一定要有收货人公司名称详细的地址邮编联系人联系电话和信息确认后填到附件二中确认合同中的货物名称和相应的海关代码等信息填写附件二先向外商和工厂确认好所购货物的名称型号规格采购数量业务员收到订货信息后逐一跟工厂确认如果信息不全或有误要向外商详细询问清楚以免引起不必要的麻烦甚至造成发错货物的严重后果业务员要保留好订货信息和往来信件的原件以便复核人以此作为核对依据确认货物的中文报关名称必须经过几个环节向供货商或开票单位确认好可开出的商品名称计量单位数量及开票金额根据开票名称参考查询对应的海关代码可在中国海关报关手册中查询或登陆中国海关网的商品查询系统网址来查询在选择海关代码税号的时候应遵循两个基本原则凡带有商检等办理手续负杂的监管条件的税号尽量不使用监管条件相同应该选择退税率高的税号退税的查询可参考网站最后再向国际货运代理公司确认中英文报关名称和税号是否可用确定货物目的地和运输方式如果是海运要有确切的目的地国别和港口名称如果是空运要有确切的目的地国别和机场名称如果是到门要有详细的地址具体到某区某路门牌号和邮编如果是铁路运输要有准确的目的站车站代码确定合同价格合同中最关键的部分就是价格如果报价低于采购价排除特殊情况一般情况下对于业务员来说是绝对不允许的那就意味着赔本但价格如果报太高外商又不能接受因价格条款最常使用也是其他价格条款的基础下面就以天津港报价举例说明工厂的报价一定要含增值税发票含包装和运到天津港口的费用如果工厂提供商检还要包括商检如果有关税还要把关税加上在此基础上折合美金就是天津港的价格换算汇率主要根据当时牌价货物的退税等视情况不同而有所有变化价格确认后填附件二业务员应保留好所有所有报价的往来邮件或传真以备复核人对照审核确定合同价格条款和各项费用佣金如果是条款我们收取的佣金一般是合计的具体情况具体分析如果是货值较大利润较少的货物比如钢材水泥等可以跟客户少收一些在左右如果是或是条款佣金则按照加上运费的合计做基数剩余费率来计算国际运费如果是海运运费主要由海运费港杂费构成港杂费主要包括报关费集装箱码头装卸作业费也叫码头操作费录入费保安费文件费和短运费也叫产装费等构成如果货物商检有货代负责那么报价还包括商检费和商检代理费货代报价时会报两种价格美金和人民币价格海运费报美金其他的费用都是人民币对外报价时应该是全部人民币的费用加起来折合成美金加上海运费的合计就是运费的报价在实际操作中为了避免运费上调的风险要在货代报价的基础上加上合理的上浮并在报价中注明是当月报价以发货时的运费为准铁路运费和空运费的计算与海运费基本相同具体问题具体分析保险费对外报价保险费的费率都是按照来计算付款条款我司通常接受的外商付款方式为按照约定将货款汇入我司指定帐户首笔汇款不得低于合同额根据与供货商的协商及考虑到汇率的变化有时需要预付剩余货款应在交货期前一周内汇到我司指定帐户特殊情况下如见货运提单付全款需经理批准并在发运后尽快取得提单督促外商及时付款注未收到全款前不能交付给外商任何提货单据包括提单正本或副本等约定交货期合同中注明的交货期应参考与工厂和供货商协商的交货日期一般以供货商交货期的顺延天为宜其他合同条款如信用证等经与外商协商后另行在合同中注明业务员将外贸合同和合同中涉及的所有的文件和附件二在保证所有单据完全一致的基础上全部打出在合同背面签字背书在附件二中填表人处签字交由复核人复核复核人对附件二上的信息逐一确认核对无误后在复核人处签字再按照附件二中的信息核对外贸合同合同无误后在合同背面审核人处签字背书附件二经填表人和复核人签字后将作为以后该合同所有单据制单和复核的依据复核人签字后复印留底原件交给经办人继续使用业务员将签字确认后的合同发给外商确认并保存好电子版文件所有对外发出的合同都要经过制单人和复核人签字确认方可盖章发出即制单人和复核人对发出的合同负有绝对责任如果合同没有复核人签字直接发给外商则业务员对合同负绝对责任合同经中外双方签字盖章后合同于双方签字盖章之日起正式生效如果外贸合同中注明违约处罚条款一定在内贸合同中注上相同条款其他条款具体问题具体分析二签订内贸合同出口产品订货合同国内见附件三内贸合同的编号要与外贸合同号一致例如外贸合同号为则内贸合同号亦为此号确认商品名称型号规格数量及单位要与外贸合同一致确定合同金额在签订合同之前工厂所发来的报价文件传真或是电子邮件都应保留好原件在与工厂谈判定价时要以此作为谈盘依据根据附件二查到的监管条件如果有商检或其他的手续工厂能提供的应由工厂提供或协助工厂提供费用应包括在价格当中关于开发票条款重要条款不可忽略注明可开发票种类一般出口业务必须要求开具增值税专用发票个别的可开普通发票不能开票的补税票款如果供货商不能准确确定是否能开出增值税专用发票需提前做好安排注明可以开出的发票内容包括商品名称计量单位数量和开票金额对于供货商的口头答应持怀疑态度如果发货后供货商开票时出现问题违反事先口头约定并不能追究其责任因此保险的做法是让将开票信息落实在合同中签字确认注明开票时间供货商发货后接到我司的开票信息依照开票信息开票关于开票信息的内容详见附件四开票时限一般约定在交货后的天内最晚不得超过天未能在合同约定时限内开出有效发票的须补扣税明确注明生产周期及交货时间供货商应于合同规定时间内提供给我司准确的外包装明细单见附件五如果供货商提供的数据与实际的偏差过大会导致我们装箱时出现问题甚至给我司带来经济损失因此对这一环节业务员要特别的注意业务员将附件五的表格打出发给供货商供货商填写后确认盖章传真回来业务员核对表格中的数据无误后在填表人处签字交给复核人审核如果有多家供货商业务员需要将各家的表格整理汇总到一份表格里确认数据无误后打出来在填表人处签字与所有原件一同交给复核人审核复核人确认无误后在复核处签字附件五经过复核人签字确认后可据此制箱单如有需要商检的货物应在合同中规定工厂提供通关单或换证凭条的时间一般应在工厂交货的同时提供在商品外包装上注明我司或外商指定的唛头包括包装箱编号商品的名称规格尺寸毛重净重及型号等关于付款条款货款原则上应视为两部分付款时应分成付货款和付税款交货前付清货款货物装船报关后再付税款开票合同成立后先预付订金一般为最多不超过有的货物需要需要与外商协商在供货商生产出合格商品的同时提供我司经办人准确的包装明细后再付剩余货款报关信息出来后业务员将根据关单信息打开票信息附件四经复核人核对无误后传真给供货商供货商按照开票信息内容在约定时间内开出正确有效的发票开票后先将发票传真给我司一份由业务员核对无误后将传真件和报关单副本交给财务向财务申请付剩余开票税款财务付款后通知供货商寄出发票供货商应于交货同时提供相关产品的中文和英文的安装使用说明或图表如果不能提供英文的翻译需提前交货日天提供我司中文版的说明和图表供货商应详细说明商品在交货过程中及以后使用中可能出现的问题及解决办法注明由供货商负责将货物送到我司指定产装地点交货并负责装箱其他条款如违约等根据外商的要求及与供货商的协商另做规定以上两个部分不是独立的两个阶段而是同步骤相互配合进行的有些外贸合同的条款要根据我方跟供货商商量确定下来有些内贸合同的条款是外贸合同中外商提出的要求因此对供货商也必须要提出同等要求外贸合同和内贸合同的条款就是在我方跟外商与供货商承运方以及银行等多方沟通的后在保证外贸合同能够顺利完成的基础上确定的以上指的是在做自营出口业务时与外商和供货商签订合同时需要执行和注意的步骤如果是由我司代表客户与外商和供货商签订合同则主要按以下几个步骤操作可由我司代理委托方与外商签订合同售货确认书也可由我司经办人制作合同经委托方审核后交给复核人复核委托人背书后发给外商签字确认其他操作流程同自营如客户不在本市或中国境内则传真至国外客户签字确认国外客户传回签字后生效的合同售货确认书即可办理出口产品订货合同操作流程同售货确认书由委托方与国内供货商协商约定合同条款双方确认无误后如需要委托方需将合同背书确认供货商与我司加盖公章内贸合同正式生效三执行合同与外商和供货商签订合同之后要根据合同的条款开始着手执行主要有三个方面需要执行和落实货款货物和运期货款催促外商及时按合同规定将货款汇到合同指定账户如果汇款延迟供货商则不能及时安排生产而货物有可能在约定的交货期不能交货同时由于汇款延迟时间较长可能由于汇率变动造成价格上涨而不能以原合同价格成交收到汇款前业务员应提前通知财务将财务收付款明细见附件六填写好后交给财务财务可以根据附件六上的信息在第一时间通知业务员汇款到账情况并根据付款明细对于要付款项提前做好计划和安排收到外商汇款后将内贸合同中约定的预付货款支付给供货商付款后随时督促其按照合同条款来执行于交货期前周开始催促外商将剩余货款汇到合同指定账户收到汇款后按内贸合同约定由供货商先提供我司准确的货物包装明细单后我司方可付给供货商剩余货款特殊外贸合同中的付款条件如信用证见货运提单付款等条款时应尽量迟付供货商剩余货款如因供货商因故延迟交货而遇外商提出索赔时应按内贸中的委托条款扣除违约部分的违约金运期在落实货物的同时应同时着手与国际货运代理公司以下简称货代联系船期运费和商检如果货代不能办理商检则需要联系报检公司在得到几家货代报价后我司确定选定一家货代合作与其签订国际货运代理委托协议见附件七和国际货运代理授权委托书见附件八并确认费用与货代商定运期一般的运期应定在供货商全部交齐货物后的天至天之内要根据实际情况来确定有的货物需要商检有的则不需要商检的货物不同所需时间也不同切不可将运期安排过近以免因为突发事件耽误运期从而失信于外商货物在货物生产期间要随时了解供货商的生产情况督促其保质保量按时完工交货如果条件允许要多次下厂查看抽查生产成品并抽样留档在检验货物时一方面要检验产品质量是否符合要求工厂要提供厂检报告和化验单据另一方面还要检查货物的包装是否结实是否可以满足运输要求如果有问题立刻要求工厂返工以免影响发货在供货商生产出现问题时需及时了解情况迅速与外商通报就可能造成的延期交货及短溢等情况进行协商发货及清点验收货物发货分两种情况一种是在天津港验收货物后装箱另一种是在工厂或供货商的仓库验货后装箱采取哪种方式视多种因素综合考虑而定主要看几点从安全角度来看哪样最保险从运费来看哪样最便宜从操控来看哪样运作起来更方便做好发货前的准备工作填写发货装箱记录单见附件九货代必须提前装箱日天将送货通知以传真方式发给我司告知送货时间详细送货地址联系人和联系电话提前取得所有送货司机提箱司机装箱堆场等各个环节的联系电话通知送货时间和送货地点发货时需要带的东西发货装箱记录单附件九货物包装明细单附件五记录笔粗水笔透明胶带剪刀卷尺相机等发货人员应先到达装箱地点在货物送到后装入集装箱前先核对清点货物的数量种类和包装情况是否与附件五上的信息一致检查包装是否牢固如有开箱破箱需要用透明胶带密封好或捆绑牢如有怕压货物应用粗水笔在包装的明显位置注明并在装箱时提醒搬运工小心地放在安全位置如有只能直立放置的货物要在包装外明显位置注明并在装箱时提醒搬运工如果清点时数量补齐或损坏的货物应拍照留证并及时联系供货商想办法尽快补齐货物货物验货清点无误后要求送货司机负责将各自的货装入集装箱内待装货完毕封箱后发货人方可给送货司机签收封箱后要对集装箱的箱号和铅封号或临时封号拍照带回公司后传给外商装箱后如果附件五上的数据没有变化可做制箱单产装后联系货代确认箱重与报关箱单是否相符如果货代没有把握则要求其先对箱体称重如果存在偏差会影响运输运用时业务员要立刻修改单据经审核后交给货代报关并退回原来错误单据四缮制单据需要缮制的单据主要分为报检单据和报关单据两套其中报检单据包括合同副本箱单发票报检委托书以及商检局要求的其他单据如厂检合格证购货发票等报关单据包括合同副本箱单发票报关委托书核销单报关单以及出境货物通关单等报关单据的制作合同副本即售货确认书原件的复印件箱单根据确认后的附件五和附件九制作总箱单和或分箱单然后在背面制单人处背书箱单的格式参照附件十箱单的编号方式根据外贸合同的编号如果外贸合同编号是则箱单编号以后编号以次类推如果有多个集装箱需要做对应的分箱单分箱单编号为总箱单的编号则为发票根据合同确认后的附件五和附件九制作总发票和或分发票然后在背面制单人处背书发票的格式参照附件十一发票的编号与箱单编号一致如果有分箱单分发票的编号与分箱单编号一致核销单报关单和报关委托书上注明合同号其他内容可委托货代或报关行填写核销单在网上电子口岸备案业务员将全套报关单据准备齐全交由审单人审核审核无误后盖上公司单据专用章在审核人处背书交给经理或经理委托人员确认全套单据审核无误后业务员在签收单见附件十二上登记然后交给货代或报关行签收单签字后业务员留档业务员另准备出两套相同单据一套正本业务留档另一套副本交给财务留档报检单据的制作同上报检委托书上要注明本合同号其他内容可委托货代或报检公司填写业务员将报检所需单据准备齐全交由审单人审核审核无误后盖上公司单据专用章后在审核人处背书交给经理或经理委托人员确认全套单据经审核无误后业务员在单据签收单见附件六上登记然后交给货代或报检公司签收单签字后业务员存档业务员准备出一套相同单据做业务留档为了保证发货后尽快完成报关通关手续以免耽误船期要在发货前提前办理商检提早取得出境通关单或换证凭条五报关货运代理收到报关单据后开始办理通关手续通关后货物放行货物即可离港做条款时要注意海运费与保险费的问题这与核定退税标准有关如果报关的海运费与保险费过高超过退税核销的最高标准则通不过国税局退税的基本条件所以就应提前通知货代公司按具体的价格填写海运费与保险费这样就可规避换汇成本过高的出口商品退税门槛如若出现空运或者快船运输费用过高时应将条款改为条款并在合同中附注运费和佣金六提供外商提货单据船东在开船后开始出具提单我司可于开船日天后向货代索要两正两副提单由专人负责制作产地证产地证分为两种一般原产地证和普惠制产地证根据外商和国别的要求选择制作由业务员整理出一套完整的单据包括售货确认书箱单发票提单和产地证所有单据皆为正本初审后在制单人处背书然后交给审核人复审审核人复审无误后在审核人处背书交给经理经理确认无误后业务员寄给外商再另准备一套单据做为业务留档七准备退税单据需要给财务准备的退税单据包括外贸合同和内贸合同均为副本箱单发票提单副本供货商开出的增值税专用发票货代返回的海关盖章后核销单和报关单及场站收据等货物报关后报关单上便打上了报关日期合同随即开始进入了退税申报天倒计时因此业务员必须要在报关日起天至天之内将上述全部单据拿到手里交给财务部门准备退税申报工作单据备齐最迟不得超过天否则将可能导致退税申报过期税务局规定申报退税有效期为报关日后天逾期不得申报货物报关后立即向货代索要报关单的传真件业务员据此打出开票信息见附件四交给供货商做为开票依据如果一种商品有多种规格只按一种名称报关然后根据报关单开具增值税发票开票金额为所有规格的总价格经审核人审核无误后与票款一同交给供货方并催促其在约定时限开出有效发票业务员接到发票后经过两名业务员反复核查发票内容包括我司信息名称数量单位价格等确认无误后复印留档将发票交给财务如果有错误要马上联系供货商将发票退回重开切当月的票应当月退回如果重新开票超过了有效时限供货商要将票款退回并要赔偿的税款报关日后天向货代索要核销单和报关单我司在收到核销单的情况下才能支付运费款接到核销单和报关单后将报关单复印制作税务发票然后交给财务在网上电子口岸交单及数据报送业务员将全部退税单据整理出一套后交给财务八外汇核销核销操作在网上进行利用电子口岸卡进入中国电子口岸主页根据指示进行操作同时准备以下核销所用的单据给外汇管理局备查收到客人货款后银行出具的出口收汇核销专用联货代返回的海关盖章后核销单和报关单外汇核销联九合同后续工作申报退税后合同基本完成业务员还需要做以下整理工作做好结算单后签字报财务审核财务审核人审核无误后签字结算单是业务员在合同开始执行时便要记录每笔汇款的到帐和每笔费用的发生情况的整理合同文件主要包括以下几套资料报关单据一套报检单据一套如果报检单据与报关单据相同只留一套存档寄外商单据一套结算单据一套结算单据应包括合同结算单银行收汇水单汇付货款水单付货款收据增值税专用发票海运费港杂费商检费等所有发生费用的发票等结算单据中除结算单以外其他单据均为复印件原件均应交给财务合同执行过程中的其他单据根据需要可存档或撤掉撤掉作废单据时一定注意单据上不可有部分或完整的公章以免引起后患业务员将整理之后的合同交给合同档案管理员负责存档并做月结将附件二表格上的信息补充完成将电子版文件发给信息部留档以备日后查询工厂联系方式产品报价等用途经验总结