闽江学院党政办公室文件

闽江学院党政办公室文件闽院办号关于印发闽江学院公文处理规定的通知各处部室各系院各单位为适应学校发展需要切实做好公文处理工作提高工作效能根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法和省市党委政府及教育主管部门有关文件要求经校领导同意在原闽江学院公文处理暂行规定闽院号基础上作进一步修订完善特制定闽江学院公文处理规定现印发给你们请认真遵照执行闽江学院党政办公室二一一年三月十六日闽江学院公文处理规定为适应学校的发展需要推进公文处理工作的科学化现代化规范化根据中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法和省市党委政府及教育主管部门有关文件要求结合学校实际情况制定本规定一公文处理原则一闽江学院的公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书是依法治校和进行校务活动的重要工具二公文处理是指公文办理管理整理归档等一系列相互关联衔接有序的工作三公文实行统一管理党政办公室是学校公文处理的管理机构主管并指导全校的公文处理全校各单位和部门应有一名负责人分管公文处理工作并确定专职或兼职文秘人员文件管理员负责本单位日常公文的处理工作四公文处理应当坚持实事求是精简高效的原则做到及时准确安全必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定确保国家秘密的安全必须发扬认真负责严谨细致的作风迅速准确地进行公文的登记运转催办立卷和归档五充分利用学校办公自动化系统的现代办公手段实行网上办文提高办文效率二公文种类适用于我校党政的公文种类一决定用于对重要事项或重大行动作出安排奖惩有关单位和人员变更或撤销职能部门和系院直属单位不适当的决定事项二意见用于对重要问题提出见解和处理办法三通知用于批转职能部门的公文转发上级和不相隶属单位的公文发布规章传达要求职能部门和系院等有关单位办理周知或共同执行的事项公布内设机构任免干部四通报用于表彰先进批评错误传达重要精神或情况五公告用于向校内外宣布重要事项或法定事项六通告用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项七报告用于向上级汇报工作反映情况提出意见或建议答复上级的询问八请示用于向上级请求指示批准九批复用于答复职能部门系院和直属单位的请示事项十函用于不相隶属单位之间相互商洽工作询问和答复问题向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批等十一会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项三公文格式一公文一般由秘密等级紧急程度发文字号标题主送单位正文附件成文时间印章附注主题词抄送单位印发机关印制时间和印制份数等部分组成发文字号一般由发文机关代字年份和序号组成年份序号用阿拉伯数字标识年份用全称用六角号用于校级和党政办公室文件或用于部门文件括入序号不编虚位不加第字具体发文字号详见附件联合发文的只注明主办单位发文字号不得有两个发文字号公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类一般应当标明发文机关公文标题中除法规规章名称加书名号外一般不用标点符号下发校内行政规章用发布下发本校产生的其他公文用印发转发隶属单位的公文用批转转发上级同级或不相隶属单位的公文用转发批转转发公文只将事由写清楚不必照抄原标题主送单位指公文的主要受理单位应当使用全称或规范化简称向上级机关及平行单位发文一般只写一个主送机关除综合性工作报告外应执行一文一事其中请示应当注明联系人的姓名和电话如有附件应当写在正文之后落款之前并注明附件的名称和件数附件如有序号使用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第行顶格标识附件有序号时标识序号成文时间以负责人签发的日期为准联合发文以最后签发人的签发日期为准公文中的签发人标识是选择要素只有上报的公文须标识签发人姓名除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件及工作简报等外公文应当加盖印章印章应盖在落款的发文机关名称正中央要求上不压正文下压成文日期为传递或存档方便公文应按上级机关和公文主题词表的要求标注主题词一份文件标引的主题词最多不超过个主题词在公文的抄送栏上顶格标注抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位应当使用全称或规范化简称统称保密公文应根据密级分别注明绝密机密秘密等密级和保密期限其中绝密机密级公文还应当标明份数序号紧急公文应根据紧急程度分别注明特急紧急急二公文版头适用范围及发文字号版头为中共闽江学院委员会文件用于校党委对党委全面工作和党建思政的各类工作做出重要决策工作部署向下级印发重要通知批复重要事项向上级党委报告请示重要工作以及其他需要用校党委文件印发的公文发文字号的机关代字为闽院委版头为闽江学院文件用于学校对学校全面工作和各类教育工作做出重要决策工作部署向下级印发重要通知批复重要事项向上级报告请示重要工作和同平级部门不相隶属单位协商重要事宜以及其他需要用学校文件印发的公文发文字号的机关代字按照拟文主办单位编写详见附件版头为闽江学院党政办公室文件用于根据校党委行政授权安排或代校党委行政发布对某一方面工作的部署转发有关文件下发通知以及其他需要用党政办公室名义印发的公文发文字号的机关代字为闽院办会议纪要分为中共闽江学院委员会会议纪要闽江学院校长办公会会议纪要闽江学院专题会议纪要等版头以学校各部门名义的校内发文用于发布本部门职权范围内的事项发文版头及字号详见附件三公文的格式规范公文用纸一般采用国际标准型左侧装订文字从左至右横写横排httpbaikebaiducomview1253965htm公文中各组成部分的标识规则参照国家行政机关公文httpbaikebaiducomview1253965htm格式国家标准执行四行文规则一行文应当确有需要注重实效坚持少而精凡是法律法规已有明确规定的一律不再发文已全文公开见报的或通过传真形式下发的不再另发文件领导在会议上的报告讲话会后一般不再印发文件部门职权范围内的事务由部门自行发文或联合发文不以学校或党政办公室名义批转或转发二公文的行文关系根据发文单位的隶属关系和职权范围确定向上级单位行文应当主送一个上级单位如需要其他相关的上级单位阅知可以抄送不得越级向上级单位行文尤其不得越级请示问题因特殊情况必须越级行文时应当同时抄送被越过的上级单位并在文中写明越级理由向下级单位的重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位机关各单位在其职权范围内就一些具体业务工作可以向校内其他单位行文但不得对外正式行文同级单位在必要时可以联合行文三除上级机关负责人直接交办的事项外不得以学校名义向上级机关负责人报送请示意见和报告四专门委员会及各种领导小组组委会等常设非常设临时机构工作范围内的事原则上以专门委员会领导小组组委会名义自行行文不以学校党委行政或党政办公室名义发文五除涉密文件外一律利用系统处理公文按规定可以通过系统传递的公文原则上不再以纸质形式传递五发文办理一发文办理指制发公文的过程包括草拟审核签发复核缮印用印分发等程序公文的草拟符合国家的法律法规及其他有关规定情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅力求简短公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和主送机关的行文关系确定人名地名数字引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号引用外文应当注明中文含义日期应当写明具体的年月日结构层次序数第一层为一第二层为一第三层为第四层为应当使用国家法定计量单位文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明准确的中文译名公文中的数字除成文日期部分结构层次序数和词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字须定密级的公文应按学校有关保密制度的规定做好定密工作公文的审核以学校党委行政或党政办公室名义发文应使用学校统一编制的闽江学院发文表单认真填写发文表单相关要素主办处室草拟的学校公文要经本处室负责人核稿党政办公室把关审核后由党政办公室主任签署意见送校领导审定签发负责审核文稿的各级负责人应在审核文稿后签署意见姓名和审核日期上姓名与时间自动显示下同核稿应认真负责须对文稿的内容格式紧急程度和定密意见等严格把关涉及国家法律地方性法规政府规章和学校制度的要送学校法律顾问核稿拟制公文对涉及其他部门单位职权范围内的事项拟文主办单位应当主动与有关部门单位协商会稿取得一致意见并会签需要以学校党委行政或党政办公室名义发文的公文拟文主办单位视情况提出拟发文请示说明有关情况随文稿一起报送文稿存在下列情况之一者党政办公室审核时予以退稿不符合党和国家政策不符合有关法律法规与工作要求不一致文种使用体例格式不规范文理表达不清未按要求填写发文表单应与其他处室单位会稿而没有会稿附件材料不齐全不需要发文的公文的签发以中共闽江学院委员会名义发文的由校党委书记或分管副职领导签发重要发文由党委书记或主持工作的副书记签发以闽江学院名义发文的由校长或分管副职领导签发重要的涉及面广的由校长或主持工作的副校长签发上行文含请示报告上报的意见必须由校主要领导或主持工作的副职领导签发以闽江学院党政办公室名义发文的由党政办公室主任或主持工作的副主任签发上行文由党政办公室主任视情况送有关校领导审阅后签发会议纪要由会议召集人签发公文中涉及重大问题的应先经党委会或校长办公会集体讨论决定签发公文主批人应当明确签署意见并写上姓名和签发日期其他审批人圈阅或在上未签署意见直接提交的视为同意公文经签发后付印前如确需再作修改拟文主办单位应将修改后的文稿及修改理由重新报批公文的编号印制分发领导签发的文稿经党政办公室复核无误后办理发文登记编写发文字号交文印室排版印制文印室负责公文格式的统一规范或印制付印的文稿如确需更动由拟文主办单位提出具体修改意见及修改理由重新报批党政办公室负责按主抄送对象分发学校和党政办公室公文各部门文件由各部门负责分发分发涉密公文必须按规定采取保密措施确保安全二起草文件处室应负责发文办理全过程的跟踪催办等工作六收文办理一收文办理指对收到公文的办理过程包括签收登记拟办分发传阅承办催办查办等程序签收公文应逐件清点注明签收时间除写明领导姓名的亲启件外收文应由党政办公室专门管理公文的人员拆封收文登记应包括日期编号发文机关名称公文字号公文标题及办理情况根据需要增加秘密等级缓急时限份数及份号无标题或标题中未注明公文主题的来文在登记时应补拟标题以便查询收文应填写公文传阅单提交党政办公室领导签批党政办公室领导应及时提出拟办意见报校领导审示或送有关部门办理各单位文件管理员应及时到党政办公室机要科收发室及登录学校主页领阅文件并办妥签收手续涉密文件按规定通知有关人员到指定地点阅处二外单位来文上级机关发给学校但直接寄到部门的重要公文或学校派出参加有关会议的人员带回的重要文件材料应先送党政办公室机要科纳入收文办理程序凡外来的非涉密公文采取电子登录通过系统流转涉密文件用纸质登记按涉密件处理凡校外单位寄送给学校或各部门系院的公文属一般性公文的可按业务分工由业务单位承办重要公文必须报学校主要领导或分管领导阅签后再转业务单位承办三校内请示报告校内请示报告使用学校统一编制的闽江学院校内请示报告公文传阅单经请示报告单位主要负责人审签后通过系统提交党政办公室由党政办公室呈送校主要领导或分管领导签批各部门各单位向学校呈送请示报告内容如涉及其他部门主办单位应主动与相关部门协商尽可能取得一致意见后会签上报如双方经过协商仍未取得一致意见应把分歧和各自理由一并说明请示应单头主报不要自行多头呈送两个或两个以上主管部门或领导以免重复批示或发生纰漏不应在非请示公文中夹带请示事项校内请示报告经领导签批后退还请示报告单位保存若工作涉及到其他职能部门或执行单位由请示报告单位协调落实相关职能部门或执行单位办理属学校各职能部门负责的事项基层各单位应当直接报送学校有关职能部门处理四审批公文时对有具体请示事项的主批人应当明确签署意见姓名和审批日期内容涉及几个部门的主批人应明确主办单位和协办单位以主办单位为主同协办单位共同商定处理意见或会稿其他签批人圈阅或在上无签署意见直接提交视为同意没有请示事项的圈阅或在上无签署意见直接提交表示已阅知五承办单位收到交办的公文后应当及时处理不得延误推诿确有困难的应及时予以说明对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的应及时退回并说明理由六各单位办公室应加强公文催办工作做到紧急公文跟踪催办重要公文重点催办一般公文定期催办承办单位对有规定办理时限的紧急公文应当按时限要求办理一般性公文应在收到后个工作日内办理或提出处理意见七公文归档一公文办理完毕后应当根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法教育部第号令以及学校档案管理的有关规定对纸质文件和电子文件同步归档个人不得保存应当归档的公文二归档范围内的公文应根据其相互联系特征和保存价值等进行整理要保证归档公文的齐全完整能正确反映学校的主要工作情况便于保管和利用三联合办理的公文原件由主办单位整理归档其他单位保存复制件或其他形式的公文副本公文复制件作为正式文件使用时应当加盖复制机关证明章视同正式文件妥善保管四每年第一季度内文书人员要按照档案管理的有关规定对上一年度公文材料进行收集整理和编目并按有关要求向学校档案室移交五没有存档价值和存查必要的公文经过鉴别和所在单位负责人批准可定期销毁销毁涉密公文要进行登记有专人监督保证不丢失不漏销八附则一校内各系院各单位公文处理工作参照本规定执行二党政办公室对本规定落实情况应当进行督促检查并根据需要适时进行公文处理情况通报三中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法已明确规定的内容本规定未提及的严格按中国共产党公文处理条例和国家行政机关公文处理办法执行四本规定由党政办公室负责解释自公布之日起施行原闽江学院公文处理暂行规定废止学校以往发布的有关公文处理规定凡与本办法不一致的以本办法为准附件闽江学院校级发文版头及发文字号闽江学院部门校内发文版头及字号附件闽江学院校级发文版头及发文字号一中共闽江学院委员会文件发文字号闽院委号二闽江学院文件发文字号按照拟文主办单位分别编号如下闽院号拟文主办单位为党政办公室或其他单位闽院外号拟文主办单位为党政办公室用于外事工作闽院学号拟文主办单位为学生工作处闽院学纪号拟文主办单位为学生工作处用于学生处分闽院监号拟文主办单位为监察审计处闽院教号拟文主办单位为教务处闽院人号拟文主办单位为人事处闽院职改号拟文主办单位为人事处用于职称报批闽院科号拟文主办单位为科研处闽院后号拟文主办单位为总务处闽院财号拟文主办单位为财务处闽院保号拟文主办单位为保卫处闽院招就号拟文主办单位为招生就业处闽院技号拟文主办单位为现代教育技术中心三中共闽江学院纪律检查委员会文件发文字号闽院纪号四闽江学院党政办公室文件发文字号闽院办号附件闽江学院部门校内发文版头及字号序号版头发文单位发文字号中共闽江学院委员会组织部组织部闽院委组号中共闽江学院委员会党校党校闽院委党校号中共闽江学院委员会宣传部宣传部闽院委宣号中共闽江学院委员会统战部统战部闽院委统号闽江学院学生工作部处学工部处闽院学号闽江学院工会委员会工会闽院工号共青团闽江学院委员会团委闽院团号闽江学院监察审计处监察审计处闽院监号闽江学院教务处教务处闽院教号闽江学院人事处人事处闽院人号闽江学院科研处科研处闽院科号闽江学院学生工作处学生工作处闽院学号闽江学院总务处总务处闽院后号闽江学院财务处财务处闽院财号闽江学院保卫处保卫处闽院保号闽江学院人民武装部武装部闽院武号闽江学院招生就业处招生就业处闽院招就号闽江学院现代教育技术中心现代教育技术中心闽院技号闽江学院图书馆图书馆闽院图号此页无正文主题词公文处理规定印发通知抄送校领导存档闽江学院党政办公室年月日印发共印份