2018年文档管理个人总结模板.docx

文档管理个人总结模板我们工作总结频道为大家整理的文档管理个人总结模板供大家阅读参考在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写但经过一番详细的思考我理清了思路在这里我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述生成期文件的管理生成期的文件处于制作接收处理与发出的过程中需要检阅文件或发给其他部门及外单位因此需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统对此类文件的管理可建立以下一个流程文件文件套杂志匣文件柜按事由用文件夹对文件进行分类按照一件事一个文件套的原则每个人准备若干个文件套按类别或内容将使用中的文件整理到文件套可以用文件套的颜色对文件类别进行区分将文件套收集到轻便杂志匣中把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上责任人外出或离职时务必将轻便杂志匣放到使用中文件柜上用标签纸制作杂志匣的标签可做到整洁美观并易于分类由于可看到文件夹的标签还易于检索每个人都应该备有使用中的轻便杂志匣并在标签处填入人名将轻便杂志匣放在文件柜里将办公室用的文件柜的部分空间划分出来作为使用中的文件柜可使办公室每个人每天的工作一目了然方便工作交接及管理并可临时性地存放文件资料使用开放式文件架检索管理都很方便避免文件私有化保存期文件的管理有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降这样的文件可分为保存型文件和保管型文件对此类文件建议建立一个保存中心的形式进行文件的永久保存和定期保存保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒保存型文件夹保存型文件箱中并标明作废日期文件保存到期后立即废弃扔掉或销毁而对于需永久保存的文件资料可以仍旧使用原有的保管型文件夹纸型文件盒等原型保管文件夹不过如果使用保存型文件夹将会更经济一些如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室将造成办公室的拥挤膨胀浪费空间防碍高效的管理因此建议选择经济的地方建立保存中心文件的废弃保管型文件随着时间的流逝其利用价值会降低如果不及时清理就会泛滥成灾坚决要扔掉不需要与过期的文件减少文件的数量有效利用办公空间节约费用参照之前所述的文件管理方法对于文件的废弃可按照一下的方法进行按文件进行废弃按文件夹进行废弃按项目进行废弃按颜色进行废弃随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展电子文件大量产生对于电子文件的管理需要注意以下几个方面对电子文件要进行分门别类地管理要进行科学的分类通过分类标引组合使电子文件存储处于一种有序状态对电子文件要定期及时的进行备份以避免由于技术故障导致的文件丢失由于电子文件利用途径的多样化尤其是在网络高度发达的今天要做好电子文件的保密工作即准确设定电子文件的访问权限