年会组织指引.xls

年会组织指引序号阶 段序号事 项要 求落实时间负责人1会前准备1召开年会筹备小组会议1、确定年会主题 2、确定年会主办场地和时间 3、确定年会框架环节，并细化 4、根据分工不同确定策划组成员、节目组成员、会务组成员、礼品组成员、技术组成员、礼仪组成员及组长、副组长，确定筹备小组人员分工；决策机制；总协调人；明确各分工完成时间段 （确定几名主持人、年会几个部分、开始时间、晚宴时间，并确定各模块所用时间） 最晚筹备小组召开次日年会总负责人2征集主持人及年会节目1、发布征集主持人及节目通知（注意发布时间尽量在元旦放假之前一周，给培训学校留出时间排练开场节目）
2、征集主持人尽量以老带新最晚筹备小组召开3日内节目组3酒店会场及广告公司预定1、落实酒店年会时间及场地 2、落实广告公司的大屏幕（是否需要测屏） 3、落实酒店的菜谱及标准 4、沟通广告公司是否可以提前一天晚上彩排 5、会议到场人数及会议桌次安排 6、会议所用酒水及分发安排 7、是否需要专业摄像人员并及时联系并沟通具体要求 8、确定年会所用麦克和耳麦数量及落实节目所用道具彩排前会务组4确定年会礼品、奖品及抽奖颁发方式1、确定年会礼品 2、确定年会奖品 3、确定抽奖方式 4、购买年会所用软件及抽奖小游戏年会前礼品组5制作年会流程制作年会大体流程及框架和所用时间最晚筹备小组召开1周内策划组6整理节目单1、列明各部门上报年会节目（标明演员及表演时间） 2、列明各部门申报主持人名单 3、各主持人建群、各节目建群便于下达通知发布征集节目1周内节目组7制作暖场视频、主屏、测屏图及其他视频宣传品准备1、根据年会主题制作各种视频并及时与策划组沟通 2、根据年会主题制作主屏及测屏图完整彩排前技术组8主持人筛选1、注重男女搭配、身高体型、声音条件、抑扬顿挫、主持台风
2、由策划组人员最终确定主持人名单主持人名单确定2日内策划组9编写串词1、根据会议主题、会议流程编写串词 2、及时与策划组沟通并及时修改年会流程编写完毕1周内主持人组10第一次节目彩排1、各节目组自行准备音视频伴奏，彩排前一天由节目组收集（音频、视频、图片、PPT要分开）。 2、由筹备组成员给各节目组提出修改意见并会后修改 节目名单确定一周后策划组11最终确定节目表演顺序及节目名单和串词1、修改后各节目组自行申报节目最终名称及演员和表演时间
2、济南和培训学校节目可通过视频传送节目效果，并有策划组安排表演顺序
3、主持人组根据最终的节目顺序确定串词第一次彩排次日策划组、节目组、主持人祖122次彩排1、主持人就位 2、年会音视频资料准备完毕 3、各节目组就位 4、除领导讲话外所有场景彩排一遍 5、确定颁奖发放方式并告知颁奖人表演顺序确定后策划组、节目组、主持人祖、技术组13确定领导发言顺序及讲话时间1、有筹备组组长明确告知各位领导发言顺序及发言时间年会前组长2年会现场控场1会务组物资到位1、酒水、领导用酒水、矿泉水、饮料、茶叶、纸巾、小礼品 2、将物资码垛排放整齐 3、物资贴上“奖”等标示物 4、和主持人沟通通知参会人员领取酒水及礼品环节 5、会务组再次确定灯光、音响、视频、话筒调试完毕年会当日上午会务组、仓库2现场彩排1、确认麦克、耳麦、声音视频各环节 2、提前找好专人负责各节目组的音视频与音响师对接 3、确认各节目所用道具酒店是否到位 4、确认各节目上下场时注意事项 年会当日上午策划组、节目组、技术组、支持人组3控场1、注意主持人衔接避免空场 2、通知各节目组准备时间年会下午策划组4现场服务1、酒水发放 2、颁发奖品 3、分发小礼品年会下午会务组、礼仪组3会后保障1清点酒水1、清点各桌剩余酒水、餐纸、及员工遗失物晚宴结束人力行政部2酒水打包运回1、提前准备依维柯及司机将剩余物资打包回公司晚宴结束人力行政部3清点剩余酒水入库1、将剩余酒水清点入酒水库并入账次日人力行政部