智慧办公

协同OA系统承上启下信息化打造智慧办公httpwwwenetcomcnenews2012年03月01日0901来源eNet硅谷动力文章摘要全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司Gartner高德纳咨询公司率先提出了协同商务的概念使协同软件开始在我国逐步兴起早在2000年全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司Gartner高德纳咨询公司率先提出了协同商务的概念使协同软件开始在我国逐步兴起我国协同软件2002年走上了协同软件的准备和产品研发阶段从2003年开始逐步推向市场面向用户从2004年底开始我国协同软件的需求呈现出爆发性增长态势用户对于协同软件的需求点也逐步转向工作流管理用户应用协同软件的目的由沟通变成了使团队协作工作节点有条不紊的推进2005年国内媒体就曾经乐观的估计我国协同软件已经赶上甚至超越国际水平在新经济时代由于企业的商业体系越来越复杂客户越来越分散上下游伙伴联系越来越紧密而地理位置却分散在全球各地并处于不同的时区用户选择协同软件的需求也发生了变化一方面危机促使用户加强内部管理以挖掘内部潜力减少内部消耗应对外部环境危机另一方面客户开始关注协同软件的核心应用企业信息门户EIP业务流程整合知识管理及管理理念成了关注的重心然而经过多年的市场涤荡市场上现存的厂商仍有数百家之多如何从众多OAwwwwhirnet厂商中选择一款适合自己的产品我们需从以下几个角度进行分析信息迅速传达到所有目标人员通过在协同管理软件中发布通知制度新闻办事指南等并且设立查看权限所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员分支机构代理商下上游垂直管理单位等等积累大量无形资产单位制度流程专家技能经验知识工作成果好的工作方法工作技巧全部有效的管理起来随时随地全球员工都可以共享积累了最宝贵的资产迅速找到自己需要的文档资料通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果资料使得部门内部部门之间能够方便地共享信息员工快速得到组织给予员工的帮助得到自己需要的资料不再需要打电话找文件寻找他人帮助查找电子邮件等等依靠个人的协调能力获得资料流程得以规范减少人为错误使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程把流程的各种规则固化下来让每个人按规定的流程规则运转每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误流程运行速度与效率可以大大提高减少协作工作成本使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公解决时间和空间的问题实现事务处理零响应每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题办理完毕即刻进入下一办理人实现流程在各个环节之间的零传递时间分析流程各环节办理效率通过协同办公管理系统可以快速分析组织哪个环节办事效率高哪个环节办事效率低便于快速把脉哪个部位流通不畅作出治疗方案用流程为纽带整合各个孤立的数据实现全面的协同通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统应用以及数据源从而把各个既有的孤立的应用象PC的各种零部件一样接入这个总线从而构成一个整合的企业业务系统掌握业务情况实现实时的管理监控在OA办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料查阅各种流程审批情况查看下达的工作任务开展情况办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析领导可以有计划地安排时间排除打扰不再被各种请示报告请款单打断工作思路领导可以按自己的时间计划审批流程查看下属工作情况约见客户避免大量无计划的请示汇报电话询问等等沟通成本更低沟通方式更加丰富沟通效率大大提高通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界员工可以通过邮件即时通迅论坛短信多种方式进行沟通并且以这些沟通方式为手段把信息推送给员工沟通形式更加丰富效率更高从而全面整合各个孤立的数据大大节约时间提高决策效率实现企业文化的建设协同办公系统是新形势下企业文化建设的最好工具因为协同办公系统是面向企业内部员工的常用的办公工具比如已经在协同OA行业深耕细作了14年的万户OA产品ezOFFICE中就设立了专门的栏目发布企业的文化理念体系或经常性的在论坛中探讨企业文化或将企业的简报通过ezOFFICE发布这一切都形成一种无处不在无时不在的文化氛围实现无纸化办公节省纸张成本利润是每个企业追求的最终目标在产出相对固定的情况下如何减少成本也是利润最大化的重要方法在日常的办公中发个通知需要发大量的文件到企业各部门做个会议纪要需要发文件到很多相关人员纸张无所不在铺天盖地您一定为每年高昂的办公成本发愁而这些烦恼OA办公系统统统为您解决让通知会议纪要通过系统自动下发让生产订单通过系统自动流转让工作汇报通过系统自动找您让您的办公室不再堆满各种文件大大节约您单位的纸张成本