政府公文格式

一、制作公文模板 由于公文的格式大致相同，因此，可以先创建一个带有具体格式的“公文模板”，从而大大提高公文格式设置的效率。 （一）打开一个空白的文档，进行页面设置 1、设置“页边距”：上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米。 2、设置“版式”：“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”。 3、设置“文档网格”：“字体”设置为“仿宋”、“字号”为“三号”，且“每行”设置成28个字符；“每页”设置成22行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家公文标准。 （二）插入页码 1、“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。 2、设置页码格式：“数字格式”设置为全角的显示格式。 3、双击页码，在页码两边各加上一条“全角”方式的短线；并将页码字号设置成“四号”，字体任意； 4、奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 （三）发文机关标识制作（由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成） 1、选择“插入”菜单→“文本框”→“横排”，此时鼠标将会变成“＋”，在最上方拖动鼠标左键后放开，出现一个文本框，在该文本框内输入“绍兴市委办公室文件”这几个字（这几字就是“发文机关标识”）。 2、设置眉首：在该文本框的边框处双击，此时弹出“设置文本框格式”对话框。选择“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置成“无填充颜色”。 3、选择“大小”选项卡，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”（注：可根据实际情况调节尺寸）。选择”版式”选项卡，单击“高级”按钮，水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”可设置成“2.5cm”（平行文标准），也可设置成“8.0cm”（上行文标准），注：大家可根据实际是什么标准而调节尺寸，在我们这次实验中设置成平行文标准。 4、选择“文本框”选项卡，左、右、上、下都设置成“0cm”。 5、选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的眉首制作完成，如下图所示。 （四）红色反线制作 1、选中“视图”菜单→“工具栏”→“绘图”，此时在Word下方出现一条“绘图”工具栏。单击“绘图”工具栏的直线工具，鼠标会变成“十”字形，按住键盘上的Shift键同时拖动鼠标形成一条水平线，双击水平线，此时弹出“设置文本框格式”对话框。选择“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置为“红色”、“虚实”设置为“实线”、“粗细”设置为“2.25磅”。 2、选择“大小”选项卡，“宽度”设置为“15.5cm”。 3、选择“版式”选项卡，单击“高级”按钮，水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”（平行文标准），“13.5cm”（上行文标准），注：大家可根据实际是什么标准而调节尺寸，在我们这次实验中设置成平行文标准。 （五）发文字号制作 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成（格式要求：发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。） 1、输入发文字号“绍市委办〔2006〕32号”，其中六角括号可在右键→符号中找。 2、设置发文字号中的中文文字的字体为三号仿宋，且居中显示（这是平行文的发文字号的标准，如果是上行文，则应设成三号仿宋字体、左空一个字的距离，且要添加“签发人”三字，这三字设为三号仿宋字体，并添加“签发人姓名”，应设置为三号楷体、右空一个字的距离。） 3、设置发文字号中的数字的字体为TimesNewRoman。如下图所示： （六）主题词、抄送、印发机关的制作 1、在文档的最后插入一个表格，选择“表格”菜单→“插入”→“表格”，插入一个1列3行的表格，选中表格，右键→表格属性→“表格”选项卡，“对齐方式”设置为“居中”；单击“边框和底纹”按钮