医院对外签订经济合同的审核与管理.docx

医院对外签订经济合同的审核与管理医院的经济合同主要是指医院以书面形式同其他单位或个人签订的各类合同是医院进行对外经济交往技术交流和科研协作的重要载体包括医药物资设备基建工程劳务租赁等合同一医院目前经济合同审核及管理的现状笔者主要从医院现行的相关管理制度及审批流程来展开阐述医院目前经济合同审核及管理的现状一医院相关制度在合同审核方面纪监审室于年拟定了医院经济合同管理制度试行制度里规定了审核经济合同内容时的注意事项合同履行变更解除纠纷的处理但没有约定各个部门的职责及权限在合同签署归档管理方面院办于年拟定了医院规范办事程序制度里规定了医院所有协议合同原件必须交院长办公室统一归档凡属医院公务范围的各类合同协议必须由医院法定代表人或医院法定代表人书面委托副院长签字并盖章否则一律视为无效合同事实上医院的合同散落在各经办部门从没有进行统一归档处理同时有些科研类的合同科室主任未经院长的授权自己就与对方单位签署其实这类合同是无效合同在物资采购方面设备科于年拟定医院进一步规范医疗设备采购及使用管理规定暂行制度里规定了无预算无计划原则上不予采购逐级审批万元以上的设备需论证合同签订金额大于万元的预留质保金医院在物资采购方面除了有该项制度外再无其他采购制度比如自行采购的制度就比较欠缺这样给合同审核带来一定的难度因为没有制度可依二医院的采购合同审批流程以设备采购为例医院的采购合同审批流程如下页图所示科室提出申请后经过一系列的论证及审批通过后经办组织招标采购招标结束后中标方把合同送到经办部门经办部门就把合同送到审计部门审核审计部门审核通过后把合同反馈给经办部门经办部门又把合同送到财务部门审核财务部门审核通过后把合同反馈给经办部门经办部门又把合同送给分管院长审核分管院长审核通过后把合同反馈给经办部门经办部门又把合同送给院长审核院长审核通过后在合同上签字最后经办部门把合同拿到院办去盖章二存在的问题笔者在日常的合同审核中发现医院的合同审核及管理存在如下问题第一规章制度较笼统没有明确各部门的职责及权限可操作性较差比如合同管理制度制度里没有明确经办部门财务部门审计部门的职责及权限有制度跟没制度一样实际工作中业务人员很难把控资金的职责及权限所以推诿扯皮的事件时有发生第二送审环节不严密审核信息未共享医院所有的合同都是经办人员拿着合同到各个部门签字其实各个相关部门都不知道最终经办人员送给院长签字的合同是不是曾审核过的合同这样的审批流程潜在很大的风险同时审计部门的审核信息财务不知道财务部门的审核信息审计部门也不知道这样就形成了信息孤岛不利于多方的信息共享风险控制第三合同未归口管理医院的合同分散在各个经办部门事实上各经办部门也未对本部门所签订的合同进行统计管理各经办部门也搞不清楚自己一年中到底签了多少分合同更有甚者还会存在合同遗失的情况由此可见医院的合同管理很混乱第四合同审批环节多耗时长管理方式落后医院的合同从开始审批到最终院长签字盖章最快需一个周平均需两个周而医院的合同都是手工签署分管院长及院长经常不在医院他们不在合同就签署不了所以这种落后的管理方式也造成了医院合同审批耗时长第五合同种类繁多对专业性较强的合同审核人员无法进行全面深入的审核医院目前的合同涉及到物资设备耗材基建科研劳务租赁信息等方面的内容而审计部门加领导就人而且都是学会计审计专业出身人少且专业单一遇到专业性较强的合同审核人员无法进行全面深入的审核比如基建类的合同仅仅能把握商务条款其他的专业条款审计人员确实也不懂所以审核起来就比较困难三管理合同的规范措施鉴于以上存在的这些问题笔者提出一些可行性的建议希望对医院日后的合同审核及管理工作有所帮助因合同管理信息化目前很多医院都没开展因此笔者将重点介绍合同的信息化管理第一建立健全经济合同管理制度医院经济合同种类繁多涉及领域广泛管理部门较多医院应建立具有可操作性的合同管理制度明确相关管理部门职责分工与权限规范合同签订程序加强合同签订归口管理工作第二建立经济合同事前控制制度医院所有对外签订的经济合同由经办部门拟定后要经过相关业务部门的审核重大经济合同要经法律顾问把关医院应当设定一个范围比如万及以上的合同就算重大经济合同这类合同的话要法律顾问把关重大经济事项应当经单位领导班子集体决定比如重大的投资决策就应该医院领导班子共同决定第三审核经济合同的重点内容制度里应明确规定审计人员在审核合同时应该重点关注哪些内容比如资金保障是否符合法律法规规定权利与义务是否合理平等经济合同标的的数量质量价款履约方式合同期限以及支付方式是否明确恰当违约责任解决争议的方法是否明确等第四加强经济合同执行过程的监管对已签订的经济合同应当开展定期或不定期的检查工作检查有关部门是否按照合同约定执行对合同执行中发现的问题要及时提出解决办法第五完善经济合同的归口管理应当明确合同归口管理部门由其负责对所有签订的合同统一编号统一加盖印章并进行归档管理合同执行部门对已经签订的合同要及时向归口管理部门备案第六建立责任追究制度应当建立责任追究制度对未按单位有关规定执行的应当报送相关部门审核而未报送审核的未经单位领导批准私自更改或签订经济合同的相关人员应当追究责任比如科研类的合同要是科室主任擅自与外单位前协议的话就应该追究科室主任的责任第七实行信息化管理这是笔者认为医院目前最迫切应该解决的问题让合同在如下图的这样一个闭环里循环这样做的目的是保证传输数据同源信息共享借助信息系统实现风险控制这样合同在每个环节的流通都有痕迹我们各个相关没门也可以查询到最终签订的合同是否是我们审核过的合同具体包含以下九个节点一是提供合同范本文本库软件能提供各行业的合同范本供人员选择使用起草人选择对应的合同范本来拟定合同同时软件能根据各类合同来提示审计人员应关注的审核关键点这样一方面可以提高审计人员的工作效率另一方面也降低了审核风险二是合同审批会签可电签合同审批实行网上电签各经办人员审核人员院领导可随时随地审核签署合同审批表提高合同的审批进度三是合同档案管理经办部门负责期初的基础信息录入扫描上传所有与该合同有关的文件资料包括合同从立项审批采购签订执行变更等合同归口管理部门人员只要手指轻轻一触滑动一下就可以在网上完成合同的统一的编号统一归档管理四是合同进度查询合同管理软件可以明确记录合同进度相关的经办人员可以根据自己的权限来查询合同的进度随时随地了解合同动态执行的情况这样审核人员可以看到每份合同到底完成到何种程度完成的百分比是多少等五是合同变更记录合同变更的原因影响并将变更依据作为附件导入系统关联结果这样的话我们可以查询每份合同的来龙去脉即使变更也有据可查权责明晰六是预警系统系统自动扫描并对所有快到期的结款审批收货验收付款等关键节点或事项进行预警帮助医院提前做好财务规划和分析决策七是统计分析从不同角度对系统数据进行统计分析辅助经营决策多样化的统计方式自定义统计条件并将统计结果输出图形八是权限设定为工作人员赋予精确的相关业务权限能够更加细化和明确每个员工的工作职责加强管理层对实际业务人员安排的合理性九是与财务软件实现对接经济业务发生后能自动生成凭证这样可以减少财务人员的工作量提高工作效率