如何管理电脑文件及文件夹.docx

如何管理电脑文件及文件夹我们有的人办公桌上的文件成堆找的时候找不到电脑内的文件也是放的乱七八糙有的桌面上堆满了临时文件文件夹的划分没有规矩文件存放时又乱放而且文件的版本也十分混乱经常出现硬盘不够用的情况实际上一个文件存了很多份而且拷了一堆无用的文件在电脑里事实上我们真正需要的是坐下来多动动脑子想一想如何管理好自己的电脑了好好花时间将电脑里的文件真正管理起来会为自己日后省下更多的时间一目标文件能在15秒内找到文件归类合理没有无用的文件不同版本管理合理文件的备份及时二具体做法从硬盘分区开始每一个分区放什么要十分清晰一盘电脑分区为个区比较好区用来放系统文件盘用来放置工作文件盘用来放个人文件和娱乐文件盘用来放备份文件或长期不用的文件不同的文件不能乱放当电脑重新做系统后文件是全部不会丢的文件夹的设置原则是不漏不重命名简洁设置合理不漏不重就是所有的事项都有相应的文件夹对应既不漏掉也不应产生重复如果是偶然来的事项不好归的话我们可以设置一个其他文件夹命名简洁就是命名时很容易地看出里面是什么而不是必须进去后才能知道字数不宜太多一般个字即可设置合理是指内部的文件数量要差不多如果一个文件夹每年只有一两个文件而一个文件夹一年产生了个文件则说明不太合理将太少的文件夹合并将文件太多的文件夹分开按事项设置完了以后到每一个子项如果是技术类的可以不分年如果是管理类需要分年的尽可能的分成年代一年一个文件夹今后就非常好找一个分区设置文件夹不宜过多一般限制在个以内对于一般的技术人员如盘主要放工作中的文件按自己的工作分几个文件夹对于一些临时收到的文件夹可以建立一个待办事项文件夹当这个文件夹中的文档处理完了以后就应该对于系统中的我的文档可以放一些临时文档如果一个子文件夹虽然文件不多但有个别文件太大如一个则将这些大文件不要放的太深最好单独放置可以设置一个专门的文件夹这样备份的时候就比较好备份举例说明分区工作根目录部门管理人力资源收到公文上级制度部门制度培训管理技术监督会议纪要计划总结政治学习合同管理参考资料本人工作个人情况工作总结技术报告电话常用规程培训资料照片及视频照片素材视频素材做好成果侍办事项同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名同类的文件最好存储在同一目录如图片目录用多媒体目录用文档用等等简洁易懂一目了然而且方便用一个软件打开这样当我们想要找到一个文件时能立刻想到它可能保存的地方三版本管理在编各种文档时我们一般均要进行多次的修改这样就会出现不同的版本一般情况下不要将旧的版本删除而是编好相应的版本均进行保留在未正式成稿前可以在文件名之后标上代表版本代表这是草稿代表这是草稿的第一版如果草稿做了修改则为依次类推到了正式发布的第一版则为发布后再改小的改动我们可以在小数点后加如说明正式发布版本有了较小的改动大的改动可以在小数点前加如则说明比有了较大的改动这样就非常清晰明了四经常整理文件夹在使用了一段时间后可能东西越来越多也有时更换电脑更换工作岗位都需要整理电脑这时候就需要进行整理其坚持的原则是一样的过期不用的原则上可以删除但如果不是很大的文件我建议还是找个移动硬盘备份下来也许今后用得到五定期备份必须养成定期备份的好习惯而且应该是不同介质的备份一般重要的东西可以在办公电脑上有一份家里电脑有一份在移动硬盘或光盘上再备一份这些应永远不会丢了备份时要写明备份的时间等信息并妥善保管备份介质一般情况下半年或者有较大变动时需备份一个星期进行一次增量备份六其他技巧排序如果经常访问的文件夹在后面就在此文件夹前加一个或这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面而相对次要但也经常访问的就可以加上或以此类推文件名要力求简短虽然已经支持长文件名了但长文件名也会给我们的识别浏览带来混乱发挥快捷方式的便利如果我们经常要快速访问文件或文件夹那可以右击选择创建快捷方式再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方当然当文件和文件夹不再需要经常访问时你需要及时将快捷方式删除以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力最重要的是长期坚持