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电子文件管理论文电子文件的分类与甄别在信息社会之中电子文件是信息记录的主要形式网络之中的电子文件数量十分巨大需要人们加以科学地管理才能便于人们的利用那么我们首先应当解决电子文件的分类问题电子文件由于与纸质文件形态的不同其分类原则与方法也应当有所区别在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下各自部门的文件以部门间称相互区别或以文件录入者的姓名或代码相互区别而内部网络中的计算机文件就应当按行业地区或系统相区别然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别企业内的电子文件分类也可参照国家档案局制订的工业企业档案分类试行规则划分把企业中的全部电子文件划分成公务文书类科技图文类财会文件类人事文件类然后借鉴档案分类号细分电子文件类别电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密但电子文件只有做到科学分类才能实现查找便捷计算机对文件的检索基本上也是模拟人工检索只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度但是如果机内文件杂乱无章文件名称不规范同样会制约机检速度查找网上文件更不可以盲目检索而必须知道所查找文件的网址系统文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号否则如同大海捞针另一方面电子文件也需要保密或限制利用企业经营决策长远规划技术专利客户管理文件基本数据等不少信息属于企业内部机密有些内容不允许部人员知悉有些可有偿利用对于这一部分文件一般的用密钥加以控制随着网上窃密技术的不断完善进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密所以对于企业的核心机密应当采用更加稳妥的保密手段电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题这个问题的关键是区别电子文件真伪区别电子文件的原件与复制件电子文件进入网络运行后其复制是极为便利的同时也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉或经济权益甚至引起法律纠纷这样我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码使之与伪造或复制件相区别当网上用户使用任何一份文件时他只知道该文件内容而无法知道该文件条码同样只有具备隐形条码的电子文件才是原件才能作为凭证或依据使用电子文件的鉴定与归档电子文件在归档之前要进行认真地鉴定电子文件的鉴定主要是区分文件价值在本单位制作的所有电子文件之中只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的才有必要作为电子档案保存下来其余的电子文件就可以在机内删除电子文件的鉴定也存在着区别真伪问题档案部门所保管的电子档案应当是电子文件的原件或真实的电子文件否则电子档案就失去了凭证价值归档的电子文件还应当区别出原件与复制件文件制发单位必须将电子文件的原件归档以保持该电子文件的原始性以维护电子文件的凭证性和依据性档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档以维护电子文件的权威性并作为电子文件原始性凭证性和依据性的基础归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人使之与原件相区别此外还应对电子文件的完整性进行鉴定主要包括电子文件内容的完整性文件制发法律手续的完整性法律依据的完整性文件办理过程的完整性等等鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号确定文件的保管期限打印出文件移交目录以便办理文件移交手续电子文件的归档方式有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式软盘归档主要是四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘这些软盘要进行编号以便于双方查验网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存重要文件应拷贝出软盘备存交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名以示负责