规范管理电子文件提高办公效率.docx

规范管理电子文件 提高办公效率  文/ 中国地质科学院地球物理地球化学勘查研究所　邸月娇  【摘要】本文结合工作实践，论述了如何科学有效地管理电子文件，提高办公效率。  关键词 文件管理；规范化管理；办公效率  随着科学技术的发展，办公自动化程度不断提高，文档电子化是提高办公室工作效率的必要途径。但随着时间的推移，电子文件越积越多，如果不科学、规范地存放，就会导致电脑开机速度缓慢，文件查找困难，从而影响我们的工作效率。现笔者结合自己的工作实践，谈一谈如何科学有效地管理电子文件，进而提高我们的办公效率。  一、分类存放　规范管理  目前电脑硬盘的存储容量一般都能够满足日常办公的需要。  首先将硬盘合理地分区。通常我们将硬盘分为C 区、D 区、E 区、F 区。  C 区用于存放操作系统；D 区用于存放工作文件；E 区存放学习资料及个人文件；F 区用于存放备份程序和临时文件等。  一般情况下，我们将近期需要处理或者未完成的文件放在电脑桌面上。但是桌面文件过多不仅影响开机速度，而且无形中给人一种凌乱的感觉。最好将文件