企业如何精确提高办公效率降低办公成本

企业如何精确提高办公效率降低办公成本httpwwwb2bhc360com2011年10月10日0850作者慧聪网根据国家统计局发布的数据显示2011年6月CPI涨幅创3年新高7月8月涨幅依然在6个点以上如今是一个涨的时代而企业要发展要盈利首先要降低企业成本办公成本在企业成本中占据不可小觑的地位努力降低企业的办公成本才能产生利润才能持续良好的发展降低办公成本不仅要开源还要节流如何节流是本文所要讨论的一企业办公现状1打印复印传真等办公耗材成本说起办公耗材可谓是让用户头疼的一笔大开销据国外一家权威机构统计在全球范围内打印输出成本占据了企业营业额的3假如企业年营业额为1亿元3的成本就意味着每年要在文印方面花费300万元这是一个庞大的数字打印机耗材吃掉了企业3的营收比例因此企业应该对打印耗材的支出予以足够重视2办公设备耗电成本办公设备的耗电成本实际上只占办公耗材成本的一小部分耗电成本占办公设备总成本不到5而这一小部分如果按时间累积起来所花成本也是一笔不小的开支3企业员工办公效率现状提升了员工的工作效率就等于提升了企业运营的速度从而提升了企业的综合竞争力如果公司里的办公产品皆为几年前的办公设备办公产品效率低下就会影响了企业整体办公效率二如何控制企业办公成本和提高员工办公效率1在办公耗材种类的选择上1纸张打印成本众所周知激光打印机的价格要比喷墨打印机的价格贵上许多基本上激打的低端产品价位就等于喷打的中端产品价位可以说要整整要高上一个级别目前市面上的喷打一般为几百元至几千元而激打方面即使是黑白的也至少要千元以上彩色的就更贵了普通的要三四千元贵的则要上万数十万按单页纸张来算目前黑白商喷的黑白打印输出在015元左右激光打印机在02元左右说起控制打印成本的问题打印机的耗材成本一直是考量设备的关键指标HPOfficejetPro商喷在节省成本方面就非常符合中小企业的要求让中小企业节省纸张成本以前一直以为激光打印机的打印成本低的企业使用了惠普商喷打印设备声称HP商喷的打印成本比一般的激光还要低另外非常重要一点是与激光打印机相比HP商喷打印设备非常省电对于省电这一点某公司给记者算了一笔帐HPOfficejetPro的打印功耗不到30瓦而以前用的激光打印机的打印功耗则400多瓦日积月累这节约的电钱可不是一个小数目目前普通的激光打印机工作时功耗在300500W之间待机约在35W数码复合机算是办公设备中的耗电大户它集成了A3幅面的打印复印扫描单元工作中的瞬时功率可达到1000W以上目前普通数码复合机功耗在13001600W具备传真收发功能的产品需要长时间开机电力消耗更高在目前的打印办公设备中喷墨打印机是耗电量最小的以一天工作23小时待机68小时关机1316小时727的企业打印机不关机一月2224个工作日一年12个月每年一台打印机工作状态时间为550小时左右休眠或待机时间为1550小时其余时间处于关机状态以商业用电1元千瓦来计算喷墨打印机一年的工作电费不到100元激光打印机一年工作电费大概是200元左右数码复合机大概1000元而一般企业不只一台打印机可见选择不同的打印机对企业办公成本的影响还是很大的2原装耗材与兼容耗材对比兼容耗材的存在成为了大多打印厂商的眼中钉肉中刺原装耗材和兼容耗材天生被称为公认的宿敌两大阵营的战争也从未停息过无法否认除了原装耗材通用耗材也凭借这几年积极的表现低廉的价格进入了用户的购买视线从原装耗材与兼容耗材打印效果对比来看二者在文本输出上的差距并不大只是原装相比较兼容耗材打印的颜色深一些建议选择正规厂家的兼容耗材2在办公耗材选购时机上的把握在办公耗材选购时机上的选择上也是有巧妙的例如市面上新出现的一种产品通常为了打开市场会事先做广泛的市场宣传以较低的价位赢得客户再例如每逢节假日一些卖场或厂家总会做促销活动可以趁此机会批量购入3员工办公习惯的改变在暂时不用电脑时请关闭电脑显示器同时让电脑处于待机状态在长时间不用电脑时请关闭电脑拔掉电源在使用打印机时1按照产品说明书正确使用打印机定期安排清理与维护2尽量避免打印机超负荷作业在打印大量文件时可分批进行3将打印机放在通风良好的室内使用避免在阳光过热潮湿和多尘的环境中使用4提高页面使用率比如可以将打印机设置更改为双面打印5尽量使用高质量打印纸避免卡纸导致打印机出现机械故障