电子化办公管理规定.docx

电子化办公管理规定 集团建立了局域网和WebOA系统，实施电子办化公，这是企业实行新的先进的管理模式的标志之一。现就电子化办公相关事宜做出暂行规定。 对外业务 集团内部借助局域网和WebOA系统实施电子办公，对外业务交往中，如果对方条件许可，可互相使用电子化办公系统，如对方条件不许可，请统一使用金大陆集团公文纸。 集团或子公司对政府部门上报请示、报告、统计报表等文件资料，一律按集团对外行文规定程序办理。 集团内部业务 集团总部对各部门或子公司发通知、文件、会议纪要等一律用局域网或WebOA系统行文传递。 WEBOA系统工作流程 1、WebOA电子办公系统设有个人路径和工作路径流程，如有请示报告或批阅，加签等公文，分为一般，紧急或特急。根据事情紧急程度，“类别”中提供3种方式，请按照以下情况使用： （1）“特急”：需要在6个小时内答复的请示。 （2）“紧急”：需要在12个小时内答复的请示。 （3）“一般”：工作汇报等需要在1天答复的请示。 2、员工接到传递来的公文须尽快处理答复，若因答复处理拖延贻误商机，造成公司损失，要根据考评规定给予处理。 3、附件中对于文档的规定：只能附加.doc（Word文档）和.xls（Excel文档）的文档，便于领导查阅，其他格式文件不准通过OA传阅。 4、子公司或集团部门业务往来，材料上报也须用电子办公系统传递。 文档管理 1、政府部门来文通知或业务单位来函、合同、字据、技术资料、财会报表及原始凭证、帐册、以集团名义下发的文件等仍按原档案管理规定办理。 2、集团内部的业务上呈报告及批复（财务方面例外）通知、会议纪要、周计划、月度计划等一律在电子办公系统服务器上存档，重要的还须拷盘存档。 3、WebOA办公系统设有文档管理模块，各单位结合自身特点可将重要文件、资料，如集团文件、外部对口部门的文件合同，客户档案等资料及时存档，文档管理可分为行政文档、经济文档和客户信息文档。 （1）行政文档（文件、资料）存档要编写文件号的文件名、内容、摘要，贮存档案编号，发出时间、发送部门。 （2）经济、技术文档要写清技术文件名称、编号、工作图纸图号、工程编号；已执行的合同文档要写清合同号、名称、合同的起始时间。 （3）客户资源档案要写明客户名称、通讯地址、类别、联系方式、特点、要求、并划分为A、B、C类分别存储。 （4）对于已处理完毕而无保存价值的要及时删除，以免占据内存，降低系统运行速度。 工作总结与工作计划 OA系统中实施“工作计划和工作总结”的管理方式，使员工养成良好的自我管理习惯，提高工作