采购计划的订立流程.docx

采购计划的订立审计分析一流程简介采购计划的订立是企业采购业务流程中非常重要的环节有关该部分的流程图如附图采购计划订立流程图所示制定切实可行的采购计划需要各相关部门的配合该流程涉及五个部门分别是生产部销售部仓库采购部财务部总经理各部门在流程中的相关责任如下表生产部销售部根据年度的生产计划和成本计算预测总的物料需求或根据年度的销售计划和市场分析预测总的产品需求并将需求分解根据仓库反馈的物料产品库存情况提出采购申请采购申请应注明物料产品的名称数量需求日期参考价值用途技术要求交货期供货方式A预估物料产品需用的数量与时间防止供应链中断影响产销活动同时也要避免物料储存过多积压资金占用堆积的空间增加储存成本B提前通知采购部门做事先准备选择有利的时机购入物料部门负责人或授权人审批本部门的采购申请检查采购申请表的内容是否准确完整以及是否合理仓库清点库存及时反馈给生产销售部门采购部汇总采购需求进行采购分析主要对采购可能发生的直接成本间接成本自行制造能力采购评标能力等进行分析明确采购流程采购方式采购时间进度计划采购预算采购风险预防措施采购部经理审批预算内的采购预算以及采购计划财务部根据各部门的预算计划财务经理审批采购部提交的超支预算需求总经理根据各部门的预算计划总经理审批采购部提交的超支预算需求二风险分析一主要风险采购计划的制定是采购部执行采购业务的起点采购计划制定不当会造成后面整个采购业务的错误给公司造成巨大的损失同时在这个过程中极易出现舞弊风险是企业需要重点关注的风险领域针对设计的流程图主要风险分析如下生产部销售部物料产品需求预测误差太大采购数量不足导致公司产销活动停滞或者采购数量过多造成存货积压积压资金增加存货管理成本生产部销售部大宗物料产品需求没有提前通知采购部或需求日期交货期要求错误导致采购不及时使公司产销活动面临危机或者错过有利的购买时机生产部销售部给的物料产品用途参考价值技术要求有误导致采购的物料产品不合格生产部销售部要求的供货方式不合理导致采购后增加额外的入库运输成本部门负责人或授权人审批本部门的采购申请时以权谋私提出过量的采购需求倒卖物料产品仓库存货盘点错误导致生产部销售部最终提出的采购需求错误采购部门采购需求汇总错误导致采购量错误采购成本分析不到位导致采购预算超标增加审批流程降低采购效率采购方式选择不当采购时间计划安排不当导致采购的物料产品提前到货增加存货管理成本若是延期到货会延误公司的产销活动采购风险预防措施无效不能对采购过程中出现的突发问题进行有效的应对导致后面的采购业务不能有效的执行采购部没有根据生产部销售部的物料产品需求变化相应地适时地调整采购计划造成物料产品短缺或者资产浪费财务部和总经理对采购部提出的超支采购预算申请合理性审批错误造成资金浪费或者耽误采购计划的制定进程二关键控制点针对风险的控制点关键控制点1采购申请2采购预算审核2针对关键控制点的控制措施1生产部根据年度的生产计划和成本计算预测总的物料需求并分解制定物料需求计划表销售部根据年度的销售计划和市场分析预测总的产品需求并分解然后结合仓库反馈的物料产品的库存情况制定最终的采购申请单采购申请应注明物料产品的名称数量需求日期参考价值用途技术要求交货期供货方式部门负责人对采购计划进行审批要求签字或盖章明确责任归属同时把物料产品的采购需求作为生产部销售部业绩考核要求之一避免过多地提出采购需求2每个部门都应该制定严格的预算计划避免资金浪费超出部门预算的资金需求应经过财务部经济和总经理的审批财务部应该对超支预算的原因进行深入地分析看其是否合理做出审批意见并签字三审计内容与方法采购计划审计是对采购计划中所列物资产品价格数量质量采购方式和供应商选择等的真实性合理性和有效性等进行审计应获取的相关资料包括采购计划制度采购计划物资储备定额补库计划销售计划产品产量计划技术措施计划生产作业计划在制品期初存量和期末预计存量新产品试制计划物料工艺消耗定额生产设备大中小修理计划技术改造计划和物资供应状况等应关注的风险包括采购计划程序失控采购计划依据不当采购计划分解不到位采购计划执行不彻底采购计划与其他计划不协调审计内容采购计划编制依据的可靠性内部审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准的物资采购申请单在MRP环境下采购计划的编制是否依据主生产计划主产品结构文件库存文件和各种零部件的生产时间或订货时间精确计算采购计划是否与生产计划销售计划物资库存控制计划和资金供应计划等相协调是否符合组织的存货政策采购政策和资金管理政策采购计划审批程序的合规性审查各物资使用部门是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定实际需要量据以填写物资申请采购单物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要填写物资储备定额补库计划表提交补库申请单各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审对口把关计划部门有无会同物资管理部门核实物资库存最终下达的月份物资采购计划有无报经组织分管领导审批对不符合规定的采购申请有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准重要的和技术性较强的物资采购是否执行特别授权审批程序是否组织专家进行讨论实行集体决和审批对生产急需和突发性的紧急物资采购是否以适当形式事先通知价格信息部门并与规定时日补齐办妥有关手续在过程参与式物资采购审计模式下采购计划在报经组织分管领导审批可首先提交内部审计人员审核采购计划所列价格的合理性对于重复购置的物资如价格发生变化则以上次成交价格为依据将高出确定标准的计划作为重点审计对象如价格已发生变化应掌握最新市场公允价作为审计标准审计物资采购及格时应将新购物资作为重点审计的对象当产品降价时基于价值链管理的思想应考虑供应商有无对供应物资协同降价的可能在过程参与式物资采购审计模式下经内部审计人员审核后的物资采购计划的处理方式有两种一种是只作为编制采购计划和内部经济核算的价格依据而不作为实际采购时的价格控制标准实际采购之前采购部门需重新报送价格申报单另一种是在编制采购计划之前采购部门需事先提报价格申报单经审查后作为编制采购计划的依据并同时作为实际采购时的价格控制标准采购计划所列物资数量的合理性审查计划部门对申请单是否做了最有效的归类物资采购数量是否考虑了经济批量是否与生产计划和物资库存项适应采购方式选择的合理性物资的取得方式有定点进货和费定点进货具体包括市场选购电子商务采购战表采购委托加工互惠购买融资租赁和企业自制等方式内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素现有资源的成分利用物资的重要性程度资金的贴现幅度供应商的信誉和各种价格构成要素等审计方法采购计划审计主要采用分析法复算法复核法检查法源头审计法全面审计法简单审计法和重点审计法等方法源头审计法是始终把握问题的根源而不被表象所左右如一般物资采购的公允价格信息源是市场在招标采购审计中内部审计人员不仅要审查是否履行了规范的招标程序还应该关注招标与市场价的差异关注结算价与中标价之间的差异关注中标人的实质性程序全面审计法是对物资采购涉及到的每一个环节每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计的一种方法简单审计法是在审计力量不足或者有特殊要求时仅针对物资采购价格或者物资采购的其他某一方面实施审计的方法重点审计法是针对重点物资如采购数量大单价高敏感性物资问题较多物资的采购进行重点审查四内部控制评价表和审计程序一内部控制评价表控制目标分类1操作性合规性控制目标有计划的采购行为风险1存货资金占用过大或缺货2影响生产及销售控制活动1确定采购计划制定的依据经管理层批准A2根据批准后的制定依据设计适当的采购计划编制流程A3根据批准的年度生产计划销售计划及存货情况编制年度物料产品需求计划表并分解由适当的管理层批准A4定期调整物料产品需求计划表以及采购计划与当期生产计划销售计划相符合由适当的管理层批准B5采购计划的变更需要依据并且由相关部门符合后由管理层批准B6计划外的采购必须由相关部门复核后由管理层批准B控制目标分类2操作性控制目标采购计划符合生产销售需要风险1不能满足生产销售需要2影响生产及销售控制活动1采购计划应包括以下内容采购品种数量价格质量要求以及批量进度安排A2采购计划确定及变更后应送至生产部销售部备案AB3采购部定期编制实际采购计划与计划的差异报告详细说明存在的重大差异由适当的管理层审阅C控制目标分类3操作性控制目标采购进度适应资金状况风险1资金无计划2资金低效率运作控制活动1采购计划中包含资金的预算财务部参与编制过程协调资金需求的可行性与购货紧迫性之间的关系A2采购计划确定及变更后应送至生产部销售部备案AB3财务部资金计划差异报告中单列采购资金计划于实际比较数据C二审计程序具体的供应商采购审计流程如附图采购计划订立审计流程图所示关于流程图中的具体审计程序主要包括以下三方面内审工作小组最终以这些工作发现为依据得出审计结论作出内审报告A1对采购部相关人员进行访谈了解采购计划制定的依据和程序等2获得书面的采购计划制定政策的范本3对照采购政策评估采购计划流程的符合程度4对生产部门销售部门财务部相关人员进行访谈了解他们对于采购计划制定的参与程度5察看年度采购计划的内容是否完整包括采购品种数量价格质量要求批量进度安排以及资金计划是否有高级管理层的签字或者确认6在生产部门销售部门财务部察看采购计划是否与采购部门的计划一致B1获得月季度采购计划检查其是否与年度采购计划的批量进度一致2对生产部门销售部门相关人员进行访谈了解生产计划销售计划的变更情况获得生产计划销售计划变更文件3对采购部相关人员进行访谈了解采购计划变更的依据和程序等4审阅更新的采购计划查看是否有相应的变更依据以及管理层的审批签字5从生产部门销售部门财务部取得变更后的采购计划检查是否与采购部门的变更计划一致C1获得采购部门每月编制的采购差异报告察看是否有管理层的审阅记录2获得财务部对于采购资金计划于实际的差异报告查看该差异是否与采购部差异一致3对采购部相关人员进行访谈了解差异产生的原因及其对于生产销售的影响4对生产部门销售部门相关人员进行访谈了解采购计划的差异对生产销售的影响五调查问题调查问题围绕着业务流程以及内部审计的需要设置目的主要是在内审工作开展前了解企业的内部控制强弱各个环节需要投入的审计资源的多少等调查基本都是围绕着以下的各个问题公司如何制定采购计划是否有相关的政策采购计划相关档案采用何种方式保存有无保护措施3采购计划的编制依据是否真实合理4采购计划审批程序设置是否合理并得到了有效执行5采购计划中的数量价格质量要求交货日期交货方式是否合理6采购预算编制是否合理7是否有采购风险预防措施审计调查表如下所示内部审计调查表审核员涉及过程采购审核日期被审区域采购计划的订立序号提问人员文件授权流程管理条款号符合情况审核发现和不符合事项的描述符合不符合改进1采购部编制采购计划的依据2采购计划是否与生产计划销售计划物资库存控制计划和资金供应计划等相协调3采购申请单是否经过主管部门负责人的审批4采购计划的内容以及是否经过了采购部负责人的审批5采购计划的调整是否有依据且经过了适当管理层的审批6生产部销售部的采购计划备案资料7是否根据不同的物资采购方式确定申报价8申报单中所列物资品是否在采购计划范围内是否列入采购预算9采购预算是否经过了适当管理层的审批10采购申报价有无高估虚报问题11采购申报价的构成是否齐全是否进行了综合比价12采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象13采购部在挑选物资供应商时的质量检验标准与方法14对于重复购置的物资审查申报价是够超过了最高限价最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整15采购部门是否进行了比价16是否设置了采购风险预防机制17仓库的物资入库记录与采购计划是否匹配18财务部和总经理是否收到了采购部提交的超支采购预算以及是否合理的审批