高效办公技巧

是财务工作人员常用的办公软件之一下面的一些技巧应该对大家有所帮助一运用编辑选择性粘贴功能方便编辑复制文本资料我们有时在有关软件界面中复制有关选区后在中采用粘贴往往会将原有的格式复制过来如在中复制几列几行文字或数据后在中粘贴则会将表格格式复制过来而不是纯文本形式在浏览网页时选好区域复制后在中采用粘贴则会将网页形式复制下来使你无法进行文字编辑如果你采用编辑选择性粘贴无格式文本则一切问题可以解决了复制过来的是纯文本格式你可对复制过来的文本自主编辑了二不切换输方式快速输入数字中的小数点审计人员在结束现场审计工作编制审计报告时需要输入大量的审计数据你如果是用安装时携带的五笔字型或拼音输入法会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼使用陈桥五笔不会出现这些问题它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改为小数点不过利用工具中的自动更正可解决此问题让你一劳永逸方法打开工具自动更正自动更正在替换替换为中分别填上小数点点击确定回到输入界面在输入数据后输入两个再输入数据看看是不是变成了小数点这一方法会让你在输入小数点是多输入一个不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了按此办法进行后你在中用同样的输入方法就可以快速输入数字中的小数点此法可用于文字材料中的序号更正如将改年份中零的更正如将二改为二公文年份中括号的更正如将改为三巧用版本信息保存所有修改前后文件的原始面目我们在编写审计报告等文字材料时需要经过主审组长等多次修改中虽然为修订提供了一些功能却不能保留每一次修改后的记录但为了保证电子文档修改前后的真实性审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的其实这是一个很麻烦的事情在中版本功能对上述问题迎刃而解用一个文件保存所有修改信息保留所有修改文件的原貌建好了一个文件后首先选择一下文件版本现在保存输入文档撰稿人建档时间以及其他需要说明的事项当审稿人修改时打开文档后先打开文件版本现在保存再输入文档修改审稿人修改时间以及其他需要说明的事项然后进行文件处理最后保存文件至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改审定等全部电子文档集中在一个电子文档中你可打开查看所有修改稿的前后情况四解决环境下中仿宋楷体等三号字体显示模糊的办法目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为在此环境下打开使用国家规范文书字体中仿宋楷体三号字时电脑显示屏可能会出现文字有毛边模糊的现像很令人心烦有时审计人员会认为是计算机固有的或者想调整也不知道从何入手以致输入时间一长会头昏眼花其实解决办法很简单不管是在还是在中你打开桌面右击鼠标出现菜单选择属性外观效果将平滑字体边源前的勾去掉再点击应用确定问题就解决了再看看效果是不是不一样五妙用取消自动项目编号在没有改变缺省设置的情况下输入一基本情况后再换行时系统会自动将其行为变成项目自动编号形式并在下一行添加了二字样这时如果按键可以删除第二行中的项目编号并不能消除第一行中的项目编号形式也就是说第一行中的一已经变成项目编号了不可选在我们继续输入文字后的自动项目编号就会直接影响着文档的排版效果如何去除用就可发挥作用了我们在输入一基本情况敲回车后顺手按一下一切都了第一行还是原来的样子一点也没变其原因是系统中有自动更正的功能可以按照一些约定将键入的内容自动更正比如我们输入计算机的实际应用并敲回车后系统自动做了两个动作一是换到下一行二是自动将这两行变为自动编号的形式的作用是撤消上一个操作恢复到以前的某一步我们按了一下刚好取消了第二个动作系统只做一个动作而没有做自动编号所以在此以后的动作中系统不再使用自动编号功能下的自动更正即自动更正为自动编号形式你可以按你的需要编制段落标题号了转自计算机培训网六用表格标题行重复功能实现在每一页上都能打印行标题且做到自动满页显示在中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题如果采用表格功能设置不好最后一页是有多少行打多少行也没有标题不能实现满页打印如果你用一下中的表格标题行重复就可以实现这个功能方法先复制表至中用粘贴功能再选择所需要设为标题行的部分点击表格重复标题行就完成了试一下在标题行外的空格连续中输入数据或文字换行至第二页是不是自动满页显示此功能在处理进行工程决算审计表中你需要在表格中连续输入需要每页有文本标题显示的同时在次页需要满页显时就起作用了七巧用替换功能删除文档多余的空行有时候需要删除文档中有许多空行如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件一行一行的删除费时费力这时我们可用替换功能来轻松解决在中删除空是很方便的方法如下打开编辑替换把光标定位在查找内容输入框中单击高级按钮选择特殊字符中的段落标记两次在输入框中会显示然后在替换为输入框中用上面的方法插入一个段落标记一个再按下全部替换按钮这样多余的空行就会被删除如果发现还有一些去不掉可再重复一下就可以了如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格那你就试一下在查找中的加个空格再加上替换为那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了此时如果上面的方法去不了空行那你需要细心看一下换行段落标记是自动换行页面行末显示的符号是还是手动换行页面行末显示的符号是前面去空行的是自动换行符对文件中手动换行符回车形成的空行在替换时需要选择特殊字符中的人工换行两次即用替换成空行便可去除总之用替换的方法来删除空行时要灵活对待查找的内容不然可换不了啊八利用插入对齐方式页码内侧功能让文稿正反的页码能在正确位置打印在打印审计报告或其他文件需要正反打印时我们会先将页码先编在右侧先打这几页然后再对反面的页的页编排在左侧再进行打印这样打印后页码就自然对映如果搞错了那就要浪费纸张了不过你采用插入对齐方式页码内侧功能后只要在打印界面上先打页然后将纸反过来再打页这样处理后页码自然对齐了九解决文字输入中的首行缩进两个字符问题在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符你在段落缩进与间距特殊格式中确定需要首行缩进两个字符段落缩进与间距度量值有时会显示厘米这样就无法精确计算两个字是多少如何处理先选择区域再选择一下字体宋体再选择段落缩进与间距特殊格式首行缩进再选择度量值便会出现缩进两个字符了点击一下以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了十利用图片处理工具巧妙处理数码相机的取证材料我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证其取证的隐蔽性较好在审计中发现的问题未最后确定时往往不为被审计单位察觉过去发现问题时对原始资料折叠复印容易被发现但其后续图片处理不太方便用还是用是需要花一定时间学习的其实中就有很实用的图片处理软件结合你便能很方便处理数码图片资料了方法第一步安装图片软件对进行安全安装即在进入按装程序添加或删除功能在下拉菜单中选择从本机运行全部程序开始更新这以后你机器上就安装了第二步打开全部图片然后一张一张的裁切复制打开文档粘贴第三步在中从工具中打开图片格式对每张图片的大小对比度黑白等调整一下尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上然后对需作为审计证据的图片一次性打印出来这一方面节约了纸张另一方面也形成了审计证据的电子文档十一给文件配备文件便于审计文件资料查找与汇集我们在用编辑文件时需要用文件编一些表格资料如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等表格文件整合到一个中这样做有利于文件表格资料查找修改整理不必在打印好后再到中去查找所打印文件对应的文件了方法光标移至己打开的文件的最后打开插入对象由文件创建在文件名右侧浏览选择你需要插入的文件然后在显示为图标上打勾就行了这时文档中出现了一个图标双击即打开了该文件注意此文件己成为文件的附件保存了文件即保存了文件同理在中也可加载上一些文件考虑打印文件时会将文件图标打印出来此时可先删除这个图标进行文件的打印然后用撤销刚才动作即可恢复文件图标十二去除页眉横线打开设了面眉的文档点击格式工具栏打开样式和格式项目在弹出的样式和格式对话框中选择显示为所有样式在样式项中选定页眉再点击修改按钮接着点击格式按钮在弹出的菜单中选边框命令弹出边框和底纹对话框选定边框选项卡如果你要去掉其中的细横线就在设置项中选定无如果你要改变它就可在线型颜色宽度等项中进行另外的设置应用于所选段落对页脚样式的设置只要转到页脚区域设置即可同样非常简单十三添加书签我们在阅读篇幅很长的文件时如果不能一次性读完往往要加插书签以便下次接着再读用添加书签时要注意书签名称不能有空格例如应改为在要添加书签的地方单击鼠标左键然后在菜单栏上点击插入书签在书签窗口中先在书签名一栏输入名字再按添加按钮以后要找到书签记录同样先在菜单栏点击插入书签打开书签窗口选择某个书签名称后按定位按钮就会回到上次没有看完的地方十四页眉格式在页眉中可以放置很多内容表格图片等十五显示过宽文档在打开文档时有时会发现因为文档过宽屏幕上显示不全这可怎么办总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧这时我们可以重新调整行的宽度使其适合文档窗口的大小如果使用的是普通视图或大纲视图可以单击工具菜单中的选项命令再单击视图选项然后选中窗口内自动换行复选框即可我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口这时我们单击视图菜单中的显示比例命令然后选择页宽选项即可我们还可以切换到版式视图中使文字自动换行十六在中设置上下标注首先选中需要做上标文字然后按下组合键就可将文字设为上标再按一次又恢复到原始状态按可以将文字设为下标再按一次也恢复到原始状态十七将光标快速返回到文档的上次编辑点按下组合键就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置当再次按下组合键时插入点会返回当前的编辑位置如果是在打开文档之后立刻按下组合键可以将插入点移动到上次退出时最后一次的编辑位置十八快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本当按键可把文本提升为标题且样式为标题再连续按键可将标题降低为标题标题标题十九利用邮件合并功能实现批量处理含有数据的文本资料我们在处理信函通知询证函审计日记审计工作底稿等其格式基本一致但具体内容及对象都不同如果每次都一个一个的录入打印使得基本相似的文本格式都在重复输入如何利用己有的数据资源使这类重复劳动变成一件轻松的事情用邮件合并来解决主要是利用的数据资料在中设置需要输入的位置后可自动生成具体方法可在的帮助文件学习二十快捷键一览表序号快捷键代表意义撤消全选剪切复制粘贴保存加粗左对齐居中右对齐放大缩小新建文档字体倾斜退出打印下划线打开插入超级连接查找替换定位带括号的编号数字区位码输入关机格式字体上标下标放大字体缩小字体