会议公司会议组织策划接待会议流程

会议策划组织一会前准备1确定会议是否必要能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决2确定会议的目的试图达成什么样的结果会议准备做出什么样的决定准备取得什么的行动方案3准备议事日程列出与会议目的有关的项目依重要程度进行项目排序把有关项目归并为一组限定每个项目的商议时间4收集所有与会议所议项目有关的信息如果太长太多将其要点摘录出来5会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅6根据要讨论的问题限定与会人员7在正式开会之际查看一下是否有新的信息如果有需简要告诉大家二会议期间控制1叙述会议的目的2核对并记录与会者3根据议事日程顺序提出每个项目然后进行讨论征求有关与会者的意见4给每一个人表述自己意见的机会5控制讨论过程如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上应及时引导到议题本身6如果讨论变得复杂出现各种不同的见解时你要根据自己的理解将各种观点加以概括7坚持预定的时间不要拖延8在每个项目讨论结束后加以概括以便决策或达成结论9在会议结束时对已取得的结果进行概括如确有必要进一步讨论可以推迟到下一次会议10确定下次会议的议题和时间三会后工作1在与会和未与会的人中间传阅会议记录会议记录应准确会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名时间及标准表明下次会议的日期和时间2根据会议对执行进行监督和检查会议接待流程23条会前工作1与会议主办者洽谈2向会议主办方提供会议接待策划方案和报价3邀请会议主办者实地考察会议举办场所4与会议主办者确认会议接待方案5与会议主办者签订会议接待标准合同6确认会议主办者预付会议订金事宜7在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册8准备会议资料含代邀请相关领导新闻媒体新闻通稿接待资料会议配套的商务服务及公关礼仪翻译通讯及文秘服务会中工作9机场码头车站专人专车分批分时段按要求接站10会议酒店现场会议秘书分发会议资料来客接待11会议秘书协助会场布置及会场的会务服务12会议秘书在会议接待报到处协助会务组确认和分发房间确认VIP用房及整理记录有关信息协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作13确认用餐时间菜单标准形式酒水及主次桌和其他相关安排等工作14提前确认会议代表客户的娱乐项目娱乐场所及消费和付费的方式15确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃住行游购娱安排事宜日程安排房餐车导游等安排16确认并保障会议期间会场防盗消防等安全工作参会代表的人财物等安全工作17确认特殊客人含领导少数民族代表VIP残障代表及家属等的安排及接待工作18协调会议期间的交通工具的安排19代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务会后工作20会务服务的总结评估会议代表的意见反馈及处理工作21会议资料领导讲话稿代表发言稿新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录22与会议主办者的费用结算工作23欢送代表工作