藏品管理系统功能.docx

藏品管理系统功能业务需求系统的建设需从藏品的征集鉴定入馆账目业务出入库业务修复注销全生命周期管理个性化定制各项业务单据打印格式各业务环节提供人性化的信息提示功能以便工作人员及时处理相关业务藏品征集管理系统需要支持博物馆藏品征集相关的业务流程支持记录征集清单登记和记录征集藏品信息包括但不限于藏品基本信息藏品来源情况藏品征集过程以及审批过程等信息对征集品能够进行准确的信息记录并可以随时追溯过程信息此部分功能需要与征集部进行衔接需要导入或录入征集登记信息系统需要建立审批流程管理藏品征集的过程并能与藏品的鉴定移交入库等业务衔接进行管理藏品鉴定管理系统需要支持对收集品和存疑藏品的鉴定管理包括鉴定申请鉴定信息录入鉴定结果审核等记录藏品鉴定全过程的信息包括但不限于参与鉴定的专家鉴定意见鉴定结果等信息系统支持建立专家名录对专家进行登记和管理并记录专家参与过的鉴定同时系统需要支持打印预订格式的相关单据支持对鉴定内容过程及结果信息提供灵活的查询和统计功能藏品信息管理系统需要支持按照规范的藏品信息指标进行登记管理包括馆藏文物管理馆藏资料管理借入文物管理代管文物管理藏品信息登记时根据藏品文物未定级文物复制文物参考品借入文物代管文物等不同类型文物性质和来源进行详细登记信息登记完成并通过审核后进入藏品信息基础库藏品登记时需要支持登记和上传除藏品基本信息以外的譬如电子照片研究报告视频等电子文件藏品入馆管理系统需要支持建立藏品入馆的管理流程入馆功能包括但不限于新增修改删除查询打印送审入库作废入馆凭证的格式以保管部提供的样式为标准内容包括总登记号分类号藏品名称藏品类别年代件套数尺寸质量完残情况藏品级别分类单号拓片号底版号等藏品账目管理系统支持藏品总账分类账和辅助账的管理博物馆正式的藏品需要进入总账进行登记和管理分配总登记号产生的号回馈到征集单包括但不限于总账浏览查询功能总账导出功能总账打印功能藏品标签打印功能藏品进入账目时需要进行规则的编号进行标识藏品账目中可以进行藏品卡片藏品档案的查询和打印通过账目可以对每个藏品进行查询和展示藏品分类账是允许藏品保管部门按藏品的分类进行分类账目查询和管理如可以按藏品基本部类建立分类账或者按藏品级别建立分类账等辅助账是对除总账外的藏品信息进行管理譬如未定级文物登记账复制文物登记账参考品登记账借入文物登记账代管文物登记帐当代文物登记帐重复文物登记帐等总账分类账辅助账均需设置浏览查询注销导出打印等基础功能和实物标签藏品卡片藏品档案入藏凭证查询与打印等个性化功能藏品保管藏品保管功能包括消毒登记库房管理入库管理出库管理回库管理移库管理事故登记藏品方位藏品盘点藏品注销具体功能要求如下消毒登记系统需支持保管人员记录藏品入库前的消毒信息功能包括但不限于新增修改删除预览查询打印库房管理系统支持对藏品的保管库房进行自定义并记录库房的相关信息对库房中的排架或具体的存储位置存放方式进行划分定义入库管理系统支持藏品入库管理建立藏品入库单据记录藏品的入库信息包括但不限于入库藏品信息入藏库房存储位置入库操作人员时间等过程信息藏品的入库可以根据业务情况的不同设置多种入库类型进行管理如新品入库归还入库等入库单可以进行方便的查询和统计出库管理系统支持藏品的各种类型的出库操作管理建立藏出库单据记录出库的类型出库的藏品信息以及出库的操作过程信息回库管理系统支持藏品回库管理建立藏回库单据记录回库的藏品信息以及回库的操作过程信息移库管理支持记录藏品在库内或库房间进行调拨和转移的过程和信息移库单需要记录藏品的原库房原存储位置新库房新存储位置移库操作员点交人移库时间等信息事故登记藏品在保管过程中如果发生事故导致损毁需要进行藏品事故登记登记的信息需要经过审批后进行相应的处理并对处理过程进行记录库房结构管理系统应支持对馆内所有库房库位信息进行统一管理并可对库房及库房中的排架具体存放位置存放方式进行划分定义藏品盘点保管员可以定期发起藏品盘点和巡检计划对馆藏的藏品进行盘点盘点藏品的数量和完残程度等情况并生成盘点报告藏品的库存盘点需要支持盘点计划制定盘点任务分发盘点进度监控和盘点结果提交和盘点过程中发现的藏品的问题的处理的全过程管理系统需支持未来扩展使用移动终端通过条形码或射频标签等手段进行快速和方便的盘点作业藏品注销系统支持因调拨交换剔除或因其他自然人为因素损坏和丢失的藏品等原因进行的藏品注销操作支持总账人员录入注销信息并注明注销批号和藏品去向藏品信息在数据库中注销后信息仍需保留记录不得被删除库房管理库房管理包括库房日志和环境监控管理库房日志系统支持记录库房出入登记信息包括进出的库房时间人员及事由等信息除库房出入管理外库房日常管理中还可能涉及库房巡查库房维护安防消防保存环境库房消毒等库房管理业务环境监控系统应支持对库房保存环境的管理与维护库房环境监测等业务进行全面管理系统与环境监测设备对接实时获取温度湿度等环境监测数据并通过图表进行可视化展示并支持追溯历史数据支持设定时间段查询各类数据文保修复系统支持对藏品的修复流程进行管理由保管员发起修复申请单并录入待修复藏品情况然后提交审批经相关领导审批通过后进入修复流程修复完成后需要详细填写和记录装具制作修复过程修复结果养护记录等信息要求在提交时须提供相应的修复前修复后的电子照片等附件信息修复后需及时移交库房保管系统需要支持将藏品修复过程单据按照预定格式进行打印提供文物品相查询功能可以分类别按品相状态对文物的品相进行查询作标注为藏品修复提供参考藏品复仿制管理系统支持提供对本馆和外馆藏品进行复仿制过程的管理记录复仿制全过程的信息包括但不局限于复仿制本馆申请复仿制外馆申请复仿制记录对等级文物进行复仿制时需要提交国家或省文物局进行相应的审批后才可以进行复制或仿制对其他一般文物系统可以建立博物馆级别的流程进行管理复制品仿制品需要建立相应的账目进行登记和管理并分配唯一的编号进行标识将来需要使用标签等方式进行跟踪管理需要提供与真品进行区别的相应标识和鉴别手段业务资料管理系统应支持分类管理规章制度总结报告等业务资料并提供上传删除查询下载打印导出等功能支持进行数字资源的管理和共享影像管理系统应支持分类管理图片视频等影像资料并提供上传删除查询下载打印导出等功能相应的影像资料支持与对应的藏品进行关联例如藏品出入库摄影记录也支持管理与藏品无关的影像资料例如活动影像记录影像资料支持在线播放和下载系统记录播放和下载日志供相应管理人员查看藏品档案系统在各个环节录入的业务信息含入库出库修复等信息自动可以归集到藏品档案针对档案内的缺项可以通过档案补录功能进行补录同时系统支持配置藏品档案的打印格式以及历史档案的留存支持调用查看历史档案检索查询系统应提供方便快捷的查询功能支持博物馆用户快速查询获取藏品基本信息以及相关业务信息检索查询可以是单个或多个条件组合进行查询系统应提供的查询功能包括藏品查询展览查询等级品查询授权查询自定义查询等统计分析系统应支持根据藏品规范的指标项或对馆藏文物的专项业务采用统计表柱状图折线图等图表形式进行统计分析直观体现藏品统计数据实现藏品多维度的统计和分析功能为博物馆各级管理人员操作人员提供使用的功能全面掌握博物馆的藏品数量情况藏品变动情况藏品使用情况等等统计分析功能包括但不限于文物类别统计分析文物完残程度统计分析文物级别统计分析质地类别统计分析等藏品信息统计分析和鉴定统计分析修复统计分析复仿制统计分析分类号统计分析等业务信息统计分析系统管理博物馆藏品管理信息系统的各个子功能需要共用一个统一的后台管理系统保证系统正常运行功能包括但不限于部门管理人员管理流程管理表单管理权限管理等并可以设置系统管理员用户通过系统后台管理功能对整个系统进行用户设置组织机构的设置人员角色的设置数据字典定义权限管理分配等管理工作部门人员管理提供维护馆内部门组织部门人员功能指标数据管理博物馆日常管理使用的藏品指标与国家规定的指标体系通常会有差别系统需要提供智能的系统指标数据维护功能能够创建和维护多套指标系统如既要兼容一普平台相应指标又能够维护博物馆日常的管理类指标体系并能够根据未来的普查工作建立新的指标体系维护行业内不同的特性指标系统还需要支持根据不同的藏品类别维护不同的核心指标体系实现藏品指标数据的多维度管理权限管理提供系统权限管理功能可以自定义不同的角色并为角色分配相应的功能权限以及数据权限使得不同权限级别的人员可以看到不同的藏品信息数据系统权限包括但不限于菜单权限功能权限分类权限库房权限指标项权限流程管理系统应提供图形化方式来定制业务流程各项业务按工作流定制结果自动运转并支持流程的更新委托办理邮件通知需提供流程的追踪与提醒以及状态实时监控等功能方便安全的完成业务流转系统外部接口系统应支持与我院其他部门系统网页微信公众号之间的数据对接可实现安全的数据的共享传递推送等功能所有对外接口均须设置安全限制文物征集系统可与馆内藏品征集系统对接获取征集藏品数据减少征集藏品数据的重复录入工作确保征集藏品数据的真实性完整性在征集工作完成之后进行交接入馆操作库房安保系统可与馆内库房安保系统进行数据对接安保系统可调用库房机构库房日志等数据进行库房安全分析藏品展览藏品展览相关文物的申请保管部可以通过系统发布藏品信息共享目录展览人员可以自主查询共享藏品目录提出藏品和高清数字资源使用申请保管部对提出的藏品和高清数字资源使用申请进行确认藏品研究系统可设置藏品对外研究接口提供藏品来源情况藏品基本信息藏品图片等方便馆内外机构部门人员对馆藏藏品的种类质地年代特点流传经过完残状况以及其科学艺术历史价值等进行研究并可通过此接口上传藏品研究报告对外接口应设置数据获取或上传权限藏品出版馆内外机构部门人员出版相关藏品书籍或相关文创产品需获取相关藏品信数据信息时可开放对外接口提供藏品数据信息藏品数据可通过对外接口关联相关著作或文创产品藏品信息共享系统后续需要与其他系统对接支持将系统中的精品数据展览信息规则制度等内容推送至单位官网微信公众号等实现博物馆多终端数据同步技术需求性能要求系统建设完成后满足以下性能要求系统应能满足用户访问应用的时效性要求保证提供一致的可预测的响应平均延时应小于秒系统运行时各项功能的在线响应时间需要满足以下指标其计算时间由用户按下回车键或点击鼠标时算起系统初始化启动秒修改更新一条记录秒页面的查询与统计秒大图片查看时间秒当数据量或业务量增加时系统应具有良好的可伸缩性以满足对系统功能性能的要求安全性要求应提供安全业务访问权限控制以及安全的主机和网络环境确保系统的安全与稳定投标人需要对系统权限数据安全提供完整的解决方案其他需求藏品数据图片处理根据系统模板分类整理藏品数据包括一普数据根据系统内藏品图片命名规则依照提供的藏品图片命名方式制定整理藏品图片藏品数据与图片根据登记号分类号或其他编号一一对应以完成藏品数据初始化工作具体工作要求包括一普数据补充整理并导入库一普图片按规则整理入库藏品身份证号普查编号整理入库原始资料处理原始纸质资料扫描整理以及建立藏品与扫描文件的对应管理整理藏品业务资料图片视频等电子文件按照系统业务模板或系统文件命名格式进行分类处理以完成藏品数据初始化工作具体工作要求包括原始资料扫描整理与藏品建议映射关系数据入库及验证确认