物业管理系统管理办法.docx

股份有限公司文件编号公司通告号签发单位物业管理系统管理办法目的规范物业管理系统使用和管理建立管理体系保障物业管理系统使用管理的安全稳定高效适用范围本办法适用与物业公司总部及各城市公司分公司以下简称所属单位职责智慧社区运营部负责物业管理系统的建设及整体运维工作负责物业管理系统账号的管理负责指导所属单位物业管理系统的实施工作包括数据检查数据导入使用培训技术支持等服务负责收集所属单位系统优化需求组织评审优化需求的可行性组织软件厂商开发优化需求负责指导所属单位物业管理系统管理员处理解决系统出现的故障对系统错误数据进行修改负责协助相关职能部门检查所属单位的执行情况公司各部门品质管理部负责提供品质巡检报事报修模块内容及相关标准并按自然月对各分公司的品质核查任务报事报修完成情况进行检查专业技术部负责收集各分公司设备数据资料和提供设备巡检维保模块内容及标准并按自然月对各分公司设备巡检维保任务进行检查财务管理部负责提供和审核收费系统模块各费项标准并按自然月检查各分公司收费系统使用情况所属单位所属单位指定固定员工为本单位物业管理系统管理员负责本单位系统的使用与管理负责与智慧社区运营部系统管理员的工作对接所属单位系统管理员负责本单位所辖新项目系统上线数据的收集整理确保基础数据准确无误所属单位品质管理部或项目负责人负责监督检查本单位物业管理系统的使用情况管理及考核所属单位系统管理员负责收集反馈系统使用需求并对新功能及补丁应用进行功能测试及时反馈系统存在问题所属单位应严格按物业管理系统使用手册要求使用物业管理系统管理办法人员账号管理公司物业管理系统账号的开通以及管理流程参照信息系统账号管理办法执行在物业管理系统账号申请流程结束后由智慧社区运营部指导各分公司系统管理员根据使用人的职责范围建立相关账号及授权设置物业管理系统账号工号设置规则公司代码城市拼音首字母大写如位数字组成如系统账号的工号由开始依次延续开设不得跳号或重复物业管理系统登录账号名称设置规则公司代码姓名全拼例如张三的登录账号为当系统登录账号存在重复时在登录账号后加位数字由开始依次延续例如新项目系统上线要求所属单位新项目交付前完成物业管理系统的上线工作所属单位应选出新交付项目系统管理员与智慧社区运营部系统管理员对接上线相关工作新项目上线工作应听从智慧社区运营部系统管理员安排严格按照智慧社区运营部系统管理员给出的模板和填写要求认真填写项目基础数据并在规定时间内填写完毕新项目上线所需资料准备结束以后由智慧社区运营部系统管理员核对数据的格式在系统中建立项目并导入相关基础数据完成系统运行测试智慧社区运营部系统管理员根据项目交付时间提前安排系统相关操作培训新项目接受培训人员应认真学习相关操作系统使用要求所属单位在系统使用中遇到的问题应先向智慧社区运营部进行询问解决严禁擅自违反物业管理系统操作手册进行操作所属单位系统管理员应及时向智慧社区运营部系统管理员反馈系统出现的故障等问题并配合智慧社区运营部系统管理员解决系统故障和调试测试未经物业公司总部同意所属单位不得修改系统数据如因特殊情况需要调整更改系统数据应向智慧社区运营部咨询数据是否可以修改确认数据可以修改由所属单位系统管理员以协同方式经所属单位主管部门分公司负责人审核后报物业公司相关部门及分管领导审批通过后由智慧社区运营部指导协助分公司系统管理员对相关数据进行修改数据修改前各分公司应准备好相关修改数据并确保数据的准确性任何情况下具有相应操作权限的使用人都必须对系统数据信息严格保密未经允许任何人不得私自下载传播系统数据信息违反保密规定造成系统数据信息外泄情节较轻未造成严重后果的视情节轻重给予适当处罚处罚办法参照运营及时奖惩实施细则造成严重后果的将追究相关分公司负责人和直接责任人的经济赔偿责任如发生系统信息外泄事件各所属单位必须在发现信息外泄后小时内上报公司智慧社区运营部同时积极采取补救措施防止事态扩大考核办法物业管理系统各模块的考核工作由公司总部相关职能部门定期进行考核中考核结果与各分公司年度管理目标责任书挂钩相关文件签发单位负责人有限公司年月日