文书部分

档案专业实务 第一部分 公文管理 基本要求: 了解: 公文的概念、特点、格式和稿本，公文分类 数悉: 《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文文种的名称和用途，文书工作的 具体内容和基本要求，文书立卷的基本原则 掌握: 文书办理程序和要求 ，行文规则，案卷整理规范，归档制度 一、公文概述 (一) 公文的概念、特点和分类: 二、公文的概念和特点: 概念: 是指社会组织在公务活动中形成的、具有法定效力和 规范体式的信息记录。 特点: 1 由法定作者制发,2 具有法定的权威性和现行效用; 3 具有 规范的体式和特定的处理程序。 2、公文的分类 《1) 从公文来源的角度分类: 对外文件、收来文件、内部文件 《2) 从公文行文方向的角度分类: 上行文、平行文、下行文 《3) 从公文涉密程度的角度分类: 绝密、机密、秘密、内部、限国内公开、对外公 开。 5二) 《国家行政机关公文处理办法》 〈国发[2000]23 号) 中规定的下列公文文种的 名称与用途: 命令 (令) : 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措 施，嘉奖有关单位及人员。 决定: 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销 下级机关不适当的决定事项。 公告: 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告: 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通知: 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相求届机关的公文，传达要求 下级主机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员- 通报: 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况- 议委: 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委 员会提请审议事项。 报告: 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示: 适用于向上级机关请示指示、批准。 批复: 适用于答复下级机关的请示事项- 意见: 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函:适用于不相素属机关之问商治工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要: 适用于记载、传达会议情况和议定事项，  《三) 公文的格式和稿本 1、公文的格式: 指公文文面各要素的构成及其编排规范。 3、公文各种稿本的名称和作用 草稿:又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿等，是文件扎拟过程中最初期的原始稿 件，不属于正式文件，不具备现实执行效用。 定稿: 又称原稿，指经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本 的依据。凡需保存的文件，其定稿亦应保存。 正本， 指根据定稿缮印、用于向外发出的正式文本。正本具有标准规范的格式和生效 标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。正本还包括: 试行本、暂行本、 修订本。 副本: 指正本的复份和复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存 档备查之用。其中用于与定稿一同阅卷归档的文本，又可称为存本- 不同文字的稿本: 指同一份文件根据需要而采用两种以上语言文字的文稿和文本。 二、文书工作 《一) 文书工作的具体内容和基本要求: 具体内容; 1、文书的握制。包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印〈签署) 等环节。 2、文书的传递。包括接受登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。 3、文书的办理。 包括拟办、批办、承办、注办等环节。 二文书的处置。 包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节- 5、文书的管理。包括加工编辑、组织传递催办、查办、各环节的登记以及对文书的 日常管理、提供利用等环节。 基本要求: 1准确。准确是对文书工作的质贡要求，是文书工作的生命线和基础。文书及文书 工作的质量，半系到文书效用的正常发挥，其至关系到国家及社会组织的根本利益。 首先， 在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式 规范,用语确切，其次在文书处理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整 方法续密，手续齐全。为了确保文书及文书工作的准确，需要建立、健全各项文书工作的 活动规则，合理地设计文书处理程序，改进文书人员的工作作风。 2、及时。及时是对文书工作效率的要求，也是文书工作特性的具体体现。从文书工 作总体上讲，及时的原则要求应视轻重缓急处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不 拖延、不误时误事。为此，必须首先明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间， 以确保文书工作的整体效率;其次，要简化办理手续和难度; 最后，要采用现代化的办公 手段，以加快办文的速度。 3、安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。维护文书 工作的安全，首先要保证文书内容的安全。 特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守 《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度， 消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、段改或  损毁。其次，要保证文书实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体， 减少文书的各种人为或自然损坏因素，以求延长文书的寿命，更好地发挥文书的功能。 4、精简。发文少而精，处理文件要方便读者，文件管理要利于使用- 《二) 文书办理程序和要求 发文办理程序和要求; 1拟稿，是指起草公文。押写者应站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文 稿，按照构思或写作提纲扎拟文稿，要体现领导意图，依法制文， 反映现实工作需要和实 际情况，符合文件写作规范，树立时间观含，及时成文。 2、核稿，指由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正活动。明确 是否有发文的必要， 确定文稿内容是否符合要求， 核查文稿文面是青符合规范， 检查文稿 是否符合行文规则。 3、答发，是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动。 正确选 用签发类型，明确签发责任，坚持先核稿后签发，有助于经济、高效地制发公文，保证答 发的有效性与合法性，规范签发意见的位置- 4、复核: 指由文秘部门在制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查。 检查审核签发手续是否完备: 文件管理信息是否准确; 附件材料是否齐全; 格式是否统一、 规范。 5、校对: 指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查。 6、用印: 指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在 文件上加盖机关印章的活动。指定专人保管; 监管用印过程， 印迹必须冰正、清晰、完整. 了、和登记: 将拟发出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登记在案的活 动。 8、发出: 指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的活动。 9、公布. 收文办理程序和要求 1、收文的接受: