浅谈往来账审计

往来账项审计主要包括对应收账款其他应收款预付账款和应付账款其他应付款预收账款的审计在审计中经常会遇到往来账的问题因为往来账既与收入成本有关又与潜盈潜亏相连同时往来账中也隐藏有各类管理问题因此搞好往来账审计对于httpwwwstudanetcompany厘清债权债务摸清企业家底保护企业资产安全具有重要意义一往来账管理中存在的常见问题一领导不重视有些单位的领导尤其是财务领导对往来账的管理不够重视财务部门既没有往来账的工作程序又没有往来账的岗位职责更没有往来账的奖惩制度由于领导不重视该决策的时候不决策该审批的时候不审批该检查的时候不检查从而影响了往来账的正常核算工作在他们看来往来账很普遍哪个单位都不少对账不对账都无关紧要反正一时半会结不清经办人员及会计人员换了一茬又一茬结果导致账龄越来越长谁欠谁httpwwwstudanetEconomic的说不清楚最终成为呆账给单位造成了很大的经济损失二核对不及时往来账要管理好就得及时进行核对每个单位根据业务量的大小应按月份季度半年度年度定期进行对账如发现问题应及时沟通查找原因保证双方账目余额一致但在实际工作中经常发现有些单位平时不对账或者很少对账有的到年底才对一次账更有甚者到年底因为单据不齐急于结账而草草了事往来账的余额为逐年滚动而成越滚越对不清结果等查账的时候因对不上账而不能取得函证延迟了查账的进度给单位造成了不良的影响三方法不合理往来账在核对时要将涉及到一个往来客户的所有科目放在一起经过相互抵销和对冲以后的余额确定为最终应付或应收对应客户的金额但在实际对账时因受会计工作水平和工作习惯的影响有的会计对同一个往来客户既设有应收预收账户还设有应付预付账户甚至还有借款等多个账户可在对账时往往只给对方提供应收类账户的数据对应付及借款类账户的数据很少甚至从不提及从而导致双方在对账时经常捉迷藏加大了对账的难度而且经过若干年后这些账户还未对冲使每个账户都有余额结果到查账的时候每个账户都要求提供函证这才感觉不便可是为时已晚四收入成本挂账1利用应收账款账户虚列收入一些经济效益不好的企业领导为了表现政绩就通过虚开发票虚假工程结算等手段虚增利润以完成经营考核指标2利用预收账款应付账款其他应付款等账户隐藏收入效益较好的企业为了少交税或平衡收支或为下一年度留口袋把收入挂在预收账款或应付账款里不做收入处理人为调减利润3利用预付账款待摊费用等账户将成本费用挂账一些效益不好的企业httpwwwchinaacccomwangxiaoswzx在完不成经营指标时将生产成本不进行账务处理而挂入预付账款待摊费用等账户人为调增利润为上级考核提拔任用等捞取政绩4一些效益较好的企业利用应付账款其他应付款预提费用等账户虚列费用加大成本人为调减利润5以上各种情况的组合如为了调增利润同时调增收入调减成本或为了调减利润同时调减收入调增成本等五潜盈潜亏挂账httpwwwchinaacccom1有的单位应付款项挂账多年且明细科目不符合会计核算的要求款项付不出去httpwwwchinaacccomweblcsh1形成潜盈如其他应付款教育培训费借聘费或劳务费等2有的单位提供商品劳务等形成的债权在已明知债务人破产撤销等情况下不对账务进行处理形成潜亏挂账3有的单位的预付工程款材料款等现实情况已经证明收回的可能性很小也不进行账务处理形成潜亏挂账4一些经济效益好的单位利用应付款项账户来回冲账调账且调账依据不充分其目的是人为调节利润六核算管理方面的问题1单方调增或调减往来账项使横向单位之间兄弟单位或纵向单位之间上下级单位往来对不上账形成债权或债务不实2将罚没款捐赠其他额外收入截留挂入往来账户形成账内小金库3在没有购销合同或结算资料不齐全的情况下盲目付款使企业蒙受经济损失4通常情况下应收款项余额应在借方应付款项余额应在贷方但有些被审单位往来账借贷方余额与正常规律有悖不能真实反映资产负债5有些单位将上级拨款或上级拨入资金挂入其他应付款不能真实反映权益二往来账管理的对策一从思想上要重视往来账的核对往来账涉及到一个单位债权债务关系的大小往来账管理得好该收的钱就能收回来该付的钱也能延迟支付这样才能有效利用资金减少坏账保证财产物资不受损失一是领导干部要率先垂范以身作则该决策的时候要准确决策该审批的时候一定要及时审批保证往来账的及时顺利核算二是相关的会计人员要严格履行自己的职责准确核算及时对账发扬爱岗敬业团结协作的精神做一名合格的往来账会计所示领导干部尤其是财务领导要经常督促检查往来账管理的各个环节发现矛盾及时调解出现问题及时解决将不利于往来账核算的一切因素消灭在萌芽状态这样只要会计负责领导尽职思想统一核算往来账时才会没有后顾之忧核对起来也才会易如反掌二从制度上要完善往来账的管理往来账的产生涉及采购销售管理等各个环节因此影响往来账核算的因素比较多往来账的核算难度也比较大一要选择认真负责爱岗敬业业务熟练善于协调并能执行财务制度的会计人员以保证往来账核算和核对工作的顺利进行二要制定往来账的工作程序明确往来账责任人设定制单审核记账对账各环节的方法规定定期对账时间检查对账结果三要明确往来账的岗位职责往来账会计要负责审核往来账的原始单据和会计科目准确登记账簿及时核对账目协调财务采购销售管理等各个环节上的账务关系保证往来账的及时准确顺利核算四要制定往来账的奖惩制度检查各个环节的工作情况对表现好的要给予鼓励和表扬对出现问题甚至违反财务制度的要给予批评和惩罚只有有了合格的会计完善的工作程序明确的岗位职责和有效的奖惩制度对往来账的管理才会高效顺利地进行三从各往来账的各个二级科目名称上判断往来账科目核算的正确性推断对往来账审计的重点领域根据往来账会计科目核算的性质所有往来账的明细科目都有明确的核算对象也就是说会计科目反映的内容与其名称应该是一一对应的关系核算对象应该有确指否则就属于审计的重点领域如往来科目的明细科目中出现其它暂挂款暂收付款其它科目转来欠款特定款等没有明确特指的对象一级往来科目的明细科目中出现若干同一单位或个人挂账明细账的挂账科目性质与一级往来账的核算内容极不相符等若被审单位往来账中出现以上这些经济事项应该在审计时予以充分关注四特别注意长期不发生增减借贷变化的呆滞往来账项和偶发性大额往来账项不同的往来账明细科目都有明确且唯一的经济对象内容上反映与此对象之间经常性的相对固定的经济活动只发生了一笔或很少几笔业务后就长期挂账的客户就可能存在信用危机其在往来明细科目中的反映自然就应成为审计重点值得重点关注的是它的形成变化有可能带有违规违法性质也有可能带来一定的经营风险如隐瞒收入少摊成本费用出租出借银行账户私分侵吞公款巨额坏账账外资金体外循环等五符合性测试与实质性测试并重减轻对往来账项函证的期望值与其他会计科目审计手法不同往来账科目的审计对符合性测试有较强的依赖性即使是在实质性测试时也必须使用符合性测试由于往来类科目的发生额大多与流动性最好的现金有关经济活动中大量的资金收付过程大多是往来账项增减变动的结果从某种意义上说管理好了往来账项也就管好了企业的现金流入和流出因此一个管理成熟的企业通常都会制定较为完善的资金审批制度和资金回笼制度而这些制度就是对往来账内控审计的重要依据之一与这些主要的资金管理制度相配套还有一些辅助的资金管理制度如差旅费报销制度备用金使用制度物资采购制度实物资产报废回收制度等也都与往来科目的发生有直接的关系在对相关的往来账项进行实质性审计时都应对照这些制度进行符合性测试往来账的发生符合相应内部控制制度的要求是往来账项形成合理的最起码要求六对于有些往来账的明细科目可以采取适当的简化程序以取得事半功倍的效果1通常挂在其他应付款科目中的住房公积金社会统筹养老金社会统筹补充养老金社会统筹医疗保险金及有些不在应交税金科目中核算的税款国家行政部门的罚没款等挂在其他应收款科目中的税款保证金税票押金法院的质押款物及向土地部门的土地出让金等这些款项都有其特定的用途而且受有关权威部门的检查和认定因此对这类明细科目在实质性审计时可适当简化2挂在应收账款应付账款等科目中的明细科目大多是企业的主要供销对象若企业与这些主要对象的往来账项发生均匀经常大量账面记录清晰且持续时间较长余额滚存结转则也可以适当简化有关实质性审计程序因为这类交易属良性往来信用有保证不过关联交易除外3对于挂在其他应收款其他应付款中的临时性暂收暂付款因其金额小发生笔数少且挂账对象明确可适当简化有关实质性审计程序但是明细科目若挂有外单位人名时仍应进行重点审计4预收账款及预付账款等科目的发生额与应收账款应付账款等科目的明细科目有结转关系的说明相关经济业务的发生有较强的说服力可将其并入应收账款应付账款等对应科目中进行审计无须再对这些科目进行重点检查七关注内容不太正常的往来明细科目往来账的会计核算一般都有一些固定的规律性内容如1主要商品和劳务的交易通常在应收应付账款和预收预付账款中进行核算反映的内容具有金额大发生频繁手续多外部单位提供原始单据的特点2零星的暂收暂付款通常在其他应收应付款中进行核算反映的内容具有金额小内容单一孤立发生情况多手续少内部单位提供原始单据的特点3应收应付账款和预收预付账款科目的业务性质对原始凭证的要求极为严格即涉及到企业内部的有关规定又要符合外部各个部门的硬性要求如增值税发票运输发票等而其他应收应付款科目的内容主要与内部的管理制度有关4通常债权性质的往来账科目余额在借方而债务性质的往来账科目余额在贷方各往来科目的有关账面内容若出现与上述常规作法相悖的情况在对其审计时应适当予以关注三往来账的审计查证方法一预付账款的审查预付账款的审计中应当关注有关的购货合同是否真实合法对方单位是否真实存在httpwwwstudanetcompany以确定企业是否存在虚列预付账款或隐瞒收入等问题曾经做过的审计案例中有一个案例是通过预付账款发现了问题一个大型的建筑企业为了提高自己的建筑资质需要增资按照审计准则增资之前要对企业的上期出资的到位使用情况进行审计在对其进行审计前我们查阅了该公司几年来的报表数据并详细地询问该单位的主要经营项目收入利润等概况从报表上看预付账款科目每年的余额都较大建筑企业虽然有些工程款需要预付但结合该公司每年的工程结算情况分析该项科目余额异常于是抽查了首次出资时的大量预付账款的凭证和资金的收付凭证发现在出资的当月货币资金数额很大其后逐渐减少同时预付账款逐步增大预付账款后附一些施工合同大部分比较简易同时大部分都是个人和该公司签订的合同且在后期几年几家单位和个人的预付账款都变化不大由此判断出该单位抽逃注册资本的数额在将几家异常的单位和个人的预付账款整理后我们要求去这些单位和个人处询证但企业却提供不出详细地地址最后企业的财务人员承认预付账款的抽逃资金部分二应收账款的审查1了解并测试被审单位应收账款的内部控制应收账款的控制测试主要围绕应收账款的不相容职务分离正确的授权审批充分的凭证和记录定期寄送对账单以及内部核查httpwwwstudanetAccountant等来实施注册会计师在审计时应重点关注如下几个方面的控制测试及评价1应收账款的记录是否以经销售部门核准的销售发票和发运凭证为依据2企业是否根据应收账款明细账的余额定期编制客户对账单并与客户对账编表与记录调整应收账款的不相容职务是否得到了分离3应收账款的总账和明细账户登记是否由不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证记账凭证分别登记应收账款总账和明细账户的余额是否由独立于记录应收账款的其他人员定期核查4测试企业的信用部门是否定期编制应收账款分析表并标出虚列的应收账款或不能收回的应收账款5测试企业对于账龄较长的客户的应收账款是否指定专人进行催收以保证债权得以收回应收账款的各种贷项调整包括坏账冲销折扣与折让的给予是否经过专人授权审批6测试企业是否建立坏账准备金制度2有选择地对应收账款进行函证注册会计师应亲自进行函证的寄发以保证寄发过程中出现的舞弊风险在确定函证范围时应对总体以一定的形式分层以便对应收账款金额的主体部分进行函证一般情况下注册会计师应选择以下项目作为函证对象大额或账龄较长的项目与债务人发生纠纷的项目关联方项目交易频繁但期末余额较小甚至为零的项目非正常项目三其他应收款其他应付款的审查其他应收款其他应付款大部分为非主营业务形成的往来账其中大部为个人往来有些审计人员对此往往容易忽略其重要性而减少抽查平整的样本致使在其中的问题也被忽略对于其他应收款的审计应关注企业的对其他应收款的审计中应当关注企业内部控制制度另外是否建立了定期清理的制度是否执行同时还应注意调查对方单位是否真实存在如果是押金应调查对方单位是否以将押金退回如果已经退回单位就有可能存在私设小金库的现象应当仔细深入地调查另外还应当关注企业是否有长期挂账的单位借款对方单位是否真实存在应询问有关人员查清原因从而进一步搞清企业是否存在舞弊行为在此仅谈一例关于其他应付款的审计案例在接受一个上级主管部门委httpwwwstudanetEconomic托后对其下属的单位进行经济效益审计时其中一家下属单位为大型的兼住宿餐饮娱乐于一体的酒店在审计其往来账时发现该单位其他应付款数额变动较大且在审计基准日其金额也很大于是增加抽查该科目的凭证数量在抽查中我们发现有很多不正规的自httpwwwstudanet制原始收据有的收据摘要里注明是押金但起数额却很大且有部分科目的数额在有规httpwwwstudanet律的增加根据审计经验初步判断为账外收入在把判断异常的凭证整理出来之后该企业的财务负责人承认这部分异常的数额为该单位出租房屋收入四收入成本挂账常见问题的查证方法1逆查法充分利用会计报表通过对报表总账与明细账及相关资料的核对发现问题我们在某实业公司审计时通过对资产负债表中应收应付项目年初与年末余额的对比发现预收账款数额变化较大据此我们对基层单位报表进行了汇总分析发httpwwwchinaacccomweblicai现产生变化的原因在其下属的工程公司又通过对投资计划工程合同及已完工部分的资料计算分析查出预收工程款3000万元按完工百分比法应在当年确认收入而该单位却在预收账款中核算2从往来账当年发生情况入手重点查阅金额大且具有代表性的凭证发现疑点再查阅核算内容追查预收或应付款中收入挂账的问题在某工业公司审计时发现2001年转2002年预收账款氧气票贷方余额94万元带着疑问我们审查了该明细账中金额较大的几笔凭证发现该单位收到用户购货款时发给用户氧气票账务处理为借货币资金贷预收账款待用户拿氧气票来领货时才确认收入预收账款年末余额为收款尚未付货金额即未确认的收入2002年该单位改变了核算方法即收到购货款不论是否发货均确认收入这样2001年转至2002年的预收账款余额应确认为收入3对相互之间提供商品或劳务的单位通过往来挂账的横向比较可以发现少计收入少计成本或虚增收入的问题如某供暖单位2002年末应收账款挂应收某多种经营单位供热费290万元通过核对多种经营单位没有挂账经分析可能存在两种情况一是多种经营单位少计成本一是供暖单位虚增收入为落实清楚我们认真核对了供暖单位的损益发现该单位效益较好赊销情况不多没有必要虚增收入依此判断应该是多种经营单位少进成本五潜盈潜亏挂账常见问题的查证方法1应收应付款项当年挂账金额较大的应结合明细账摘要认真分析发现疑点确定问题在某公司审计时发现该单位往来账金额很大其应收应付都在亿元以上翻阅往来明细账时对年末新挂账的应收账款某建材公司1776万元产生了疑问经调阅凭证详细分析并找会计人员了解情况得知该工程核减额较大预付款已超过工程审定造价收回相当困难所以年末该公司只好将多付的工程款挂账2应收款项在企业流动资产中的比例过大说明与其相关的企业大量占用该企业流动资金这既不利于企业资金周转也不利于企业正常生产尤其三年以上的应收款项不能得到及时签认坏账的可能性就很大这样就应该对金额大账龄长的应收款项详查细查如有些企业在激烈的市场竞争下为了扩大销售盲目采用赊销策略去挤占市场只注重账面收入忽视了大量被客户拖欠占用的流动资金能否收回的问题而且大量赊销收入直接列入经营成果企业为此需缴纳增值税使企业动用有限的流动资金垫付未实现的利税这种既不考虑赊账资金的时间价值也不估计应收账款可能带来的机会成本不加选择地扩大商业信用造成资源的极大浪费和潜在的经营风险3认真分析往来账户与有关科目之间的大额结转对结转依据不充分的应查阅当年发生业务查清事实某公司是某集团的盈利大户在查看某公司往来明细账时发现其他应付款上交利润科目2002年末余额为284万元为了理清形成原因我们仔细核查了2002年以前年度的有关科目的结转发现该余额是由2000年末利润分配余额转入通过核实该单位承认为利润挂账六核算管理等常见问题的查证方法1通过上下级单位之间的往来账余额核对尤其是连续几年都相差相同数额且金额较大的一定要在两家分别认真核实找到突破口我们在某公司审计时通过对该公司与其下属化工厂应收应付款项的核对发现2001年2002年的余额都相差1403万元经向会计人员了解后才知道化工厂在2001年以前将欠该公司的流动资金借款中的1403万元单方转做实收资本处理致使化工厂债务不实2往来账审计中对以前年度挂账当年大额支付货币资金的情况应予特别关注首先看挂账依据是否充分再看付款凭证附件中核算资料是否齐全从中发现问题我们在某多种经营单位审计中发现20012002年对外付款金额较大且多为以前年度挂账所以查账时把重点放在付款上查出两年无合同付款金额共计347991万元合同是购销活动发生质量问题时保护企业合法权益的有效手段无合同付款存在极大的经营风险3往来账审计中如果发现有关科目余额与正常情况不一样应仔细核对当年的业务如果当年借贷方发生额并没有导致负数金额产生就应仔细审计上一年的经济业务从往来疑点入手追根朔源一查到底就会发现问题的症结在某公司审计时查其2001年的往来明细账发现其他应付款某单位年末为借方余额33050元有悖常规因此我们调阅档案资料一直查到1996年发现1996年末余额与1997年初余额对不上通过了解得知1996年还有一套账并过来两套账合并后该科目为借方余额33050元到此查出该单位1996年以前存在两套账的问题往来账的审计对整个审计工作非常重要工作量也非常大但由于上述几方面的问题我们应当加强对往来账的审查力度特别注意长期不发生增减变化的呆滞往来账项和偶发性大额往来账项重点关注它的形成变化有可能带有的违规违法性质也有可能带来一定的经营风险如隐瞒收入少摊销成本费用侵吞公款巨额坏账账外资金等在审计中对符合性测试和实质性测试相结合深入细致地开展审计工作这样才能发现问题更好地完成审计任务