会议沟通技巧

会议沟通技巧本讲要点会议的安排会议的主持灵活地应对会议的困境导言在我们的工作过程中会议可以说是一项最经常的工作一项调查表明大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会有三分之一的时间是用于旅途奔波有感于繁重不堪的会议邀请万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话他说我如果不是在开会就是在去往下一个会议的路上虽然大家都很了解会议所带来的资源人力物力的巨大耗费但人们也不得不承认会议是一种很有效的沟通手段因为面对面的交流可以传递更多的信息尤其是很多需要各部门协作的工作就更是需要会议的纽带来协助运作自检你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点你的会议沟通表现是否总是在会议开始前天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者当与会者询问议程安排时总是回答还没定呢等通知吧对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实并在会议开始前加以确认临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有安排好预先拟定邀请与会的人员名单并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议自己记不清邀请了那些人出席会议会议前才发现忘了邀请主管领导参加会议会议时间安排恰当能够完成所有的议题会议总是被一些跑题多话者干扰难以顺利进行会议室布置恰当令与会者感觉舒适又便于沟通会议室拥挤不堪令与会者感觉不快大家都盼望着早点结束会议以上个问题可能是你的会议沟通活动中常见的表现你如果选择了题号是单数的行为表现请给自己加上一分你如果选择了题号是双数的行为表现请给自己减去一分最后看看自己的总分吧会议的安排制定议程安排充分考虑会议的进程写出条款式的议程安排确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调整理相关议题并根据其重要程度排出讨论顺序把议程安排提前交到与会者手挑选与会者首要原则是少而精信息型会议你应该通知所有需要了解该信息的人都参加决策型会议你需要邀请能对问题的解决有所贡献对决策有影响的权威以及能对执行决策做出承诺的人参加你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因适宜沟通的会议室布置现场会议室一般比较方便且费用低廉因此是首选地点但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室与会者的身体舒适需求不能忽略应注意会议室的空调温度桌椅舒适度灯光和通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式信息型会议的与会者应面向房间的前方而决策型会议的与会者应面向彼此会议安排核查表检查项目具体工作负责人检查结果会议沟通目标会议议程安排参加会议人员安排会议实物安排会议的主持一成功地开始会议和其他的很多场合一样准备工作是避免表现紧张的关键如果你知道自己将会说些什么来作为开场白你就会放松下来更重要的是你可以给整个会议带来一个富有组织的卓有成效的开始会议开场秘诀准时开会对于每一位职业的商务人士而言最头疼最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时不守时在高速运转的信息社会时间意味着抢占的商机时间意味着金钱和财富时间意味着一切我们说浪费别人的时间就等于谋财害命也是毫不夸张的对于会议而言就更是如此因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力向每个人表示欢迎用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎如果你面对的是一队新的成员让他们作向大家做自我介绍如果他们彼此已经见过面了也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家制定或者重温会议的基本规则会议的基本规则是会议中行为的基本准则你可以使用不允许跑题聆听每一个人的发言以及每人的发言时间不能超过分钟这样的规定如果准则是由与会者共同制定的而不是由主持人强加给与会者的效果要更好一些你可以向与会者询问我们都同意这些规定吗要得到每一个人的肯定答复而不要想当然地把沉默当成是没有异议分配记录员和计时员的职责如果可能的话让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人指定计时员负责记录时间并保证讨论持续进行记录员则负责做会议记录对于一些例行会议而言不妨由所有人轮流担当这些职责二会议主持人的沟通技巧一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的意见以指引会议讨论的进程比如说让我们试试这是一个好的思路让我们继续下去事实上如果我们仔细观察就会发现优秀的会议主持人最常用的引导方式是提问题针对目前所讨论的问题引导性的提问会使与会者的思路迅速集中到一起提高工作的效率我们常用的问题大致可以分为两类开放式的问题和封闭式的问题开放式的问题需要我们花费更多的时间和精力来思考回答而封闭式的问题则只需一两句话就可以回答了比如说小王你对这个问题怎么看这就是开放式的问题小王你同意这种观点吗这就是封闭式的问题做为一名有经验的会议主持人你应该善于运用各种提问方式问题类型问题特点棱镜型问题把别人向你提出的问题反问给所有与会者例如与会者我们应该怎么做呢你可以说好吧大家都来谈谈我们应该怎么做环形问题向全体与会者提出问题然后每人轮流回答例如让我们听每个人的工作计划小王由你开始广播型问题向全体与会者提出一个问题然后等待一个人回答如这份财务报表中有三个错误谁能够纠正一下这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式因为你没有指定人回答所以大家不会有压力定向型问题向全体提出问题然后指定一人回答如这份财务报表存在三个错误谁来纠正一下小王你说说看这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准备时间三圆满地结束会议无论是什么样类型的会议在会议结束的时候重新回顾一下目标取得的成果和已经达成的共识以及需要执行的行动都是很必要的总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果回顾会议的议程表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项说明下次会议的可能议程给每一位与会者一点时间说最后一句话就下次会议的日期时间和地点问题达成一致意见对会议进行评估在一种积极的气氛中结束会议你可以对每一位与会者的表现表示祝贺表达你的赞赏然后大声的说谢谢各位来结束会议灵活地应对会议的困境会议依赖于与会者的相互作用开会时出现问题是不可避免的有时问题因为人而产生有时因为程序或逻辑而产生在任何情形下主持者都有责任令讨论热烈确保与会者都参与讨论并保持讨论的正确方向一某些人试图支配讨论的局面在会议中常常会出现一言堂的局面如果我们会议的目的是找出不同观点那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素有时有些人可能因为富有经验或职位较高而处于支配地位当这种情形发生时其他人通常就会只是坐着听这时主持者就应该提一些直接的问题将与会者调动起来如果其他办法都不能奏效不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈也许会有所帮助二某些人想争论这种人可能自称无所不知或者掌握的信息完全是错误的或者是个吹毛求疵的家伙喜欢插话打断主持者在任何情形下主持者都要保持清醒的头脑通过提问主持者可以引出这些人愚蠢的或牵强的发言然后不再理睬他们通常这种人会激怒全体会有人讲出不欢迎他们的话然后一片沉默这时主持者可再问其他与会者一些直接的问题从而维持会场讨论气氛的平衡通常地这个喜欢辩论的人会意识到情况然后不再提出问题但如果这个人不敏感的话主持者就必须直截了当地向他指出他这种吹毛求疵的做法扰乱了会议的进程浪费了宝贵的时间然后主持者立即向另一个人提问以便让讨论继续下去三某些人和身边的人开小会当与会者人数很多时经常会发生这种情形开小会往往是因为某个人想讲话但又没有机会或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种想法前想先试探别人的看法通常会议中有人开小差是不可避免的不过这种小会一般比较简短只有当小会时间持续长了才会成为一个问题一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容另一个办法就是沉默然后看着那个破坏秩序的人通常这样就会恢复会议秩序四习惯性的跑题者我们可以运用法来解决这个问题这一谈话技巧可以训练一个习惯性跑题者采取一些更富有建设性的行动面对造成问题的人感谢或肯定这个人以及他她的良好意图建议一种新的行为方式多做几次尝试可以逐步改变或者提高你的要求例如假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话他是个很风趣的人但是他总是会让会议跑题为了管住他注视他说小王我有个建议首先你的笑话都棒极了但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎么看的说真的你是否能够告诉我们你的建议如果他还是没有改变或者你可以更加严厉一些别这样了我们已经乐过了但是现在的要点究竟是什么呢如果这些公开的干预仍然不能够见效你可以问小王是否可以在休息的时候和他单独谈一谈私下里告诉他你看到了他做的那些事情你如何评价他的这些做法你的感受和你希望他做些什么这样的谈话可以比公开场合中的语气更为坚定和严厉自检请你根据左栏的问题从右栏挑出相应的对策将问题和相应的对策用直线连接起来通过该练习学习如何更好地控制会议问题与对策你想令讨论热烈问小组一个开放式的问题你想打断某项讨论请某个与会者总结讨论几个与会者在开小会问与会者一个具体的问题两名与会者就一个观点争执请每个与会者总结其他人的发言与会者问了你一个难以回答的问题把问题转回给小组你想调查对一个观点的支持程度问小组一个具体的问题你想知道自己是否是个成功的会议主持人询问小组的反馈意见