工程材料采购方案.dotx

工程主材采购方案一目的为进一步加强材料的计划管理监督和控制不必要的开支确保采购材料符合施工要求促进材料与资金的合理周转规范材料采购作业程序特制定本办法二适用范围本办法适用于公司承接的工程项目所需材料的采购工作管理职责公司采购部负责进行市场调查搜集供应信息与资料拟订与更新合格供应商名录并组织对供应商按体系进行考察评估材料招标等工作根据材料计划拟订采购计划提供材料样品并签订材料订货合同追踪与监控采购计划与材料订货合同的实施公司项目部负责提供符合工程需要的材料计划与项目的供货清单组织对甲方的选样与封样按采购计划与订货合同组织材料进场并对进场材料进行检验提供评估供应商供货的信息资料并参与对供应商的考察与评估拟订材料用款计划并组织对供应商的付款与清场退货公司财务部负责按合同约定及到货情况支付材料款每月对材料库进行盘点指导库管工作监控帐实卡相符状况采购程序采购准备阶段由采购部搜集各种材料的信息并根据信息进行分类建立与丰富材料信息库每类材料至少要求三家符合我方要求的源头供应商填写供应商调查表并提供如下资料供应商营业执照资质证明税务登记证质量体系认证书如供应商已通过质量体系认证企业简介包含企业性质规模公司业绩产品介绍等内容材料三证产品安全资质证书生产许可证产品合格证质量标准产品检测报告样品图或照片对公司符合以上条件者可列为合格供方并记录于合格供方名录上公司所采购的材料必须选自合格供方名录中的供应商投标阶段部组织投标根据设计图纸与甲方要求确定材料清单并于收到投标文件后两日内向采购部提供甲方招标文件明确要求的大宗主材的材料清单并随附全套招标文件与图纸采购部根据材料清单进行市场调查或检阅供应商档案资料联系材料供应商准备投标样品与供应商资料材料样品资料文字说明照片并于开标三日前准备完毕采购部每次材料样品与资料分类归档归入材料信息库中标阶段工程中标后项目部根据设计图纸与现场实测实量于进场后一周内拟订材料计划材料计划内容必须包括材料名称材料数量材料规格材质要求进场时间材料计划经副总审批采购部根据材料计划要求检阅材料信息库联系材料供应商索取报价资料与样品采购人员整理报价资料调查供应商的整体实力及产品的质量性能规格等进行价格分析从中选出议价对象对主材及大宗材料至少应选出三家源头供应商采购人员将比价后的材料供应商资料与样品整理后递交权责主管确定议价对象与议价底线采购部根据材料计划与询比议价结果拟订采购计划议价结果及拟订的订购厂商交货期限与付款方式报主管副总经理签批经公司主管副总经理审批后的采购计划两份转交项目部一份转交财务部一份采购部留存采购部依批准后的采购计划为指导与选定的供应商谈判供货具体事宜主管副总经理组织召开材料样品评鉴会筛除不能满足工程需要的供应商对首次为我方供货的供应商组织实地考察经评鉴合格的样品由项目部组织对甲方的送样与封样确认后的材料样品按确认内容由项目部向采购部提交经项目经理与副总会签的详细供货清单供货清单详细标明材质要求规格型号供货数量供货时间等并作为材料订货合同的组成部分采购部对可满足供货清单要求的材料供应商进行签约谈判对符合材料招标规定要求的材料供应商发出招标通告并按公司规定的招标程序组织材料招标工作采购部依谈判或招标结果确定签约对象并拟定订货合同订货合同经项目部财务部主管副总经理评审确认后由采购部负责签订对不须单笔签约的材料采购部罗列材料清单要求可满足供货要求的供应商集中报价并随附材料三证及供应商资料采购部在满足工程需要的前提下选取服务优质价格适中的家供应商签订集中供货合同注明供货周期质量要求付款方式供货方式等采购部在材料签约后向项目部提供供应商详细联系方式及合同副本由项目部按合同规定办理材料预付款手续经采购部按合同复核后转公司主管副总经理签批后至财务部办理付款手续项目部须严格按批准后的采购计划与合同控制材料进货并根据工程进度与合同约定组织材料入场材料入场后查验材料三证并按材料三证及到货单检验材料数量质量做到单货样相符检验合格的材料由项目部质检员与库管员在入库单上签字办理入库手续检验不合格的材料由项目部通知公司质量部复验复验不合格材料按不合格品控制程序办理交由项目部组织采购部工程部分包合同共同处理对不合格品的退换事宜对造成我公司经济损失的依合同约定由项目部采购部联合办理索赔事宜入库单一式四份一份留存项目部一份交供应商其余两份由项目部对照项目用款计划填写报销凭证随附材料发票转采购部采购部审核发票与入库单无误后核销采购计划订货合同台帐并经公司主管副总经理签批后至财务部按合同规定办理付款手续材料到货后不论材料检验合格与否项目部库管员按供应商据实填写材料到货质量情况汇总表并于该供应商供货完毕后转交采购部以提供评估供应商的数据资料项目部因设计变更甲方变更原因而引发的材料变更应于变更发生的两日内拟订材料变更计划并注明变更材料及原总材料计划的核减项附甲方签字的签证单经副总审批后转采购部拟订采购变更计划项目部因材料计划不足引发的材料补充应拟订材料补充计划经副总审批后转采购部拟订采购补充计划采购变更与补充计划经主管副总经理签批后由采购部签订合同或追加合同项目部组织材料进场在合同签定后如发生变更引发所需材料数量少于合同订购数量项目部应于变更发生后两日内及时通知采购部与财务部以便公司及时调整付款比例项目部在工程竣工后清理库房材料组织材料退场对保存完好的未使用的材料退回供应商并填写退场材料确认单及出库单由供应商盖章签字认可项目部据以办理材料尾款支付手续采购部审核无误后核销采购计划订货合同台帐经公司主管副总经理签批后至财务部按合同规定办理支付手续退场材料确认单一式四份一份转交财务部一份转交采购部一份项目部留存对不能退回供应商的材料由项目部填写退场材料清单与出库单退回公司材料库并与采购部办理交接手续后由采购部办理放库手续采购部于工程结束后汇总材料采购与供货资料按供货质量服务质量付款要求等评估标准评估供应商对不符合要求的供应商从合格供应商名录中剔除并按工程项目将供应商资料分类归档采购纪律采购人员应严格执行计划采购严禁计划范围外采购否则一经发现公司将对有关责任人给予以严惩公司项目部应努力确保材料计划的精确性严格控制现场材料浪费对超出材料计划的补充材料与变更材料及时办理相关手续因未能及时办理补充材料计划与变更材料计划引起的工期延误等相关损失由项目部承担责任后果为确保材料计划的准确性项目部对补充材料计划应控制在公司规定的额度内不超出材料计划的对超出额度范围的补充材料计划公司将对项目部予以经济处罚项目部质检员库管员应严把进料验收关对不合格或数量规格与采购计划订货合同样品不符的材料由项目部负责通知质量部采购部共同处理退换事宜严禁不合格材料的入库采购人员不得私自订购和盲目进货在重质量遵合同守信用售后服务好的前提下选购低价材料做到质优价廉时同要实行跟踪办事负责到底的责任制不得无故积压或拖延办理有关商务帐务工作附采购计划供货清单材料到货质量情况汇总表合格供应商名录材料变更计划采购变更计划材料补充计划退场材料确认单退场材料清单本办法经总经理批准后执行修订亦同