组织架构规范

組織架構規範目的為明確體系之管理職責與權限有效推行並維護本體系之持續運行制訂之職責權限詳見本規範定義作業內容公司組織架構公司組組架構圖環保組織架構圖各責任人及責任部門之權責劃分管理代表職責內容執行各種管理體系全盤相關事項以確保品質政策及環保政策之正常運作負責各種管理體系所需的過程得到建立並督導實施和保持提升公司全員對滿足顧客需求之意識定期督導實施各種管理體系之內部稽核以確保各種管理體系運行之執行效果管理審核會議之召開執行董事長之公司政策運籌帷幄整體公司之發展確認公司經營方針之貫徹狀況與呈報確保建立並不斷完善標準化的社會責任感行為規範執行組職責內容協助管理代表監督管理體系的運作執行各種管理體系的運作與維持品質目標的擬定各種管理體系實施狀況的執行訂定季度品質目標計劃並督促各部門達成向管理代表匯報品質目標達成之組織績效並提出執行上的改善建議確定品質相關要求與責任均已在組織內充份溝通與了解定期執行實施各種管理體系之內部稽核以確保現行各種管理體系之執行狀況並提供年度各種管理體系之績效於管理代表作為各種管理體系檢討與改善之基礎業務部職責內容業務部之工作規劃管理體系屬於業務部範疇之執行業務部各員日常工作之督導與查核業務人員之資格鑒定任用獎罰升遷客戶訂單出貨單及各類單據報表的審核及簽核教育訓練計劃制訂執行與考核客戶滿意程度調查及追蹤業務會議相關決議事項的督導與執行與相關部門溝通與協調產銷會議的參加客戶需求之跟進上級臨時交付之任務資材管理部職責內容資材管理部工作計劃與分配管理體系屬於資材管理部範疇之執行本部門人員日常工作的管理與監督配合業務訂單之納進主導產銷之計劃與執行本部門的年度教育訓練計劃的擬定本部門的教育訓練之督導與執行部門會議的主持及相關決議事項的督導與執行資材管理部人員的工作績效評定本部門人員升遷獎懲之審核本部門的各種報表之審核與相關部門工作之溝通協調完成上司交辦事項與配合公司總體目標的完成內部稽核管理程序一目的為確保公司符合質量管理體系的要求和規定以保證產品之品質本公司透過定期稽核公司質量管理體系和應對第二方或第三方稽核以滿足實現品質政策環保政策和質量目標的需要並為各體系的運用和持續改進提供依據以符合客戶最大之滿意度職責範圍管理者代表批準內部稽核計劃任命稽核組長及稽核組成員稽核組成員名單應呈送總經理批準稽核組長及稽核組成員必須經過外部認可的機構主辦的內部審核員培訓且取得稽核員資格證書對稽核結果進行確認稽核組長負責制訂內部稽核計劃協助管理者代表組建內部稽核團隊組織和實施內部稽核活動按本程序控制內部稽核工作的全過程起草內部稽核報告並對其準確性和全面性負責稽核員按本程序準備實施報告內部稽核工作負責不符合報告的填寫及矯正措施的追蹤被稽核方將稽核目的範圍通知本部門有關人員指派專人陪同稽核組進行稽核工作提供保證稽核過程有效實施所需的資源配合稽核員工作負責稽核中發現的不合格項的確認原因分析並採取糾正措施作業內容稽核時間定期稽核計劃及需求每年月由資訊稽核室制訂下一年度的年度稽核計劃表報管理者代表核準后執行內部稽核按照稽核計劃進行每半年集中稽核一次每個部門與每個要素每年至少被稽核兩次內部稽核應覆蓋所有的部門若有以下現象發生可視情況做不定期內部稽核當合約要求需要對品質系統初步評價在合約範圍內驗證品質系統能否持續有效運行並符合規定要求當品質系統發生重大變更時如組織調整程序的修改等當有必要驗證要求的矯正措施是否已採取並有效時第三方認證審核前當發生內部外部嚴重不合格品質異常或顧客重大投訴時稽核前準備選派稽核組成員時應考慮其稽核之公正性與獨立性稽核人員不得稽核自己部門稽核組長於執行稽核前一周將內部稽核日程表制訂出並呈管理者代表核準后通知至相關部門為保證稽核作業的完整性稽核員應於稽核前詳細閱讀相關文件與資料並制訂內部稽核查檢表被稽核部門準備稽核工作中所需的相關文件稽核實施首次會議稽核組長及管理者代表按照稽核計劃準時召開並主持會議由被稽核部門負責人稽核組成員及相關人員出席會議議程主要有以下內容向受稽核部門負責人介紹稽核組成員及分工雙方共同確認稽核計劃以及末次會議的時間和地點現場稽核稽核員依據稽核計劃和內部稽核查檢表進行稽核稽核依據為各種管理體系標準條文質量手冊程序文件作業規範標準協約目標計劃表單記錄其他與質量管理體系運作有關的內容稽核員進行稽核時稽核員在稽核過程中應始終保持客觀公正禮貌尊重的態度所發現的問題被稽核部門必須與稽核員即時澄清若不能澄清與提供證據時當時稽核員記錄於內部稽核查檢記錄表中末次會議稽核完畢由稽核組長或管理者代表召集末次會議由管理者代表被稽核部門負責人稽核組成員及相關人員參加由各稽核組員匯報稽核结果及不符合事項相關責任部門無異議后不符合事項成立管理者代表決定內部稽核不符合報告發放日期及糾正措施完成時間要求在個工作日內完成制訂的糾正預防措施給予回覆稽核不符合報告撰寫匯總稽核員填寫內部稽核不符合報告內容包括風險評估和被稽核方提出的糾正措施建議和完成日期要求被稽核方簽名確認再發給被稽核方進行改善稽核報告追蹤考核及內部稽核總結報告的制訂呈報稽核員在收到回覆報告以后在個工作日內進行跟蹤及驗證效果在驗證時被稽核部門有按回覆方案執行則給予結案如被稽核方在規定期限內未完成糾正措施或達不到預定目標和效果稽核員報告稽核組長或管理者代表處理直到改善合格為止因客觀原因不能結案的內部稽核不符合報告應提交管理評審會議處理稽核組組長對已完成之改善稽核事件做成內部稽核總結報告並做為本次稽核之總結經管理者代表審核后呈副總經理核準由文控中心發放至相關部門瞭解完成的內部稽核總結報告列於管理審核會議的檢討內容事項客戶稽核其中包含客戶的年度稽核與新客戶稽核稽核信息接收稽核室接收第三方稽核信息業務接獲客戶稽核通知將稽核資訊傳達至臺幹和所有部門課級以上幹部稽核信息移轉當客人有要求我司進行自評之部分業務需將自評查核表移交資訊稽核室稽核前準備資訊稽核室接獲客戶稽核信息或自評查核表后將其整理分發給責任部門要求限期對客戶待稽核之部門資料文件等內容進行自評對無法滿足客戶要求之稽核項目限期進行整頓改善資訊稽核室對客戶稽核項目進行稽核前確認首次會議業務部品保部資訊稽核室及相關責任部門主管參與首次會議業務部主管向客人介紹公司之企業文化經營理念品質政策公司沿革體系認證公司業績等文件和現場稽核資訊稽核室陪同客人第三方稽核品保部及責任部門陪同客人第三方稽核總結會議資訊稽核室記錄稽核缺失項開立不符合報告單外部稽核員開立稽核缺失報告資訊稽核室將其分類並轉發責任部門進行回復與改善實施糾正預防措施責任部門針對外部稽核缺失進行改善及預防跟蹤驗證及提交核準資訊稽核室對外部稽核缺失改善狀況進行跟蹤與效果追蹤提交稽核室最高主管或經理室進行審核核準提交客人核準資訊稽核室整理缺失改善報告業務部提交缺失改善報告內部年度稽核和客戶稽核資料存檔稽核過程所有的記錄均依記錄管理程序由資訊稽核室進行存檔存檔期限為十一年參考文件記錄管理程序表單年度稽核計劃表內部稽核日程表內部稽核查檢表內部稽核查檢記錄表內部稽核不符合報告內部稽核總結報告流程圖內部稽核流程圖第二方或第三方外部稽核流程圖