商品出入库管理.docx

商品出入库管理第一节商品出入库过程概述一现代仓库的作业过程和特点一现代仓库的作业过程实物流仓库实物流过程信息流仓库信息流过程二仓库作业过程的特点作业过程不连续作业量不均衡作业对象复杂作业范围广泛第二节商品入库管理商品入库业务也叫收货业务它是仓储业务的开始商品入库管理是根据商品入库凭证在接受入库商品时所进行的卸货查点验收办理入库手续等各项业务活动的计划和组织入库步骤图一货物接运由于货物到达仓库的形式不同除了一小部分由供货单位直接运到仓库交货外大部分要经过铁路公路航运空运和短途运输等运输工具转运凡经过交通运输部门转运的商品都必须经过仓库接运后才能进行入库验收因此货物的接运是入库业务流程的第一道作业环节也是仓库直接与外部发生的经济联系它的主要任务是及时而准确地向交通运输部门提取入库货物要求手续清楚责任分明为仓库验收工作创造有利条件因为接运工作是仓库业务活动的开始如果接收了损坏的或错误的商品那将直接导致商品出库装运时出现差错商品接运是商品入库和保管的前提接运工作完成的质量直接影响商品的验收和入库后的保管保养因此在接运由交通运输部门包括铁路转运的商品时必须认真检查分清责任取得必要的证件避免将一些在运输过程中或运输前就已经损坏的商品带入仓库造成验收中责任难分和在保管工作中的困难或损失做好商品接运业务管理的主要意义在于防止把在运输过程中或运输之前已经发生的商品损害和各种差错带入仓库减少或避免经济损失为验收和保管保养创造良好的条件商品接运的主要方式有一提货1到车站码头提货这是由外地托运单位委托铁路水运民航等运输部门或邮局代运或邮递货物到达本埠车站码头民航站邮局后仓库依据货物通知单派车提运货物的作业活动此外在接受货主的委托代理完成提货末端送货的活动的情况下也会发生到车站码头提货的作业活动这种到货提运形式大多是零担托运到货批量较小的货物提货人员对所提取的商品应了解其品名型号特性和一般保管知识以及装卸搬运注意事项等在提货前应做好接运货物的准备工作例如装卸运输工具腾出存放商品的场地等提货人员在到货前应主动了解到货时间和交货情况根据到货多少组织装卸人员机具和车辆按时前往提货提货时应根据运单以及有关资料详细核对品名规格数量并要注意商品外观查看包装封印是否完好有无沾污受潮水渍油渍等异状若有疑点或不符应当场要求运输部门检查对短缺损坏情况凡属铁路方面责任的应做出商务记录属于其他方面责任需要铁路部门证明的应做出普通记录由铁路运输员签字注意记录内容与实际情况要相符在短途运输中要做到不混不乱避免碰坏损失危险品应按照危险品搬运规定办理商品到库后提货员应与保管员密切配合尽量做到提货运输验收入库堆码成一条龙作业从而缩短入库验收时间并办理内部交接手续2到货主单位提取货物这是仓库受托运方的委托直接到供货单位提货的一种形式其作业内容和程序主要是当货栈接到托运通知单后做好一切提货准备并将提货与物资的初步验收工作结合在一起进行最好在供货人员在场的情况下当场进行验收因此接运人员要按照验收注意事项提货必要时可由验收人员参与提货3托运单位送货到库接货这种接货方式通常是托运单位与仓库在同一城市或附近地区不需要长途运输时被采用其作业内容和程序是当托运方送货到货栈后根据托运单需要现场办理托运手续先办理托运手续当场办理接货验收手续检查外包装清点数量做好验收记录如有质量和数量问题托运方应在验收记录上签证4铁路专用线到货接运这是指仓库备有铁路专用线大批整车或零担到货接运的形式一般铁路专线都与公路干线联合在这种联合运输形式下铁路承担主干线长距离的货物运输汽车承担直线部分的直接面向收货方的短距离的运输接到专用线到货通知后应立即确定卸货货位力求缩短场内搬运距离组织好卸车所需要的机械人员以及有关资料做好卸车准备车皮到达后引导对位进行检查看车皮封闭情况是否良好即卡车车窗铅封苫布等有无异状根据运单和有关资料核对到货品名规格标志和清点件数检查包装是否有损坏或有无散包检查是否有进水受潮或其他损坏现象在检查中发现异常情况应请铁路部门派员复查做出普通或商务记录记录内容应与实际情况相符以便交涉卸车时要注意为商品验收和入库保管提供便利条件分清车号品名规格不混不乱保证包装完好不碰坏不压伤更不得自行打开包装应根据商品的性质合理堆放以免混淆卸车后在商品上应标明车号和卸车日期编制卸车记录记明卸车货位规格数量连同有关证件和资料尽快向保管员交代清楚办好内部交接手续二仓库收货货物到库后仓库收货人员首先要检查货物入库凭证然后根据入库凭证开列的收货单位和货物名称与送交的货物内容和标记进行核对然后就可以与送货人员办理交接手续如果在以上工序中无异常情况出现收货人员在送货回单上盖章表示货物收讫如发现有异常情况必须在送货单上详细注明并由送货人员签字或由送货人员出具差错异常情况记录等书面材料作为事后处理的依据二商品入库验收凡商品进入仓库储存必须经过检查验收只有验收后的商品方可入库保管货物入库验收是仓库把好三关入库保管出库的第一道抓好货物入库质量关能防止劣质商品流入流通领域划清仓库与生产部门运输部门以及供销部门的责任界线也为货物在库场中的保管提供第一手资料一商品验收的基本要求1及时到库商品必须在规定的期限内完成验收入库工作这是因为商品虽然到库但未经过验收的商品没有入账不算入库不能供应给用料单位只有及时验收尽快提出检验报告才能保证商品尽快入库入账满足用料单位的需求加快商品和资金的周转同时商品的托收承付和索赔都有一定的期限如果验收时发现商品不合规定要求要提出退货换货或赔偿等请求均应在规定的期限内提出否则供方或责任方不再承担责任银行也将办理拒付手续2准确验收应以商品入库凭证为依据准确地查验入库货物的实际数量和质量状况并通过书面材料准确的反映出来做到货账卡相符提高账货相符率降低收货差错率提高企业的经济效益3严格仓库的各方都要严肃认真地对待商品验收工作验收工作的好坏直接关系到国家和企业的利益也关系到以后各项仓储业务的顺利开展因此仓库领导应高度重视验收工作直接参与验收人员要以高度负责的精神来对待这项工作明确每批商品验收的要求和方法并严格按照仓库验收入库的业务操作程序办事4经济商品在验收时多数情况下不但需要检验设备和验收人员而且需要装卸搬运机具和设备以及相应工种工人配合这就要求各工种密切协作合理组织调配人员与设备以节省作业费用此外在验收工作中尽可能保护原包装减少或避免破坏性试验也是提高作业经济性的有效手段二商品的验收程序商品验收包括验收准备核对凭证确定验收比例实物检验做出验收报告及验收中发现问题的处理1验收准备验收准备是货物入库验收的第一道程序仓库接到到货通知后应根据商品的性质和批量提前做好验收的准备工作包括以下内容1全面了解验收物资的性能特点和数量根据其需求确定存放地点垛形和保管方法2准备堆码苫垫所需材料和装卸搬运机械设备及人力以便使验收后的货物能及时入库保管存放减少货物停顿时间若是危险品则需要准备防护设施3准备相应的检验工具并做好事前检查以便保证验收数量的准确性和质量的可靠性4收集和熟悉验收凭证及有关资料5进口物资或上级业务主管部门指定需要检验质量者应通知有关检验部门会同验收2核对凭证入库商品即须具备下列凭证1货主提供的入库通知单和订货合同副本这是仓库接收商品的凭证2供货单位提供的验收凭证包括材质证明书装箱单磅码单发货明细表说明书保修卡及合格证等3承运单位提供的运输单证包括提货通知单和登记货物残损情况的货运记录普通记录以及公路运输交接单等作为向责任方进行交涉的依据核对凭证就是将上述凭证加以整理后全面核对入库通知单订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对相符后才可以进入下一步的实物检验如果发现有证件不齐或不符等情况要与存货供货单位及承运单位和有关业务部门及时联系解决3检验货物检验货物是仓储业务中的一个重要环节包括检验数量检验外观质量和检验包装三方面的内容即复核货物数量是否与入库凭证相符货物质量是否符合规定的要求货物包装能否保证在储存和运输过程中的安全1数量检验数量检验是保证物资数量准确不可缺少的措施要求物资入库时一次进行完毕一般在质量验收之前由仓库保管职能机构组织进行按商品性质和包装情况数量检验分为三种形式即计件检斤检尺求积计件法计件是按件数供货或以件数为计量单位的商品在做数量验收时的清点件数计件商品应全部清查件数带有附件和成套的机电设备须清查主件部件零件和工具等固定包装的小件商品如包装完好打开包装对保管不利国内货物可采用抽验法按一定比例开箱点件验收可抽验内包装515其他只检查外包装不拆包检查贵重商品应酌情提高检验比例或全部检验进口商品则按合同或惯例办理检斤法检斤是对按重量供货或以重量为计量单位的商品做数量验收时的称重商品的重量一般有毛重皮重净重之分毛重是指商品重量包括包装重量在内的实重净重是指商品本身的重量即毛重减去皮重我们通常所说的商品重量多是指商品的净重金属材料某些化工产品多半是检斤验收按理论换算重量供应的商品先要通过检尺例如金属材料中的板材型材等然后按规定的换算方法换算成重量验收对于进口商品原则上应全部检斤但如果订货合同规定按理论换算重量交货则按合同规定办理所有检斤的商品都应填写磅码单检尺求积法检尺求积是对以体积为计量单位的商品例如木材竹材沙石等先检尺后求体积所做的数量验收凡是经过数量检验的商品都应该填写磅码单在做数量验收之前还应根据商品来源包装好坏或有关部门规定确定对到库商品是采取抽验还是全验方式2质量检验质量检验包括外观检验尺寸检验机械物理性能检验和化学成分检验四种形式仓库一般只作外观检验和尺寸精度检验后两种检验如果有必要则由仓库技术管理职能机构取样委托专门检验机构检验以外观质量检验为例说明外观检验是指通过人的感觉器官检查商品外观质量的检查过程主要检查货物的自然属性是否因物理及化学反应而造成负面的改变是否受潮沾污腐蚀霉烂等检查商品包装的牢固程度检查商品有无损伤例如撞击变形破碎等对外观检验有严重缺陷的商品要单独存放防止混杂等待处理凡经过外观检验的商品都应该填写检验记录单外观检验的基本要求是凡是通过人的感觉器官检验商品后就可决定商品质量的由仓储业务部门自行组织检验检验后做好商品的检验记录对于一些特殊商品则由专门的检验部门进行化验和技术测定验收完毕后应尽快签返验收入库凭证不能无故积压单据3包装检验物资包装的好坏干潮直接关系着物资的安全储存和运输所以对物资的包装要进行严格验收凡是产品合同对包装有具体规定的要严格按规定验收如箱板的厚度打包铁腰的臣数纸箱麻包的质量等对于包装的干潮程度一般是用眼看手摸方法进行检查验收4验收中发现问题的处理在物品验收过程中如果发现物品数量或质量的问题应该严格按照有关制度进行处理验收过程中发现的数量和质量问题可能发生在各个流通环节可能是由于供货方或交通运输部门或收货方本身的工作造成的按照有关规章制度对问题进行处理有利于分清各方的责任并促使有关责任部门吸取教训改进今后的工作所以对验收过程发现的问题进行处理时应该注意以下几个方面1在物品入库凭证未到齐之前不得正式验收如果入库凭证不齐或不符仓库有权拒收或暂时存放待凭证到齐再验收入库2发现物品数量或质量不符合规定要会同有关人员当场做出详细记录交接双方应在记录上签字如果是交货方的问题仓库应该拒绝接收如果是运输部门的问题就应该提出索赔3在数量验收中计件物品应及时验收发现问题要按规定的手续在规定的期限内向有关部门提出索赔要求否则超过索赔期限责任部门对形成的损失将不予负责O三入库交接入库物品经过点数查验之后可以安排卸货入库堆码表示仓库接受物品在卸货搬运堆垛作业完毕与送货人办理交接手续并建立仓库台账一交接手续交接手续是指仓库对收到的物品向送货人进行的确认表示已接受物品办理完交接手续意味着划分清运输送货部门和仓库的责任完整的交接手续包括1接受物品仓库通过理货查验物品将不良物品剔出退回或者编制残损单证等明确责任确定收到物品的确切数量物品表面状态良好2接受文件接受送货人送交的物品资料运输的货运记录普通记录等以及随货的在运输单证上注明的相应文件如图纸准运证等3签署单证仓库与送货人或承运人共同在送货人交来的送货单交接清单见表41各方签署后留存相应单证提供相应的入库查验理货残损单证事故报告由送货人或承运人签署表41到接货交接单收货人发站发货人品名标记单位件数重量号车运单号货位合同号备注送货人接收人经办人二登账物品入库仓库应建立详细反映物品仓储的明细账登记物品入库出库结存的详细情况用以记录库存物品动态和入出库过程登账的主要内容有物品名称规格数量件数累计数或结存数存货人或提货人批次金额注明货位号或运输工具接发货经办人三立卡物品入库或上架后将物品名称规格数量或出入状态等内容填在料卡上称为立卡料卡又称为货卡货牌插放在货架上物品下方的货架支架上或摆放在货垛正面明显位置第三节出库过程管理出库过程管理是指仓库按照货主的调拨出库凭证或发货凭证提货单调拨单所注明的货物名称型号规格数量收货单位接货方式等条件进行的核对凭证备料复核点交发放等一系列作业和业务管理活动出库业务是保管工作的结束既涉及到仓库同货主或收货企业以及承运部门的经济联系也涉及到仓库各有关业务部门的作业活动为了能以合理的物流成本保证出库物品按质按量及时安全地发给用户满足其生产经营的需要仓库应主动向货主联系由货主提供出库计划这是仓库出库作业的依据特别是供应异地的和大批量出库的物品更应提前发出通知以便仓库及时办理流量和流向的运输计划完成出库任务仓库必须建立严格的出库和发运程序严格遵循先进先出推陈储新的原则尽量一次完成防止差错需托运物品的包装还要符合运输部门的要求一物品出库的依据WMS的出库功能模块必须由货主的出库通知或请求驱动见图44不论在任何情况下仓库都不得擅自动用变相动用或者外借货主的库存货主的出库通知或出库请求的格式不尽相同不论采用何种形式都必须是符合财务制度要求的有法律效力的凭证要坚决杜绝凭信誉或无正式手续的发货二物品出库的要求物品出库要求做到三不三核五检查三不即未接单据不翻账未经审单不备库未经复核不出库三核即在发货时要核实凭证核对账卡核对实物五检查即对单据和实物要进行品名检查规格检查包装检查件数检查重量检查商品出库要求严格执行各项规章制度提高服务质量使用户满意包括对品种规格要求积极与货主联系为用户提货创造各种方便条件杜绝差错事故三物品出库方式出库方式是指仓库用什么样的方式将货物交付用户选用哪种方式出库要根据具体条件由供需双方事先商定一送货仓库根据货主单位的出库通知或出库请求通过发货作业把应发物品交由运输部门送达收货单位或使用仓库自有车辆把物品运送到收货地点的发货形式就是通常所称的送货制仓库实行送货具有多方面的好处仓库可预先安排作业缩短发货时间收货单位可避免因人力车辆等不便而发生的取货困难在运输上可合理使用运输工具减少运费二收货人自提这种发货形式是由收货人或其代理持取货凭证直接到库取货仓库凭单发货仓库发货人与提货人可以在仓库现场划清交接责任当面交接并办理签收手续三过户过户是一种就地划拨的形式物品实物并未出库但是所有权已从原货主转移到新货主的账户中仓库必须根据原货主开出的正式过户凭证才予办理过户手续四取样货主由于商检或样品陈列等需要到仓库提取货样通常要开箱拆包分割抽取样本仓库必须根据正式取样凭证发出样品并做好账务记载五转仓转仓是指货主为了业务方便或改变储存条件将某批库存自甲库转移到乙库仓库也必须根据货主单位开出的正式转仓单办理转仓手续四出库业务程序一出库前的准备工作可分为两个方面一方面是计划工作即根据货主提出的出库计划或出库请求预先做好物品出库的各项安排包括货位机械设备工具和工作人员提高人财物的利用率另一方面是要做好出库物品的包装和标志标记发往异地的货物需经过长途运输包装必须符合运输部门的规定如捆扎包装容器包装等成套机械器材发往异地事先必须做好货物的清理装箱和编号工作在包装上挂签贴签书写编号和发运标记去向以免错发和混发二出库程序出库程序包括核单备货一一复核一一包装一点交一一登账一一清理等过程出库必须遵循先进先出推陈储新的原则使仓储活动的管理实现良性循环不论是哪一种出库方式都应按以下程序做好管理工作1核单备货如属自提物品首先要审核提货凭证的合法性和真实性其次核对品名型号规格单价数量收货单位有效期等出库物品应附有质量证明书或副本磅码单装箱单等机电设备电子产品等物品其说明书及合格证应随货同付备料时应本着先进先出推陈储新的原则易霉易坏的先出接近失效期的先出备货过程中凡计重货物一般以入库验收时标明的重量为准不再重新计重需分割或拆捆的应根据情况进行2复核为了保证出库物品不出差错备货后应进行复核出库的复核形式主要有专职复核交叉复核和环环复核三种除此之外在发货作业的各道环节上都贯穿着复核工作例如理货员核对单货守护员门卫凭票放行账务员保管会计核对账单票等这些分散的复核形式起到分头把关的作用都十分有助于提高仓库发货业务的工作质量复核的内容包括品名型号规格数量是否同出库单一致配套是否齐全技术证件是否齐全外观质量和包装是否完好只有加强出库的复核工作才能防止错发漏发和重发等事故的发生3包装出库物品的包装必须完整牢固标记必须正确清楚如有破损潮湿捆扎松散等不能保障运输中安全的应加固整理破包破箱不得出库各类包装容器上若有水渍油迹污损也均不能出库出库物品如需托运包装必须符合运输部门的要求选用适宜包装材料其重量和尺寸便于装卸和搬运以保证货物在途的安全包装是仓库生产过程的一个组成部分包装时严禁互相影响或性能互相抵融的物品混合包装包装后要写明收货单位到站发货号本批总件数发货单位等4点交出库物品经过复核和包装后需要托运和送货的应由仓库保管机构移交调运机构属于用户自提的则由保管机构按出库凭证向提货人当面交清5登账点交后保管员应在出库单上填写实发数发货日期等内容并签名然后将出库单连同有关证件资料及时交货主以便货主办理货款结算6现场和档案的清理经过出库的一系列工作程序之后实物账目和库存档案等都发生了变化应按下列几项工作彻底清理使保管工作重新趋于账物资金相符的状态1按出库单核对结存数2如果该批货物全部出库应查实损耗数量在规定损耗范围内的进行核销超过损耗范围的查明原因进行处理3一批货物全部出库后可根据该批货物入出库的情况采用的保管方法和损耗数量总结保管经验4清理现场收集苦垫材料妥善保管以待再用5代运货物发出后收货单位提出数量不符时属于重量短少而包装完好且件数不缺的应由仓库保管机构负责处理属于件数短少的应由运输机构负责处理若发出的货物品种规格型号不符由保管机构负责处理若发出货物损坏应根据承运人出具的证明分别由保管及运输机构处理在整个出库业务程序过程中复核和点交是两个最为关键的环节复核是防止差错的重要和必不可少的措施而点交则是划清仓库和提货方两者责任的必要手段6由于提货单位任务变更或其他原因要求退货时可经有关方同意办理退货退回的货物必须符合原发的数量和质量要严格验收重新办理入库手续当然未移交的货物则不必检验五出库中发生问题的处理出库过程中出现的问题是多方面的应分别对待处理一出库凭证提货单上的问题1凡出库凭证超过提货期限用户前来提货必须先办理手续按规定缴足逾期仓储保管费然后方可发货任何非正式凭证都不能作为发货凭证提货时用户发现规格开错保管员不得自行调换规格发货2凡发现出库凭证有疑点以及出库凭证发现有假冒复制涂改等情况时应及时与仓库保卫部门以及出具出库单的单位或部门联系妥善处理3商品进库未验收或者期货未进库的出库凭证一般暂缓发货并通知货主待货到并验收后再发货提货期顺延4如客户因各种原因将出库凭证遗失客户应及时与仓库发货员和账务人员联系挂失如果挂失时货已被提走保管人员不承担责任但要协助货主单位找回商品如果货还没有提走经保管人员和账务人员查实后做好挂失登记将原凭证作废缓期发货二提货数与实存数不符若出现提货数量与商品实存数不符的情况一般是实存数小于提货数造成这种问题的原因主要有1商品入库时由于验收问题增大了实收商品的签收数量从而造成账面数大于实存数2仓库保管人员和发货人员在以前的发货过程中因错发串发等差错而形成实际商品库存量小于账面数3货主单位没有及时核减开出的提货数造成库存账面数大于实际储存数从而开出的提货单提货数量过大4仓储过程中造成了货物的毁损当遇到提货数量大于实际商品库存数量时无论是何种原因造成的都需要和仓库主管部门以及货主单位及时取得联系后再作处理三串发货和错发货所谓串发和错发货主要是指发货人员由于对物品种类规格不很熟悉或者由于工作中的疏漏把错误规格数量的物品发出库的情况如果物品尚未离库应立即组织人力重新发货如果物品已经离开仓库保管人员应及时向主管部门和货主通报串发和错发货的品名规格数量提货单位等情况会同货主单位和运输单位共同协商解决一般在无直接经济损失的情况下由货主单位重新按实际发货数冲单票解决如果形成直接经济损失应按赔偿损失单据冲转调整保管账四包装破漏包装破漏是指在发货过程中因物品外包装破损引起的渗漏等问题这类问题主要是在储存过程中因堆垛挤压发货装卸操作不慎等情况引起的发货时都应经过整理或更换包装方可出库否则造成的损失应由仓储部门承担五漏记和错记账漏记账是指在出库作业中由于没有及时核销明细账而造成账面数量大于或少于实存数的现象错记账是指在商品出库后核销明细账时没有按实际发货出库的商品名称数量等登记从而造成账实不相符的情况无论是漏记账还是错记账一经发现除及时向有关领导如实汇报情况外同时还应根据原出库凭证查明原因调整保管账使之与实际库存保持一致如果由于漏记和错记账给货主单位运输单位和仓储部门造成了损失应予赔偿同时应追究相关人员的责任