如何打印成绩单

手把手教你使用Office办公软件打印成绩通知单和成绩条 每到期末，班主任或者辅导员就要开始收集学生的各科成绩，统计总分，计算名次等。然后就要开始打印每个学生的成绩通知单，装入信封，寄给家长。最原始的做法当然是找两个动作麻利的班干部，在打印好的表格里填上成绩，再装入信封。这样，直到把全班几十个同学的成绩通知单都处理好时，已经是腰酸背痛，手腕麻木了。——既然有 Microsoft Office 为什么还要这样折磨人呢？ 成绩通知通常有两种形式，一种是“成绩通知单”的形式，即每页纸一个成绩，还附加一些关于本学期和下学期的信息，如报名时间、费用等，如图1所示：
图 1 成绩通知的另一种形式是“成绩通知条”，即仅仅在一张小纸条上，填写了学生成绩，如图2所示：
图 2 下面，我们就开始一步步制作成绩通知单(条)。首先来看看必需的数据，即成绩。它存放在一个名为“成绩.xls”的 Excel 文档的“成绩”工作表中，如图3所示：
图 3 制作成绩通知单 根据任务的特点，不难想到使用 Word 的“邮件合并”。 邮件合并功能需要两个文档，即数据源和模板文档。数据源通常可以是Word表格、Excel 表格以及数据库表格等，这里就用我们上面提到的那个存放数据的 Excel 作为数据源。模板文档当然需要在 Word 里新建了。现在我们来一步一步的准备成绩通知单吧（注：本文以 Office 2003 为例，其余版本的 Office 中操作类似，可能略有不同）： 第一步，新建一个 Word 文档，打开“邮件合并”工具栏（右键单击 Word 工具栏，在弹出菜单中选择“邮件合并”）。点击工具栏最左边的 INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129379.png" \* MERGEFORMATINET 
（设置文档类型）按钮设置主文档类型，即在弹出的对话框中选择“信函”。 第二步，在“邮件合并”工具栏上点击 INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129656.png" \* MERGEFORMATINET 
（打开数据源）按钮，选择我们准备好的“成绩.xls”为作数据源。在这一步中请注意，如果“成绩.xls”中有多个工作表，请选择正确的工作表作为数据源。在 Word 2000 中，没有提供对工作表的选择对话框，那么请把数据表移到 Excel 文档中的第一个工作表位置。 第三步，撰写模板文档内容，并在适当的位置插入正确的“域”。比如，先写好“学号： 总分： 排名：”，再将光标移动到“学号：”之后，单击“邮件合并”工具栏上的 INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129460.png" \* MERGEFORMATINET 
（插入域）按钮，打开如图4所示的“插入合并域”对话框。注意对话框中已经根据数据源列出了所有的域名，即图3所示 Excel 表格中的第一行。这里选择学号。同样，依次将光标移动到“总分：”和“排名：”之后，分别插入相应的“总分”域和“排名”域。完成的模板如图5所示：  INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129644.png" \* MERGEFORMATINET 
 图 4  INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_112970.png" \* MERGEFORMATINET 
 图 5 插入合并域的时候，如果需要控制格式，可以直接在合并域上进行格式操作，如图5中给“姓名”加下划线。但是一定要注意一点，域是一个整体（如果将文本光标移动到某个域上，整个域的背景都会变成灰色，以便区分），所以，无论做什么操作，都要把域作为一个整体来考虑；更不要手工去修改域的名字，虽然这样做时不会报错，但这样做不仅没有意义的，反而会把事情弄糟。 模板文档完成了，不妨先看看实际效果。单击“邮件合并”工具栏上的 INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129410.png" \* MERGEFORMATINET 
（查看合并数据）按钮，此时文档中的域都会替换成数据源中的数据，至于是替换成那一条数据，则是由工具栏上的 INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_112984.png" \* MERGEFORMATINET 
这组按钮决定的。 最后核对无误之后，使用“邮件合并”工具栏上的 INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129483.png" \* MERGEFORMATINET 
（合并到新文档；合并到打印机）两个按钮中一个来进行合并。这里我们可以选用“合并到新文档”按钮看看合并的结果，如图6所示。最后只需要打印这个文档再分别装入信封即可。  INCLUDEPICTURE "http://other.mblogger.cn/upimgs/other.mblogger.cn/jfsoft/2006-11/2006_1129652.png" \* MERGEFORMATINET 
 图 6 制作成绩通知条 制作成绩通知条完全可以使用和制作成绩通知单相同的办法，即邮件合并。只不过合并类型选择为“目录”，而不是“信函”。但是既然只需要用 Excel 就成解决，何必再去麻