招投标文件操作流程及文件编制.doc

招标文件编写三要点一在整个采购过程中招标文件担负着两大职能一是将招投标当事人的买卖行为纳入法律法规及社会化管理范围内二是将标的的全部要求准确清晰地表达出来以使投标人明白无误地予以响应招标文件三要点招标文件是招投标中最重要的核心文件编写招标文件应该充分表达以下三个要点介绍招标人要做什么和如何做做什么是指招标人通过招标要买何种设备或者委托怎样的工程怎样做是指招标人将采用哪种招标程序介绍投标人要做什么和如何做主要是指具备什么资格的人可以投标怎样投标介绍中标后双方签定的合同样式和内容招标书的编制应由商务技术法律方面的专家共同完成商务条款的制定者应熟悉一般商贸规则招标程序和相关法律而技术文件尤其是较复杂的机电设备招标的技术文件一定要由所采购设备的设计制造使用方面的技术专家编制有了满足这些条件的标书才能保证招标圆满顺利地进行招标文件内容缺一不可招标文件通常包括招标邀请函投标人须知投标报价要求投标文件编制要求和投标保证金交纳方式招标技术文件合同主要条款及合同签订方式交货和提供服务的时间评标方法评标标准和废标条款投标截止时间开标时间及地点招标格式等招标邀请函招标邀请函中发布的信息包括招标号招标单位招标项目名称发售标书的时间和地点接受招标文件的时间和地点递交投标文件的最后截止日期以及开标时间地点等只有收到邀请函的公司才有资格参加投标所有有兴趣投标的厂家买到标书后即意味着收到了招标方的邀请可根据标书中的招标内容和时间结合自己的实际情况确定是否参加投标为了避免购买标书的盲目性应允许投标人在购买标书之前在售标书的地方先概要地阅览招标内容投标人须知招标文件主要说明招标文件的组成以及招标人对标书的解释补充和修改的权利考虑到招标人在发售标书后可能会发现有些部分需要解释补充或修改但此条款应同时规定这种解释补充和修改必须在投标截止日期前几日送达所有投标人必要时招标人可以推迟投标截止日期投标资格文件要求投标人提供资格文件目的在于借此确认投标人经营和生产的合法性并通过对投标人的财政状况生产销售经验的了解确认投标人履行合同的能力只有公司法人或者法人授权的代表才有资格参与投标并处理投标中的一切事宜投标的技术文件指明应怎样做技术文件主要内容包括提供一份全面详细的投标产品的技术性能说明技术规格书并对上述说明提供相应的证明资料如样本图纸等由于招标产品的种类差别较大投标文件并不一定要求书写成某一特定的格式投标报价表及投标有效期为了有利于公平地进行评标应要求投标人在统一规定的表格内填写报价并规定投标人的报价属于一次报价固定不变考虑到物价浮动因素投标人可以在投标文件中声明报价的有效期即投标有效期在这个期间内投标报价固定不变但若投标有效期少于招标有效期投标将可能被拒绝如果投标人未明确声明投标有效期那么招标人将认为投标人接受在招标有效期内价格不变投标文件的修改和撤回当投标人将投标文件递交后发现有必要对所投文件进行修改和撤回时必须让招标方在投标截止期前收到要求修改或撤回的书面通知否则不得对其投标书做任何修改和撤回投标文件密封和标记为了保证招标投标公平竞争的原则防止先期投递的标书报价等重要信息被泄露所有在截止期之前收到的投标书不论什么时间到达都必须在开标当天当众同时开启因此规定每个投标文件必须密封递交投标书投标时的一个正式声明文件声明投标人正式参加投标并接受招标文件的条款开标是维护招标公平公正公开必不可少的步骤评标招标人通过该条款向投标人表达了评标的内容步骤和标准评标第一步先审查投标文件的完整性投标人必须将应递交的投标文件无遗漏地递交第二步便是审查投标人和投标产品的合格性即检查投标人是否完全响应了投标文件的要求这步审查既包括对投标人的商务资格执行合同能力的审查又包括对投标产品技术性能的审查如果在第一二步审查中发现有任何实质上不满足招标文件要求的则该投标可能被拒绝通过评标产生中标人招标方将以书面形式通知中标的投标人即中标通知并约定中标人在接到通知后一定时间内来与招标方签定合同合同的格式和条款以招标文件中公布的合同格式条款为准合同根据招标规定中标后买卖双方立即签定交易合同为避免签约时双方在商讨具体条款内容时花费太多时间招标人结合市场情况及国内外的贸易惯例事先拟定好合同条款让所有有兴趣的投标人认真研究投标人必须在接受该条款的基础上参加投标这就是说合同条款既是投标人参加投标的一个条件也是投标人报价的重要参考因素合同条款是一份为双方接受并执行的明确写明买卖双方权利和义务的文件具有法律效力如果买卖双方认真执行合同条款买方可以顺利地得到合同规定的设备卖方可以在此基础上及时得到货款如果在合同执行过程中买卖双方发生纠纷也可依据合同使纠纷得到公平的解决编制合同条款应该符合国家有关法律规定符合国内外贸易的惯例照顾到买卖双方的权利和义务根据上述原则提供一个合同文本应注意货物名称型号基本规格性能数量以及交货验收索赔付款等内容是合同的基本内容必须书写得准确清楚货物名称型号数量这些条款是买卖双方发货和收货的依据货物的规格性能指标该条款是验收货物性能是否合格的依据发货条款应当规定供方发货的时间以及供方在发货时应做的其他有关工作如运输保险运输方式等付款条款应包括付款条件和付款方式如有的合同要求货到后付款有的合同要求验收合格后付款付款的方式可以一次付清货款也可分几次付款还可以有预付款等这些均应在合同中明确处罚条款当一方违约例如当卖方供货质量不合格认定卖方违约时应根据具体违约的情况确定处罚的程度和方式并且明确地规定仲裁在合同执行过程中有时会出现某些合同未尽事宜或者在处罚程度上有较大分歧出现上述情况时首先应友好协商解决解决不了时只有付诸仲裁由双方商定的仲裁单位根据有关法律按一定的程序仲裁一般来说招标文件的正文由前言主体和结尾组成前言写明招标单位的基本情况和招标目的主体包括文件编号招标项目名称招标范围招标投标方法招标时限招标地点等结尾写明招标单位的名称地址电话号码和传真等招标文件编写三要点二招标技术文件是关键招标的技术文件又称技术规格书是招标文件中的重要组成部分招标人通过技术文件全面详细地阐述所要采购货物设备的全部技术性能及服务要求规定投标人根据技术文件提供完全符合要求的货物只有在技术性能上完全符合招标文件要求的投标产品和服务才能参加进一步的评选技术文件包括以下内容货物名称工程概况及现场条件包括自然条件现场条件和货物的工作条件本合同供货范围或叫工作范围阐明工作范围是指阐明对供货商的要求对于提供设备调试指导安装调试备品备件及工作测试仪器技术资料及图纸卖方工厂培训在买方场所的培训等都应清楚表达出来总体技术要求包括制造者的业绩资格要求设计要求和产品结构要求制造工艺要求材质要求包装和运输要求出厂检验和产品实验要求在目的地验收要求质量保证要求评标因素及其计算标准技术规格书中应写出评标时需要考虑的技术因素及其量化的计算方法评标时对主要参数的差异进行加价或折扣在标书中应给出加价或折扣的标准计算方法次要的技术参数在招标书中给出允许的偏差范围评标时若要考虑偏差因素则在招标书里也应规定偏差的量化计算方法否则不能作为评标调整价格的依据采购要求明确具体是供应商响应标书的关键是采购人采购和验收的标准和依据也是制定评审标准的基础它将有助于评审专家集中精力抓住重点产品具体技术要求产品的技术性能参数必须准确地写出来特别是主要的参数它们是构成判别投标人是否在技术上作出了响应的依据要做出标记并声明该参数是主要参数若不满足将作废标处理次要技术参数可给出允许偏差范围为便于评标时对照检查也可列出技术参数项目表要求投标人填写在编写招标文件时应尽量将货物的规格型号技术参数质量性能指标和其他特殊要求进一步具体化明确表达采购人的需求安装调试或指导要求对安装调试的时间质量验收要求安装材料消耗品仪器工具等的要求安装人员素质的要求备品备件工具仪器必备的备品备件称为指令性备品备件为便于评标比较最好在招标书里列出品名或占总投标价的百分比选购件由投标人列出清单其价格不计入投标报价技术资料图纸需要随投标书提供的技术资料图纸要一项项写清楚并标明哪项重要不提供则构成废标中标后执行合同过程需要提供给买方审查的资料和图纸除对中标人规定提供的时间外也应规定买方的审查时间技术服务设计联络次数人数时间地点内容应写清楚并要求投标书中报出人日单价和总价还应包括培训地点人日数以及要求的报价内容和单价以上各项最好在招标书里列出表格由招标人填写便于评标比较价格可以计入也可以不计入投标报价总价售后服务分项报价同时要明确如果分项报价和总价不符时以哪项为准交货要求中应包括交货地点和交货期有些部件的交货进度和机房建设进度关系密切要明确要求投标人响应写好技术文件的条件是准确把握买方的实际需求准确把握设备技术性能的实际情况以及准确把握市场厂家的供货情况注意事项如下把设备性能全面地描述出来切不可有遗漏也不能将用户并不需要的性能指标加上去技术性能需求应表达明确尽量避免采用某些模糊的词义如性能良好工作可靠使用方便等这些词义在评标时无法界定各项技术指标相互间往往有一定的联系某一两项指标的提高或降低有可能牵动其他某些指标的变化编写时要注意不要出现矛盾的地方技术文件中应要求投标人所投产品具备最新工艺和最新技术这不能同技术性能的要求过高相混同要在技术文件中说明验收方法和验收标准技术需求和规格是招标文件中的一个核心部分标书中不能出现以某个特定品牌设备的参数为标准的条款也不得变相地指定产品的厂家规格型号等否则将会严重地影响采购行为的公正性权威性和客观性可以邀请有关专家对招标文件进行科学论证以取消一些带有倾向性的条款不论是通用还是专用技术规范只应尽可能清楚地规定应完成的工作提供的货物和劳力维护保养要求以及交付和安装地点列明各种最低要求的限度而不能使用具体数据或专有名词对项目要求加以限制随着招投标方式越来越多地被采用相关事宜也需要越来越完善规范的操作会更有效地促进招投标工作的健康发展关于招标文件的条款中央国家机关政府采购中心政策法规关于招标文件的条款第十八条招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件招标文件包括以下内容一投标邀请二投标人须知包括密封签署盖章要求等三投标人应当提交的资格资信证明文件四投标报价要求投标文件编制要求和投标保证金交纳方式五招标项目的技术规格要求和数量包括附件图纸等六合同主要条款及合同签订方式七交货和提供服务的时间八评标方法评标标准和废标条款九投标截止时间开标时间及地点十省级以上财政部门规定的其他事项招标人应当在招标文件中规定并标明实质性要求和条件第十九条招标采购单位应当制作纸质招标文件也可以在财政部门指定的网络媒体上发布电子招标文件并应当保持两者的一致电子招标文件与纸质招标文件具有同等法律效力第二十条招标采购单位可以要求投标人提交符合招标文件规定要求的备选投标方案但应当在招标文件中说明并明确相应的评审标准和处理办法第二十一条招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容第二十二条招标采购单位可以根据需要就招标文件征询有关专家或者供应商的意见第二十三条招标文件售价应当按照弥补招标文件印制成本费用的原则确定不得以营利为目的不得以招标采购金额作为确定招标文件售价依据第二十四条招标采购单位在发布招标公告发出投标邀请书或者发出招标文件后不得擅自终止招标第二十五条招标采购单位根据招标采购项目的具体情况可以组织潜在投标人现场考察或者召开开标前答疑会但不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察第二十六条开标前招标采购单位和有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况第二十七条招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的应当在招标文件要求提交投标文件截止时间十五日前在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告并以书面形式通知所有招标文件收受人该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分计世网