十三种行政公文写法示例

一命令命令的用途依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉惩有关单位及人员命令的种类发布令行政令嘉奖令命令的写作发布令标题发令机关名称或发令机关领导人职务名称文种如中华人民共和国国务院令令号位于标题下面令号不按年度编排而是从发令机关领导人任职开始编流水号至任满为止下任另行编写正文说明公布的法规名称通过或批准的机关或会议通过或批准的时间及施行时间落款签署发令机关领导人的职务名称和姓名然后注明发令日期行政令标题发文机关名称主要事由文种如国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令正文说明发布命令的缘由做到理由充足使人信服写出命令的具体内容包括强制性行政措施及执行机关等要求条目清晰层次分明便于执行嘉惩令标题发文机关名称主要事由文种如省人民政府关于授予同志见义勇为先进分子称号的嘉奖令或仅注明文种即只有嘉奖令三个字正文包括嘉奖缘由嘉奖事项发出号召三个方面内容组成写作命令令的注意事项内容要符合有关法律和政策态度要鲜明文字要简炼结构要严谨中心要突出语言要肯定发文机关要合乎要求二决定决定的用途决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决定是一种重要的指挥性和约束性公文决定的写法标题作出决定的机关或通过决定的会议名称决定的事由文种如市关于平衡财政收支严格财政管理的决定题注会议通过的决定要加上题注说明这个决定是什么时间在什么会议上通过的正文按其具体用途和内容不同分为两类对重要事项作出安排的决定主要有表彰决定惩处决定机构设置决定人事安排决定授权决定及发布法规性事项的决定等其正文包括两部分一是说明作出决定的根据和执行名称一是分条写明决定事项对重大行动作出安排的决定这是一种事先对某项重要工作的开展进行布置的决定指挥性极强正文通常包含两层意思即通过或制发决定缘由和决定的事项结尾重申要求明确工作步骤或申明要求发出号召写作决定的注意事项要作好调查研究要做到观点鲜明三公告公告的用途公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项公告的写作标题发文机关文种如中国人民银行公告发文机关事由文种如中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告正文大都只限于宣布具体事项也有的公告正文相对复杂一些即包括缘由或根据事项和结语三项内容其常用特此公告作结或省去结语四通告通告的用途通告适用于公布社会各有关方面应为遵守或者周知的事项通告的写作标题发文机关事由文种如市电话号码升八位号前割接试验通告发文机关文种如监察部的通告事由文种如关于招标的通告只写公文名称也就是只有通告二字的标题正文一般包括发布通告的目的或根据通告事项及结语三方面的内容写作公告与通告的注意事项要写得通俗要写得具体要写得清楚五通知通知的用途通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员通知的写法标题发文机关事由文种如省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知事由文种如关于召开省属高校档案工作会议的通知正文批示性通知批示性通知含颁发型转发型和批转型通知三种颁发型通知颁发型通知又称发布或印发型通知是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知其正文部分一般首先说明制订所发布的规章的目的根据然后写明发布事项最后是提出执行要求转发型通知是指用来转发上级机关同级机关和不相隶属机关的公文的通知其正文有两种写法一种正文包括两部分开头部分先写明转发文件的名称表明态度提出原则要求最后以现转发给你们请认真贯彻执行请结合具体情况参照执行请研究执行等惯用语句提出执行要求一种正文只写转发决定和执行要求十分简洁批转型通知是指转发下级机关发来的公文的通知其写法与转发型通知基本相同正文一般先写明转发文件的名称表明态度宣布转发阐明意义提出要求指示性通知是指上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项但限于发文机关的权限或因其内容不命令或指示的这类通知又称规定性通知或布置性通知其正文包括概述情况和问题写明通知事项提出工作要求或用特此通知望认真执行等结语告知性通知是指告知某一具体事项这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种其正文先写明发文机关的决定事项及作出该决定的目的现就有关问题通知如下是常用的过渡句然后写明对有关事宜的安排应知事项等最后用特此通知结束会议通知是告知性通知的一个重要类别其正文部分应写明召开的会议名称须知事项两部分须知事项包括会议名称议题时间地点与会人员报到时间地点需带的材料食宿安排联系方式等内容任免通知任免通知的正文一般比较简单直接写明任命谁什么担任什么职务或者免去什么人的什么职务即可六通报通报的用途通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况通报的特点严肃性教育性典型性时间性通报的写法标题发文机关事由文种如国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报事由文种如关于学校相继发生食物中毒事件的通报正文表彰性通报正文包括介绍先进事迹宣布表彰决定发出学习号召和提出希望要求等几项内容批评性通报正文包括叙述错误事实指明危害分析错误性质申明通报决定提出引以为戒的要求和切实可行的防范措施等几项内容情况通报正文写法主要有两种一种先写发布通报的缘由然后写明通报事项最后提出要求和希望一种是将内容按问题分类分成若干个部分来写七议案议案的用途议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项议案的写法标题发文机关名称事由文种如国务院关于提请审议设立海南省的议案正文写明提交议案的缘由及提交审议的事项结尾是现提请审议落款发文单位发文日期写作议案的注意事项要依照国家法律规定的职权范围行文要言之有理八报告报告的用途报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问报告种类按性质可分为综合报告和专题报告按行文目的分为呈报性报告和呈转性报告报告的写法标题发文机关事由文种如中央慰问团赴云南慰问地震灾区的情况报告事由文种如全国物价大检查总结报告正文呈报性报告开头概括情况提起下文主体具体陈述情况指明工作中的经验和教训提出意见和打算结尾常用以上报告妥否请指示特此报告请审阅呈转发性报告开头概括介绍情况说明原因主体汇报工作或反映情况提出意见或建议并写明具体的措施和办法结语常用以上报告如无不妥请批转各地执行等九请示请示的用途请示适用于向上级机关请求指示批准分请求指示的请示和请求批准的请示请示的写法标题发文机关事由文种如公司关于请拨设备改造资金问题的请示事由文种如关于要求解决地区严重积水问题的请示正文请示指示的请示此请示是针对工作中出现的具体问题向上级机关申明情况请求予以答复和下达处理意见其正文的重点放在情况的陈述和问题的强调上一般未提出具体建议最后以请核示之类的语句结束请求批准的请示此请示是就某一问题或事项提出本机关的处理意见请求上级机关给予批准或表明态度其正文的重点放在意见和办法的说明上最后提出批准请求即以请示批准的语句以上意见当否请审核指示以上请示请批复作结束写作请示的注意事项要正确选用文种要尽量做到一文一事要避免多头请示要避免越级请示请示与报告的区别具体功用不同报告是呈阅性公文主要作用是向上级机关汇报工作反映情况提出建议陈述的特点明显在报告中不能夹带请示事项而请示是呈批性公文主要作用是向上级机关请求指示或批准在请示中虽然也可以陈述情况但这是次要的是为请示事项的提出服务的内容含量不同报告往往要涉及多个事项或一个事项的几个方面即使是专题性报告也往往要涉及一个事项的几个方面内容含量大报告比较复杂篇幅较长而请示的撰写强调一文一事内容单一篇幅较短的比较多见行文时机不同报告可以在工作进行之前行文也可以在工作进行当中行文而更多的是在工作完成之后行文而请示则必须事前行文不能边干边请示更不能先斩后奏十批复批复的用途批复适用于答复下级机关请示事项批复的写法标题发文机关事由文种如国务院关于建设中关村科技园区有关问题的批复事由文种如关于修建新办公楼请示的批复正文开头部分批复缘由一般用简明扼要的语言引述请示的标题和发文字号发文时间或概括来文的主要内容如问题比较复杂往往用过渡语现批复如下引出批复意见主体部分批复事项是正文的核心部分根据请示事项逐条批复一般先表明批复态度再写明批复意见提出指示或要求结尾部分通常以特此批复此复等惯用语也可以省略以上字句自然收尾批复同复函的异同复函即答复性函是专为答复问题而制发的函批复同复函虽然都属于回复性公文但毕竟是完全不同的两个文种二者的区别主要体现在两方面一是行文方向有所不同批复的行文方向单一均为上级机关发给下级机关的下行文而复函的行文方向灵活它通常是同级机关或不相隶属机关之间使用的平行文有时则是下级机关发给上级机关的上行文或上级机关发给下级机关的下行文二是重要程度有所不同批复往往用于答复比较重要的事项而复函则可用于答复一般性问题写作批复的注意事项态度要鲜明内容要全面行文要迅速十一意见意见的用途意见适用于对重要问题提出见解和处理办法意见的写作标题发文机关事由文种如国家基本建设委员会关于基本建设推行合同制的意见事由文种如关于加快实现社会福利社会化的意见正文开头简要说明提出意见的目的根据及缘由主体可分条列项写明工作意见从总体目标和要求到提出具体措施和步骤从各个角度各个方面对有关工作如何进行提出指示性和建议性意见结尾通常就与意见的实施有关的事项作出说明或把此部分内容作为主体部分一项内容写出不必单列结尾部分落款包括发文单位印章发文日期写作意见的注意事项看法要明确办法要具体十二函函的用途函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项函的分类按行文方向可分为去函和复函按内容可分为商洽性函询问性函答复性函和请求性函函的写法标题发文机关事由文种如公安部关于调整新护照收费标准的函事由文种如关于申报工商营业执照的函正文商洽性函机关之间商量或接洽工作可以使用商洽性函如省人民政府办公厅关于商请办理直通香港运输车辆有关牌证的函其正文要写明商洽事项含有协商祈请语气的妥否请函复这类惯用语询问性函机关之间询问问题征求意见可以使用询问性函如省体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函其正文要写明询问的事项和答复要求最后以盼复或以上意见请予函复结尾请求性函机关之间请求帮助或配合工作以及向有关主管部门请求批准可以使用请求性函如省人民政府办公大楼关于申请拨款维修省府机关办公室的函其正文说明提出申请的理由和请求批准的事项不相隶属的机关之间请求批准不应用请示而一般要用函答复性函机关之间回复问题可以使用答复性函如国家物价局财政部关于调整新护照收费标准的复函其正文首先引述对方公文的标题和文号这是对发文缘由的揭示然后表明态度并以现函复如下这一惯用的过渡语句领起下文写明答复事项或提出指示意见写完后全文也就结束了不用使用结束话写作函的注意事项文种的选用要正确内容要简洁措词要具体十三会议纪要会议纪要的用途会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项会议纪要的种类按其内容和功用不同可划分为指示性会议纪要通报性会议纪要消息性会议纪要按会议性质不同可划分为日常行政工作会议纪要大型专题工作会议纪要会议纪要的写法标题会议名称或会议议题文种如全国江河堤防建设现场会议纪要正文开头部分概述会议情况即简要交代会议的时间地点出席人员会议内容等主体部分写明会议议定事项会议讨论形成的意见或概括会议精神的要点等结尾部分对与会单位和有关方面提出贯彻会议精神的要求和希望或者概括会议内容落款写上制文机关名称成文时间会议纪要的特点纪实性提要性写作会议纪要的注意事项要做好会议纪录要突出会议要点要善于整理会议意见