秘书论文 浅谈秘书参谋之道.doc

浅谈秘书参谋之道摘要参谋是秘书工作者的基本工作任务之一参谋工作具有其他工作无法替代的作用秘书工作者的新鲜思想观点认识通过参谋工作与领导思想溶为一体就会对领导者的思想有所帮助本文通过阐述秘书参谋职能的必要性分析秘书参谋所存在的现实问题结合秘书在参谋时应具备的条件提出解决秘书参谋所存在问题的对策关键词秘书参谋职能基本素质解决对策OnthewayofstaffsecretaryKeywordsSecretaryStafffunctionsBasicqualitysolutions辅助领导正确决策起好参谋助手的作用是秘书部门为领导服务的重要方面改革开放以来各级领导十分重视秘书工作强调要充分发挥秘书部门的参谋作用行使好秘书参谋职责需要秘书人员把握一定的方向和技巧营造和谐的主辅关系既要坚持忠言又要善于巧言为领导科学决策发挥参谋助手作用1强化秘书参谋职能的必要性11强化秘书参谋职能是秘书为现代领导服务的迫切需要111领导工作前瞻性要求秘书提供决策参谋领导的核心职能就是决策而决策要求在充分认识事物和社会发展规律的前提下具有前瞻性这样才能做到运筹帷幄决胜千里科学的决策是一项高智能的工作往往面对的是复杂的问题要运用专门的决策方法要形成多种方案并从中抉择仅仅靠领导个人或少数几个人是难以把决策工作做好的这就要求秘书提供决策上的支持工作辅佐领导的整个决策过程秘书参谋是领导工作的必然需求是领导决策极其实施中不可缺的有机组成部分112面临日趋激烈的竞争领导需要秘书发挥参谋职能协助其实现组织的目标现代社会竞争日趋激烈领导决策风险日益增加能否在竞争中占得先机关键在于领导职能的发挥尽管现代领导的文化素质知识水平等很高或比较高但一个人的智慧是有限的很难洞悉波谲云诡的市场因此现代领导工作不仅需要秘书时间精力体力上的辅助更需要智力上的辅助也就是参谋智能的发挥12强化秘书参谋职能是秘书适应现代社会发展的迫切需要121信息社会对秘书参谋职能提出更高的要求现代社会是知识爆炸的社会信息化的社会科学技术的发展一日千里每天涌现出的新知识新技术新观念新现象令人目不暇接领导要全面认清复杂纷繁的政治经济局势作出正确的决策仅靠个人有限的精力是难以胜任的必须充分发挥秘书在信息收集处理和运用方面的参谋职能才能眼观四路耳听八方抓住主要矛盾解决关键问题122现代管理相关要素的变化要求秘书部门发挥参谋职能为领导排忧解难当前各国经济发展的相互影响已出现了全球化的趋势使得经济建设的决策与管理增加了许多变数和风险若处理得当就会转化风险抓住机遇求得长足发展若处理不当就会因缺乏抗风险能力而受到重大挫折面对复杂多变的管理环境不仅要提高领导者的素质加强领导班子建设不断提高科学决策的水平同时也要提高秘书的素质增强秘书的参谋职能使其从有效提供综合参谋的角度对决策和管理进行补充和优化13强化秘书参谋职能是实现秘书自身价值的迫切需要131充分发挥参谋职能是秘书实现自身价值的重要体现参谋工作的质量通过领导者决策与管理体现一个高明科学决策常常对组织的建设和发展起着至关重要的决定性作用虽然秘书参谋作用是潜在性的但却能实实在在地证明秘书参谋工作的价值132秘书自身的发展要求必须强化参谋职能参谋是一种位领导出谋划策的软科学软科学常常需要综合运用社会科学和自然科学成果秘书要想发挥好参谋职能成为领导者的有力助手就需要深入钻研这些学问并能灵活地运用于实际工作中这样才会产生巨大的效果才能不断地提高自身的素质和参谋水平133发挥参谋职能是秘书提升自身价值的最佳途径秘书工作如果仅限于传统的事务性工作仅仅只是领导的跟班就不能发挥出秘书应有的作用只有积极地发挥参谋职能秘书才有机会充分展示自己的才能才有机会运用自己的智慧为组织作出更大的贡献2秘书参谋所存在的现实问题21秘书易侵犯上级权利211狐假虎威主要表现在有的秘书身处领导身边或给某个领导人当专职秘书往往是领导有多大他也水涨船高滥用权利不按领导意图办事不经领导授权私用领导人名义批文件写条子发命令为个人办私事以权谋私还有的自作主张擅自按自己的想法随意回答和处理问题假借领导旨意滥用职权特别是对基层颐指气使乱下指令这样子的秘书很有可能会给组织和领导造成很差的口碑造成许多不必要的麻烦22对秘书工作存在偏见221否定秘书的参谋活动有些人认为秘书的工作不过是收收发发抄抄写写接接电话送客人什么辅助决策参谋职能都是杜撰出来的也有人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋职能有人说秘书工作的辅助性服务性工作具有办事职能没有参谋职能这种说法也不恰当222夸大秘书的参谋职能有些人认为秘书参谋职能等同于国外的智囊团片面强调秘书参谋在领导决策与管理中的作用淡化领导副职职能部门及专职参谋机构对领导的参谋辅助作用甚至还有人说秘书部门和秘书人员就是参与决策参与领导的把秘书个人活动比之为领导的高参23秘书职能的基本职业情操得缺乏231效率低秘书办公节奏慢办事拖拉工作职责不清秩序不顺互相扯皮内耗较大等因素工作不深入不具体习惯于表面文章232质量差有些单位给人的感觉是看起来很忙其实只是在制造文山会海根本没有解决多少参见杨树森秘书部门的参谋咨询作用20075实际问题233缺乏一定的辩证思想意识现实生活中发生的事情也不是片面的简单的孤立的而是错中复杂的往往会鱼目混珠让人真假难辨好坏难分234没有一定的超前意识缺乏一般的洞察力由于受历史经验与教训的熏陶说真话遭殃的现象造成他们进言纳谏的心理障碍形成伴君如伴虎的不良心态235缺乏一定的职业道德素养有些秘书往往用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见去影响和干扰领导的工作切忌因人而异亲疏有别主观臆断捕风捉影236缺乏严谨秘书人员的身份具有特殊性工作在核心部门领导身边知密时间早涉密范围广稍不注意就有可能因泄密失密而造成严重后果当今竞争激烈的市场环境各种传媒极尽所能稍有不慎就有泄密的可能以致导致企业决策失去意义引发不可挽回的损失3秘书人员在参谋时应具的素质31良好的政治思想素养是参谋决策的风向标311秘书应具有正确鲜明的政治态度不管是国家机关企事业单位秘书还是民营企业民非单位的秘书其政治态度首先表现为讲政治要有实现共产主义理想的坚定信仰坚持科学的发展观理解并贯彻党的一个中心两个基本点的政治路线确保鲜明正确的政治态度和立场具有能够判明大是大非的政治敏锐性与鉴别力其次必须努力学习理解党和国家的大政方针掌握本系统职能运行密切相关的政策条例熟悉本系统内的具有指导意义的具体政策规章制度同时还要学习掌握相应的法律法规保证自己在参谋辅助决策及决策管理过程中所必须具备的相当的政策水平和法治意识312秘书应具有无私奉献的价值观念秘书作为一种职业或一种职位它不构成阶级或阶层但它却占有性质大小不一的空间拥有大小不同的权力也承担相应的义务秘书的天赋地位具有明显的依附性从秘书的行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说秘书是助手是配角这是秘书的基本角色每个秘书人员都应该具有这样的角色意识自觉地心甘情愿地当好助手和配角313秘书应具有辩证创新的思维方式秘书参谋主要是从智力方面辅助领导者在认识客观世界形成改造客观世界的决策方略并将其付诸实施秘书参谋活动的思维认识特质决定了相关秘书人员要能称职并有效进行参谋辅助就必须具备正确认识客观世界的基本观点和方法学习和掌握马克思主义的世界观及唯物辩证的思维认识方法论只有掌握并运用这种科学的世界观与思维认识方法秘书人员才可能避免思想认识的主观性片面性与机械性才有可能在具体的参谋辅助活动中坚持实事求是的思想路线发扬积极开拓创新精神才有可能加强全面深入的调查研究把握新信息接受新知识发现新情况获取真知灼见才有可能向领导者反馈真准全的咨询信息提供切实中肯参考度高的参谋建议方案及意见真正忠实积极力争主动地当好参谋助手314秘书应具有崇高的职业道德职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范秘书人员必须遵守以下五条最基本的行为规范1忠于职守2严守机密3恪守信用4文明礼貌5廉洁奉公32丰富的知识积累是秘书参谋辅助的重要基础321秘书应具有广博的文化知识修养秘书人员的辅助性综合性机密性服务性的职业特点要求秘书人员必须具备广博的文化知识成为知识相对渊博的杂家和通才广博的知识面主要包含相关的社会科学知识相关的人文科学知识相关的自然科学知识只有这样秘书人员履行职责才会视野开阔思维敏捷有洞察力才能掌握全面辅助领导者随时协助其获取深入的智力辅助的线索或途径322秘书应具有合理的知识结构秘书人员应当是通才与专才相结合的复合型人才因而合理的知识结构就显得尤为重要秘书人员合理的知识结构应当是以秘书学管理科学知识为核心的各种知识的合理构成和搭配包括基础知识专业知识行业知识以社会生活实践知识323秘书应具有获取新知识的能力对于秘书人员来说丰富的文化知识与合理的知识结构都十分重要但更为重要的是要有获取知识的能力因为受主客观条件的限制秘书人员所掌握的知识毕竟是有限的其丰富程度也是相对的在科学技术迅猛发展的今天秘书人员要应履行近身综合参谋辅助本职的需要注重继续学习学会学习自觉挤时间向书本学习向领导学习向群众学习向实际学习在参谋辅助的实践之中不断学习总结积累和提高33健康的心理素质是参谋辅助的重要保证秘书人员要适应并做好参谋辅助工作必须要有一个健康良好的个性心理素养概括起来大致有以下四种个性心理素养331秘书应具有弘毅不折的坚强意志面对繁芜艰难错综复杂的参谋辅助工作秘书人员要自觉自信机敏坚韧排除干扰拒斥诱惑不依附盲从独立思考善拿主见克服畏缩迎难而上坚定不移地做好各项参谋助手工作保证各项任务圆满完成332秘书应具有自知自制的承受能力秘书人员要有自知之明善于控制自己调节平衡情绪具备良好的心理承受能力要自省自警自律自制有相应职能心态处于顺风不争功不忘乎所以面对顿性不诿过不灰心丧气善于适应环境情势时刻检点约束思想言行抑制冲动浮躁防止脆弱失衡应坦荡磊落开朗平稳具备较强的心理承受及心绪平衡能力333秘书应具有戒慎恐惧的职能心态秘书人员保持戒慎恐惧的职能行为心态也是秘书人员顺应其职能规律的一种必备的职能心理素养要做到这点就必须得对人民对事业有高度的责任心和义务感心系全局深谋远虑胆大心细如临深渊如履薄冰瞻前顾后总是周到高效地完成参谋辅助任务4解决秘书参谋中存在问题的对策41秘书要摆正位置与自觉为领导服务秘书发挥参谋职能是秘书工作性质和地位的客观要求但前提是服从领导决策意图因为秘书工作的根本性质是对领导工作进行直接的综合的执行性的辅助活动秘书部门和参见陆瑜芳编著秘书学概论上海复旦年夜学出书社2005秘书人员发挥参谋作用是有一定的限度的这个度就是领导的决策意图在领导决策意图范围之内秘书尽可以施展自己的参谋才能秘书人员要尊重领导服从领导一般情况下领导是一个机关单位的决策者和指导者具有较高的威信秘书人员对领导的尊重应做到以下几点411秘书要维护领导的威信一个秘书在任何情况下都不能故意破坏领导的威信不能散布有损领导威信的言论即使领导在工作中出现了差错或失误也不能随意乱发议论而应通过正当的方式和正确的渠道向有关方面反映自己的意见以寻求合理妥善的解决412秘书要尊重领导的意见和决策秘书参谋方向必须与领导决策意图保持一致这与秘书坚持实事求是原则敢于向领导谏诤并不矛盾在有些情况下由于各种主客观因素的影响领导决策意图与客观实际情况可能不相符合这时秘书人员应当从实际出发以认真负责的态度向领导提意见和建议使其决策意图更加符合客观实际第三秘书人员在参谋活动中应当处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系在确定参谋方向时要服从领导总体意图在研究论证过程中要坚持求实原则在提出参谋建议时要把领导意图和实际情况有机统一起来既要防止逢迎领导按领导口径进行研究论证的倾向又要反对离开领导决策意图我行我素固执已见的倾向413秘书要尊重领导的职权秘书人员是服务性人员不是决策者因此必须按职责规定办事不能越职代权借领导的名义发号施令秘书必须明确自己为领导服务的界限克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理在处理一些较重要的事情时应该及时向有关领导汇报请示而不能自作主张414秘书要体谅领导的困难为领导分忧一个领导不是万能的在工作中会遇到这样或那样的困难秘书要积极地去帮领导克服这些困难多出主意多提供服务尽可能解除领导的后顾之忧真正做到和领导同甘苦共患难这样才有可能和领导密切关系建立起深厚的感情如果一个秘书在领导遇到困难时袖手旁观就会伤害相互的感情恶化相互的关系这些是秘书人员必须主意的秘书人员要自觉地为领导服务就应该有这种任劳任怨不计名利的思想那种一心只想着自己的人是不可能干好秘书工作的42秘书要掌握和提高自己的参谋技巧作为新时代的秘书不但要善谋还要掌握和提高自己的参谋技巧这需要秘书有很好的悟性要富有心计注意观察揣摩领会领导处理问题思想方法和管理艺术421秘书对领导的决策提意见要见机行事领导决策一般都是经过深思熟虑认真酝酿过的秘书必须动脑机智准确迅速地加以领会但是任何决策都不是尽善尽美的领导有时由于个人或其它方面因素会作出错误决策在决策执行过程中也可能出现各种各样新问题面对这些情况秘书除了在充分调研分析基础上向领导提供信息外必要时还要对领导决策大胆提出自己的意见因此提意见的秘书必须谨慎行事事先理顺思路提意见时态度谦逊同时还要掌握时机以取得最佳效果首先要选择提意见的适当环境其次要看准领导心情愉悦的时机422秘书理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋暗示性意图一般蕴含在领导的书面材料和口头语言中但更多时是不闻其声不见诸文字因此秘书必须随时随地地留心勤于思考并通过经常与领导交流接触来观察学习领会领导暗示性意图准确迅速地领会领导意图是完成好领导交给的任务做好工作的前提但是有的领导思维是粗线条跨越式的交待工作比较粗略以至秘书对自己所接受任务感到有许多不明白地方遇到这种模糊不明交待秘书可以动动脑筋423秘书向领导进言必须讲究方式方法在具体工作实践中有的领导因学识水平技术水平政策水平或个人素质等多方面因素的局限有时会做出不适当的决定这时秘书必须机智巧妙地力陈己见向领导进言以免领导不当决策失误造成损失为了达到理想的进言效果必须讲究方式方法先是真诚善意其次提出决策合理性再次为了能让领导听进去你的进言从领导可能同意的某一部分意见开始一步一步进行先易后难各个说明以达到进言的目的43秘书参谋要做好事前准备这样才能事半功倍431秘书参谋重在调查研究在参谋工作中调查研究的目的在于掌握信息先人所知信息是谋略的基础谋略以信息为根据因此事关谋略的调查研究应是高层次高水平的特别讲究深入实际的调查研究432秘书参谋要善于分析形势谋略依大局而定据大势而发分析客观形势把握事物发展的趋势增强预见性是做好参谋工作的重要一环对形势不甚了了对趋势盲无所知就难以设计定谋硬闭门造车只能制造一些空对空的臭弹因此要审大小而图之衡彼己而施之酌缓急而布之在分析形势时必须用马克思主义辩证唯物主义的立场观点分析形势把握趋势用发展的眼光认识形势用对立统一的观点看待形势用系统联系层次的观点分析趋势433秘书参谋要学会谋略比较根据需要与可能目标与信息拟个方案并不难难的是拟定几套方案并掌握不同方案的比较方法从比较中找出优劣加以论证向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据有经验的参谋人员遇事常思多种可能准备几套方案当然方案要多得适当好得可取利害相依是普遍规律再好的方案也必然杂以利害不可能完善无缺其比较权衡的标准是两利相交从其重两害相交趁其轻利害相交取其利有利无害者最佳利大害小者可用利小害大者必舍在设计和比较方案时要多做定性分析与定量分析做到多算于前少失于后总之在现代秘书工作中秘书的参谋职责是秘书的主要工作它既迎合了现代组织秘书工作的需要也是秘书自身素质成长的必然要求更是领导科学决策的重要保证所以秘书只有按照时代要求不断完善自我全力提高素质充实自我参谋机能才能真正成为一名优异的秘书参考文献1方国雄秘书学M北京高等教育出版社20012杨树森秘书部门的参谋咨询作用J秘书200753赵渊试论新时期秘书工作者如何有效为领导决策服务J秘书工作200634方习文主编秘书事理与实务M广东年夜学出书20065陆瑜芳编著秘书学概论M上海复旦年夜学出书社20056宋斌著秘书学系统M武汉湖北人平易近出书社20007张清明秘书参谋职能概论M武汉大学出版社20018陆瑜芳秘书学概论M复旦大学出版社20059徐普平试析秘书的参谋素养M10赵中利现代秘书心理学M高等教育出版社200411李桂凤秘书参谋的一般规律J秘书之友200710