文秘论文 浅谈现代办公自动化环境下对秘书能力的要求.doc

论文题目：浅谈现代办公自动化环境下对秘书能力的要求 指导教师： 专 业： 文秘与办公自动化 班 级： 09级文秘一班 学 号： 姓 名： 浅谈现代办公自动化环境下对秘书能力的要求 摘要：办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成。面对竞争日益激烈的社会，传统的、手工的秘书工作的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其他问题，不断提高工作效率。本论文将通过介绍现代办公自动化知识、办公自动化对秘书工作能力的要求及秘书工作能力提高的途径提出了自己的看法。 关键词： 办公自动化；秘书；工作能力 办公自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备及各种人机信息系统来协助完成，达到了充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。在竞争日益激烈的社会 ,如何做好信息化社会大环境中的秘书工作,如何提高秘书工作人员的能力，如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕在"办公自动化"环境中,秘书工作人员如何更好的提高工作能力展开讨论。 一、办公自动化基础 办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物，同时也叫办公自动化信息系统，是采用Internet/Intranet技术，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同并完成工作。 （一）办公自动化特征 1、高效率的秘书工作 办公自动化的广泛应用，为提高秘书人员的工作效率奠定了坚实的基础。通过健全的行政办公自动化管理制度，使秘书工作人员养成了及时查阅文件和办理相关事宜的良好习惯，对改进秘书工作作风会起到极大的促进作用。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。 2、自动化的秘书工作 现代办公设备的引进和使用，是秘书工作任务的根本改变。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。在现代化的办公过程中，某些工作已经全部自动化，秘书工作从此大量化、复杂化，更加快速化、方便化。在某种程度上讲，这不只是采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程，在工作中始终体现出自动，做好自己的本职工作，充分发挥主观能动性。 （二）办公自动化在秘书工作中的作用 1、有利于秘书人员收集资料的及时性、准确性和广泛性 通常，领导会交代办公室秘书人员写调查报告或讲话稿，这就需要秘书人员广泛收集相关内容的资料并对其进行筛选。传统的信息收集工作费时费力，收集的信息还少而不全，但是办公自动化系统可使秘书人员快捷方便地获取大量相关资料，特别是互联网技术，为秘书人员提供了一个更加快捷有效的渠道和广阔的空间，秘书人员只需要在互联网计算机中输入要查资料的关键词，与之相关的信息就会显示在屏幕上，秘书人员把这些资料存储到计算机中就可在写报告时，随时调出来进行使用和参考。办公室也要向上级部门呈上请示或者报告之类的公文，这些公文的格式要求统一而且精确，这样即节省了时间，又保证了公文的规范性和正确性，为秘书人员减少了大量不必要的繁杂事务。 2、极大地提高秘书工作效率 办公自动化系统设置公文办理、会议通知、日程安排、信息发布等模块。使用办公自动化系统以后，上级单位下发的文件、交办的事宜，流转到了哪一个步骤、哪一个环节，都可以实施跟踪，并被记录下来。通过健全的行政办公自动化管理制度，使秘书工作人员养成了及时查阅文件和办理相关事宜的良好习惯，对改进秘书工作作风会起到极大的促进作用。从此秘书的工作不仅注入了生机与活力，也有力地促进了工作效率的提升。 3、促进秘书工作职能的扩展 随着网络的发展，秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的工作模式，工作的内容也复杂化、大量化。秘书工作的职能扩展有两个相互对应因素： 一是领导工作中的需要。领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要。比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。 二是秘书工作的可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地在网络上发布最新消息，并定期编制简报等。 二、办公自动化环境下对秘书能力的要求 （一）办公自动化应用能力 随着社会的发展，办公自动化在秘书工作中有着重要的地位。所以对秘书人员来说，注重办公自动化应用能力非常重要。首先要提高汉字的录入速度，其次要学会简单的Word文字排版、Excel数据处理、PPT等办公软件操作能力，三是要熟练地操作复印机、打印机、扫描仪、数码摄像机等办公设备，从而适应社会的需求。 （二）档案信息化管理能力 档案管理也称档案工作，指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家服务的工作。它有三个性质：一是服务性，是通过提供原始材料来为机关各项服务的工作；二是从属性，主要体现在档案服务具有被动性；三是有管理性，对档案工作自身来讲，它属于一种科学性的管理性的工作，但是它的自己独特的管理对象和范围。随着网络时代的到来，文书档案管理正经历着一场前所未有的变革，从管理理念、管理方式到管理手段，都经受着新的考验，因此秘书人员面临着很大的挑战。档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。其包括四个方面的内容：第一，实现档案信息的数字化和网络化；第二：，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，实现档案信息高度共享；第四，必将引发档案管理模式的变革。档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能，针对于复杂的分类和查阅权限，实现合理存取的基本操作。 （三）文书拟制处理能力 文件是机关办事的工具，又是文书工作者的工作对象，文书拟制的形成是全部文书工作的开端，直接影响机关工作的质量和效率。 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，在秘书工作过程中，通过互联网、电话、Email、QQ等方式对涉及到的信息进行收集。随后将其进行处理，文书处理的过程一般可以分为三个阶段。一、酝酿阶段：确定主题、选定文种、准备文件；二、起草阶段：编写提纲、拟稿（把握文件主题，选择有用的材料、运用文字表达要简练准确，问题要交待清楚)；三、修改阶段：要对文件的主题、观点、材料、结构和语言进行检查并对其进行修改。再将整理好的文件资料进行归档，或是下发到各部门等，并对其进行进一步的处理。 （四）办公室事务处理能力 办公室是基本的事务处理主要包括日程安排、公共信息管理、邮件管理、表单管理、档案管理、公文管理、人事管理等。在一个组织机构中，事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事物，涉及到大量的基础性的工作。目前，一些大型企业和政府部门在工作流程里面采用计算机控制，实现了自动化办公事务处理系统，既可以方便地与过程控制计算机相互交换信息，又可以同各部门内部原有的计算机网络连接，形成计算机一体化的处理系统，实现了办公事务处理的计算机控制与信息管理一体化。 （五）会议策划与实施能力 在传统办公的社会，电话、互联网都很有限，有时，秘书部门会通知一些事项，在某些情况下，只会通知部门经理,并请他通知其他工作人员，由于经理从事的工作很繁琐，难免会有忘记和通知不全的现象发生，现在自动化的社会，移动电话、互联网、Email不断普及，秘书可以通过这些先进设备快速地完成并及时地通知与会人员。就减少了这类事情的发生，从而节约了时间，提高了办事效率。 在办公自动化产生之前，与会人员都是用笔签到，从而使与会人员浪费了时间，或是人多忘记了，或是造成人员拥挤，制造混乱场面等一些问题会扰乱了秩序。在办公自动化环境中，与会人员签到有了签到机，也不必浪费人力、物力了。同时会中秘书人员要做好会议记录，以前，设备有限，秘书只是凭着自己的直觉和印象记录一些重点，导致有些信息也不是十分全面，而现在有了摄像机、照相机、投影仪、录音笔、速录机等先进设备的出现，让这些问题都变得简单，并能让信息准确化、快速化。 会议结束以后，秘书要整理资料并向领导请示，做出相应的整理后并归档保存。同时秘书人员也应该通过会议记录的内容进行后期的处理，为以后的音像、图像制作提供了很大的方便，也为后期处理字幕显示提供了一个很重要的依据。 （六）沟通协调能力 要做好领导的参谋和助手，就必须拥有较强的协调能力。秘书人员在以前的工作中，向领导汇报一件事情的时候，大部分都是要找到领导本人，如果领导不在办公室，秘书可能白跑一趟了，就耽误了秘书的工作。而在办公自动化环境中，只需要打个电话询问一下就可以了，不必要浪费过多的时间，并且也有足够的时间去做其他的事情。 三、秘书能力的提高途径 （一）办公自动化应用能力的提高 一是利用现代办公自动化设备，提高速录入文字的速度。多数单位在招聘时，都把打字速度要求放在突出的位置。要求120字每分钟的不在少数，最低要求也在80—100字／分钟。所以秘书人员必须强化录入文字技能的训练。 二是熟练操作Office软件的能