办公室秘书如何提升自己的办事能力.docx

1办公室秘书如何提升自己的办事能力文北京联合大学师范学院皮汉萍摘要办公室秘书岗位是一项综合性工作岗位作为一名合格的办公室秘书要想能办事会办事办好事必须具备不断提升自己的办事能力关键词办公室秘书提升办事能力做过办公室工作的人都知道办公室工作主要分三块办文办会办事每一块工作都需要相应的能力才能做好外人眼中更多关注的可能是办文的能力但从事办公室工作的人会有体会办事并不比办文要求低办事是办公室的重要职能会不会办事是一个人重要的工作能力某种程度上来说办事的难度更大要求更高办文一次写不好还可以重写或反复修改自己写不好还可以请其他同志甚至是领导帮忙出谋划策但办事就只是一次性的结果办成什么样就是什么样别人有时是来不及补救的会办事就是把好事办好把难事办成不会办事就是把好事办砸把简单事办复杂因此我们努力探索办事的基本规律力求不论办任何事情都办得明明白白的而不是稀里糊涂的当然如何提升办公室秘书的办事能力仁者见仁智者见智从我多年从事办公室工作的体会来看要想提升办事能力需要注重以下三力的培养一判断力2从某个角度来说办公室工作是一个判断的工作几件事摆在眼前要认真进行分析不能眉毛胡子一把抓要保证突出重点分清主次区别权属判断什么是急的什么是不急的什么是必须办的什么是缓办的要尽量替领导弄清真相多为领导决策提供最原始最准确的依据判断是否准确往往决定事情办得是否顺利一判断事情的轻重缓急办公室工作错综复杂千头万绪有时同时来好几件事情这件事需要办那件事也等着办这时就特别需要耐心和细心要不厌其烦不厌其碎不厌其小认真办好每一件事办公室工作突发事情多越在紧急情况下越要稳住心态不能乱了阵脚慌了手脚先将事情进行判断分清事情的轻重缓急把握办事节奏紧急情况可先办理再请示如遇紧急事项来不及请示时就要由办公室主任快速拟定协调方案按照工作程序先处理后请承遇事要认真分析沉着冷静决不能凭想象来更不能人云亦云捕风捉影判断事情的缓急并不以哪个领导说的为标准而是要以时效性为依据不能听风就是雨要先观察判断是否还会有变数如果因为变化一次次地修改通知和方案会使办公室的可信度大大降低但是有时效性要求的事情一定不能耽误耽误就是误事如果是急事加班加点也要把它完成还有些事情可以缓办的就缓办二判断事情的归属权限办公室工作涉及面广杂如果事先不做好分类就去请示领导只会把领导搞得莫名其妙把事情搞复3杂因此遇事要先判断事情的归属先要跟主管部门沟通问清是怎么回事原由在哪到了什么程度然后分门别类归纳汇总有侧重地简要上报不要喧宾夺主要尊重职权分工每个领导都有自己的分管工作在做请示处理问题上要按照领导分工负责的范围向主管领导请示报告要实行单向请示不可多头请示如果遇到综合性较强同时涉及面广的工作要按照主持全面工作的领导的指示精神去办在工作过程中要及时向有关的分管领导通报情况如果出现意见不一致则建议领导当面研究不可来回传话防止传话人因理解上的问题造成不必要的误会不要越权要经常跟分管领导请示汇报不要越级请示汇报如果越级请示了就是把分管领导放在了一个很尴尬的位置上如果上级没有作出直接指示上级的上级老给你作出安排那么这个领导就被晾一边了工作怎么能够进行下去如果条件允许最好是在办事之前先跟直接领导汇报这样可以把两个领导的指示结合起来抓好落实二协调力办公室的沟通协调工作包括了内部协调和外部协调涉及公务接待会议会务通知文件的贯彻落实不仅部门之间需要协调上下级之间需要协调领导之间也需要协调协调是否到位会直接影响工作的进展有效地协调可以提高工作的效率发挥各部门的职能和作用4一准确定位明确职责作为一名秘书要准确定位不错位明确职责是做好协调工作的关键在高校的组织结构关系中秘书身处领导的身边为高校领导服务这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色秘书要站在全局的位置上把握协调工作只有把握全局才能把握好度才能掂量出每件事情的分量才能有效地把握问题的实质只有想到全局才能与领导思考问题的方向保持一致作为一名秘书要准确就位不越位决不能越过配角扮演舞台上的主角与领导发生矛盾对立和抵触犯角色冲突的错误在上下级关系协调时无论是对上还是对下秘书必须严守本分不擅权越位遇到问题不替领导拍板要积极和领导反馈提出相应的预案及时请示汇报对待基层单位要公平待人表现亲和尊重诉求要深入基层收集相关信息主动听取有关方面的想法和心声预先做好协调和了解工作对待平级部门要友好协作多方沟通取长补短二加强沟通协调各方办公室是桥梁纽带全院的活动往往涉及众多部门此时只有办公室出面组织协调发挥各部门专长合理分工协作完成任务一项活动的开展需要多个部门共同参与对于这种没有明确权属的工作领导往往委派办公室牵头各部门参与分工合作此时办公室一方面要发文向各部门说明活动的目标拟定的实施方案工作的进度等方面内容进行信息沟通另一方面各部门在磨合的过5程中出现隔阂和矛盾时需要办公室及时加强各方的信息沟通使各相关方面了解事情的真相促进相互信任和理解推进彼此的谅解协调活动的外在表现是对事的协调实质是人与人关系的协调作为秘书要以坦诚的态度对待矛盾的双方用疏导的方法理顺各方利益用幽默的方式化解僵局充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突保证工作的顺利推进三动之以情准确切入作为一名秘书在协调各方利益和矛盾时要善于找到解决问题的关键点和突破口首先要找到沟通的切入点协调的关键是多方或双方的沟通但在沟通的过程中会受到诸多因素的影响使沟通受阻这时就要求秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求找出其中的致点和分歧点从双方的一致点出发把双方认识上相同相近或相融之处综合形成初步协调方案把这一方案发放给各方多跑动多协调劝说双方以大局为重求同存异逐级化解矛盾其次要用好感情牌协调工作是一种微妙的关系处理善于发挥好情感的因素这就要求秘书在日常的人际交往中要注意树立好自我形象和各部门的主要负责人建立稳定友好的关系要在深入基层调研时认真倾听各方诉求在言语交流中适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解并及时地把他们的意见反馈给领导让自己成为大家都信得过的人这样在矛盾僵持不下时才有可能适当地动用个人的人际关系以情化解矛盾三督办力6高校办公室工作没有督办力学校发展规划就不能贯彻落实上级的政策和领导指示就不能执行到位推动落实领导决策和重点工作办公室具有无可替代的作用提高督办力度切实加强监督和实施确保落实领导决策协调有关部门联动把握好监督工作的重点采取有效措施确保重要工作付诸实践高校的日常工作牵涉到教学科研学生教师和上级领导部门很多工作由于各种原因造成有部署不落实或者是落实不力等出现这类情况时就需要办公室来进行督办落实因此在日常工作中对于领导安排的工作办公室要积极推进督办相关部门责任人尽快落实要实时监督确保政令畅通要主动向领导汇报事情的进展情况实施必要的监督可以加快执行的进度和确保执行的效果缺少必要的监督与检查任务往往很容易落空监督从任务下达时开始不断跟踪进行便于在每一环节发现与预期目标的差距以便进行修正和完善否则一旦任务期限到达未完成任务再来检查和监督进行补救就会延长任务完成的时间工作效果也大打折扣秘书是协助领导处理日常事务的助理特殊的身份要求秘书除了要具备良好的职业素质外更要在日常的工作中不断积累经验教训注意培养自己的判断力协调力和执行力不断提升自己的综合实力做到能办事会办事办好事