形势下如何做好高校办公室机要秘书工作.docx

1新形势下如何做好高校办公室机要秘书工作文浙江农林大学暨阳学院何靖霞摘要高校办公室是高等学校办理党政综合事务的运转枢纽在学校管理工作中具有十分重要的地位和作用其运转效率和效果直接影响高校发展建设的全局高校机要工作又是集党性政治性保密性规范性为一体的一项政治工作因此如何做好高校办公室机要秘书工作是值得我们探究的关键词高校办公室机要秘书工作特点高校办公室机要秘书是指在高校党政部门从事各类文件接收登记传阅处理及保管工作的相关人员机要工作看似琐碎单调其实在高等教育改革不断深化和信息技术飞速发展的今天机要秘书必须承担更多的职责和更大的责任如何适应新形势的要求切实做好高校机要工作一直是广大机要秘书普遍关注的焦点问题和研究的重要课题一高校办公室机要秘书的工作职责及特点一高校办公室机要秘书的工作职责1各类文件处理工作包括做好上级文件的收发登记呈送传阅催办收回清退立卷归档和查阅工作对以学校名义上报或下发的公文和其他文字材料等进行初审把关并做好呈批印发归档等工作负责机要2保密文件的签收送阅借阅管理与归档2重要会议的记录与整理工作包括做好学校重要会议汇报等材料的收集记录并及时整理出纪要3印章管理工作包括学校党委办公室印章等的保管和使用学校各部门公章刻制发放启用收缴封存等事宜二高校办公室机要秘书的工作特点1政治性机要工作是学校党政工作中的枢纽部分是贯彻党的教育路线方针为教学科研服务的重要工作作为一名机要秘书需要端正的政治思想坚定的政治立场和敏锐的政治觉悟善于从政治上观察和处理问题统揽自身工作因此政治性是机要工作的前提条件2保密性保密是机要秘书的灵魂和生命是必须时刻牢记的座右铭不该说的机密绝对不说不该问的机密绝对不问不该看的机密绝对不看不该记录的机密绝对不记录机要秘书身处党政机关的心脏位置大量接触机要文件一旦失密将给工作带来不良后果甚至严重损失因此机要秘书要树立强烈的保密意识3规范性对于公文的种类名称体式结构用纸尺寸等和文件的管理传阅处理和存档等都有统一的规定不得随意标新立异这种统一性有利于维护文件的严肃性促进公文工作的科学化4时效性机要秘书的工作纷繁复杂而且有很强的时效性各种政策信息的交流对高校的发展起着越来越重要的作用快速传递上级文件精神及时报告下级的情况保证上下级之间的信息畅通才能提高效率讲究时效如果领导工作忙机要秘书有责任提醒和督促如遇到紧急情况随时需要加班加点节假日也要坚守岗位3二如何做好新形势下高校办公室机要秘书工作一责任至上树立牢固的保密思想加强自身的政治修养强烈的责任感才能对业务精益求精才能在工作上做到机要工作无小事的处事原则机要工作在一般人看来是一件简单容易的事一不要动脑筋二不需费力气无论谁都可以管理好其实每天面对各类文件资料重复单调的程序看似简单的内容其实都要经过好几个流程才能完成而办公室的工作往往一件还没处理完另一件就接踵而来如果没有高度的责任心就很容易在工作中出错另外机要秘书一般都身兼数职除一般的文件收发管理外还有学校各类印鉴的保管使用重大会议的记录和机要的整理因此机要秘书一定要抓好制度关对各项具体工作都要做出明确而严格的规定一是建立文件登记制度确保每一份收发文件的登记和运转二是实行督促检查制度做到能够随时向领导提供文件材料坚持检查记录本登记情况和文件的漏登漏传情况要有一种如履薄冰的责任意识千万不能自以为是自作主张更不能凭感情意气用事要按照规范精细严密的总体要求精益求精地做好每一个程序严格遵守保密制度机要秘书在日常生活中接触大量的机密材料同时又对领导的活动行踪知道得最清楚最详细是单位里的消息灵通人士加之机要秘书接触的人员广泛而复杂所以这些人专门向从机要秘书的嘴里捞新闻探势头为此作为机要秘书应该时刻以党和国家的利益为重要有极强的严守机密的观念坚决做到守口如瓶有较强的政治素质树立正确的人生观价值观和世界观4坚定地走具有中国特色的社会主义道路始终坚持党的基本理论基本路线和基本纲领不动摇用邓小平理论三个代表重要思想科学发展观武装自己的头脑学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义的思想方法和工作方法去指导工作实践分析和处理工作中遇到的具体问题二效率优先培养无私的奉献精神增强主动的服务意识效率观念的确立可以冲击一系列旧观念带动一系列新观念的增强机要秘书要培养效率意识树立轻重缓急的办事观念秉持有交必办急事急办特事特办的雷厉风行的办事作风在日常繁杂的综合性事务中善于分析抓住问题的主要矛盾从而选择最佳的工作方案由于文秘工作的服务性辅助性等特点因而遇到紧急事情时时常需要加班加点又因工作地位的特殊性即使再紧急再繁忙也不能让其他人员临时替代所以作为机要秘书应该有强烈的事业心责任感要任劳任怨吃苦在前享受在后乐于奉献应该积极发挥主观能动性对上级领导要亲和尊敬不卑不亢及时完成领导交办的任务做到事事有回应件件有着落有交代有反馈不能丢三落四漫无条理疏忽马虎出现差错还要为下属职能部门院系和广大师生员工服务和蔼可亲平等待人主动成为师生员工的服务者把师生员工满意与否作为检验和衡量工作的标准全心全意为师生员工服务增强主动服务和超前服务意识三严于律己注重培养和锻炼广博精深的业务能力机要秘书要胜任本职工作起到自身岗位应有的作用必须具有一定的业务5能力首当其冲的是要具备扎实的写作能力高校机要秘书主要职责之一是文件初审会议记录并整理纪要由于与领导的日常接触比较频繁时常需要服务领导的办文写稿需要这就需要具备较强的写作能力文字上的功夫不是靠天资写作功底的练就和夯实非下苦功夫不可要通过勤学多读积累素材常写多练模仿借鉴总结创新等要当得苦行僧做成有心人其次要具备研究能力在网络全球化和科技化的今天网络技术的发展和运用已经成为不可阻挡的大趋势办公自动化也正逐渐取代传统的文件流转模式正在逐步走向无纸化办公在这一新形势下高校机要秘书更需要与时俱进积极学习和研究相关办公软件的应用不断更新和了解信息技术的基本原理知识和方法了解信息科学技术应用于信息保密与安全领域的发展状况熟练运用计算机处理机要事务等要不断加强自身的学习树立终身学习的观念经常参加一些相关的业务培训和学习并注重理论联系实际不断推敲总结进一步提高业务能力和水平四自我调节不断加强自我训练增强综合素质机要工作内容繁琐且稍显单调机械工作环境相对独立封闭这种单一特殊性难免会让人觉得枯燥乏味失去成就感和创新感这就要学会在各种沉浮中自我调节把握自己增强自我训练保持良好的精神状态锻炼较强的思维能力和坚强的意志唐代文学家韩愈说行成于思毁于随机要秘书必须勤于动脑善于动脑培养好的思想作风和心理素质锻炼健康的体魄才能面对新形势下机要工作带来的新挑6战才能以饱满的热情坚定从容的意志无私奉献的精神和广博精深的能力为高校的建设和发展发挥更大的作用做出更大的贡献