供电企业文书档案的信息化管理及利用探究.docx

供电企业文书档案的信息化管理及利用探究 吕红怡 （广东电网有限责任公司江门鹤山供电局，广东 鹤山 529700） 摘　要：本文分析了供电企业文书档案信息化管理中的意义，并提出了信息化管理的有效途径。 关键词 ：供电企业；文书档案；管理；利用 中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1000-8772（2015）19-0087-02 收稿日期：2015-06-12 作者简介：吕红怡（1972-），女，广东鹤山人，本科，馆员。研究方向：档案管理。 一、供电企业文书档案的信息化管理的意义 1、全面提高企业文书档案管理水平 大数据时代背景下，现代化信息技术、智能技术、现代科技持续发展。随着供电企业业务量的不断上升，其文书档案的信息量、数字量也持续累积，在数字信息技术的辅助支持下，能够极大地提高文书档案管理效率，方便信息的快速搜索、查询，从而实现档案资源的高效利用，推动企业文书档案管理的积极创新。所以，创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统，对其管理水平的提高具有十分积极的意义。 2、推动企业文书档案管理的数字化、网络化 在大数据背景下，网络技术、信息技术都体现出超强的数据计算、检索、查询、储存等功能，也能够实现数据信息的远距离传输、转译等。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径，实现了规范化、准确化、高效化管理，这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理，从而确保信息安全。相反，企业文书档案的数字化管理又推动了其网络化管理的实现。 因为在数字信息技术的支持下，一些档案资料可以以数据、信息的形式被输入网络系统，通过网络系统登录能够实现信息的查询、更新与咨询等功能。 3、促进文书档案的利用与共享 在现代化数字信息系统的有效支持下，供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用，具体体现在：为企业各个部门、各个阶层、各个岗位的工作人员提供及时、快速、有效的信息咨询与查询服务。网络信息数据背景下，供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统，就能够实现检索、查询、查找、分析与保存等操作，这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限，同时，也维护了企业档案信息资源的安全，通过数字信息系统、网络系统能够实现档案信息资源的不同层次、不同地域间的有效共享。 4、促进文书档案管理走向现代化 现代化的社会是数据信息社会，大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发展任务，供电企业必须紧跟时代发展步伐，其各项管理工作要迈向数字化、智能化、信息化行列，要融入计算机技术、网络技术、通讯技术等行列，善于利用这些技术来武装自身，文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨，才能加快文书档案管理的现代化步伐，才能更加适应现代社会，才能实现同其他行业的有效对接，也才能为客户提供更加满意的服务。 二、供电企业文书档案的信息化管理及利用 1、创建并完善档案数字化管理制度 健全的制度是档案数字化管理的有效依据，因为只有创建规范、完善的档案管理制度，才能实现档案数字化管理的规范化、制度化、正规化。因此，供电企业必须意识到制度的重要性，建立健全一套科学合理的档案管理制度，并严格要求相关人员依照制度开展工作，围绕制度进行管理，利用制度来规范管理人员行为，以此达到文书档案的规范化、正规化管理。  2、文书档案的数字化管理 以往的文书档案管理形式为纸张管理，其特征为：繁杂、工作量大、占用空间大、查询不灵活等。数字时代的来临，数字信息技术的使用则化解了其中的矛盾和问题，通过借助现代信息技术、数字化软件、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量、控制工作强度。供电企业必须推动文书档案的数字化管理，创建电子数据库，从旧式的纸张式管理上升为电子化、数字化管理，形成电子档案系统，使供电企业档案文书管理纳入数字化管理行列，以此来推动档案的信息化管理。 3、强化文书档案的网络化管理 供电企业文书档案走向数字化管理后，依然要朝着网络化管理方向发展，这是因为只有通过现代网络系统进行联网，依托于网络系统来加强各个区域间的联系，才能实现各个地域、网络系统中用户之间的信息资源共享，可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势，具体的网络化管理包括：文书档案的网络分类、归档、组卷、借阅、查询、检索、传输、下载、读取、保存等。借助网络数据信息系统能够进一步扩大文书档案资源的普及范围，加大文书档案资源的开发和使用力度，以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥。 4、企业文书档案的安全化管理 企业文书档案的信息化管理与利用是利弊并存的，其优势方面不言而喻，然而，其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁。安全问题也是大数据背景下所普遍面临的问题，信息能否被安全、合理地传输和利用是供电企业非常关心的问题，因为它关系到企业秘密信息的安全度，关系到企业的经济利益。 供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进、更新、维护与升级管理力度，做好保密工作，维护系统安全，确保信息安全，具体可以从以下方面做起： 第一，加强安全防护。提高工作人员的业务素质与工作能力，控制其失误操作，及时排除系统故障，定期清理系统病毒、增设网络安全防护系统，防止黑客、病毒等的非法（下转124页）（上接87页）攻击，彻底维护文书档案信息的安全性、保密性。 第二，做好安全密保工作。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数，一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置，这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性。 5、推进文书档案的信息化利用 现代社会是信息化智能社会，信息技术已经渗透到