监理企业电子文件的信息化管理及其办公自动化.doc

监理企业电子文件的信息化管理及其办公自动化摘要介绍了监理企业电子文件信息化管理的必要性电子文件的概念形成过程质量监控及监理企业办公自动系统平台建立要求和结构提出了监理企业电子文件信息化管理及其办公自动化系统平台的模型关键词监理企业电子文件信息管理计算机在监理企业普遍使用电子文件和信息大量产生但电子文件及有关信息被分散保存导致监理企业内部信息交流不畅管理效率不高能有效解决这一问题的办法是利用信息技术和互联网技术建立电子文件的信息管理平台对电子文件进行自动化的整合提高企业内部信息交流的效率降低信息交流成本提高信息交流的稳定性准确性为什么要对监理电子文件进行信息化管理建设监理工作信息化的需要计算机及互联网的应用给工程建设带来了巨大的变化从设计预决算施工档案管理等过程都可以应用计算机来进行实施和管理极大地提高效率为改造和提升传统建筑行业提高我国建筑行业的竞争力建设部于年月颁发了建设领域信息化工作的基本要点明确提出了用信息技术等高新技术改造和提升传统的建筑行业用信息化带动工业化以工业化促进信息化同时还提出在建设领域中培育新的经济增长的目标各地建设行政主管门建设单位设计单位施工单位城建档案馆等也根据需要开展了一系列的应用研究和开发并取得一定的成效建设监理在我国推行了十多年从施工监理到设计监理都得了较好成绩并向项目管理方向发展但监理单位的信息化建设仍徘徊不前多数监理单位的计算机仅用来打字和上网查资料如何推进监理工程项目管理的信息化突破信息资料管理的瓶颈进一步提高监理工作水平和效率已成为监理单位普遍关注的一个问题监理资料保存和利用的需要在一定意义上监理工作通过文件资料进行实施监理效果最终反映在文件资料上一个监理项目从介入到最后完成会产生大量监理资料少则十几卷多则成千上万卷这些监理资料既有传统纸介质资料也有现在的电子介质资料由于日前经济技术条件所限未能完全弃用纸介质资料而全面改用电子介质资料所以文件资料的保存仍要用双套制即既保存纸介质资料又保存电子介质资料如果传统方法对这些文件资料进行管理则需投入大量的空间人力和物力这对我国目前监理单位困难的生存条件来说显然是不现实的所以在有限的资源条件下对电子文件资料进行规范化和信息化管理使之方便检索和利用是一个可行的办法从经济角度考虑可采取总体规划由易到难分步实施方法来进行监理管理规范化的需要监理管理规范化可以从两个方面理解一方面电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化的工作监理规范化的范围可宽可窄小的可以是项目监理部的规范管理可以是监理单位的规范管理大的可以是项目业主对整个项目包括对监理方的规范管理可以是建设主管部门对监理行业的规范管理规范管理要求人们按程序进行工作在信息化管理或办公自动化的工作条件下相关人员按系统分配的权限进行自己的相关工作工作完成后输入自己签名或密码对文件进行确认如需进入下一环节则可把文件发出系统自动记录下工作时间文件发出时间下一环节的工作人员在收到文件后按自己的权限包括相关规定条件对文件进行处理一份电子文件从产生的一刻起就应自动生成一张电子文件运行周期表真实完整地记录下文件形成全部活动过程在文件的活动过程和电子文件运行周期表运行过程系统采用电子签署技术加密技术身份确认防写措施等来保证电子文件和电子文件运行周期表所记录信息的准确性原始性真实性和完整性所以说电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化保证工作是按程序进行的管理是规范的另一方面监理管理的规范化包括对电子文件的管理的规范化我们知道监理工作是知识密集型的工作监理工作涉及多部门多环节多专业而且信息量又大信息来源广泛形式多样涉及的法律法规规范多质量控制的标准多控制点多环节多影响进度质量投资控制因素多控制难度大多单位多部门协同工作为此电子信息传递要顺畅电子信息资源要高度共享在实际工作中由于电子文件缺乏科学的规范管理造成电子文件种类多格式多从而导致共享性差可用率低最终电子文件呈现出来的可能只是一堆杂乱无用的电子垃圾而电子信息在部门之间不兼容不共享谈何对电子文件进行信息化管理谈何进一步对我们的监理管理工作进行规范电子文件的概念和种类电子文件的概念电子文件是以代码形式记录于磁带磁盘光盘等载体依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件电子文件由计算机生成和处理其信息以二进制数字代码记录和表示统称为数字文件这是电子文件与其他形式的文件的基本区别也是电子文件信息与其他数字信息的共同点电子文件是文件的一种类型它具有文件的各种属性特别是要有快速使用和远程调用的特性这是电子文件与纸质文件的基本区别在使用功能方面电子文件与纸质文件是相同的电子文件是数字信息和文件两个概念的交集是以数字信息为特征的文件国际档案理事会电子文件委员会年制定的电子文件管理指南中指出文件是由机构或个人在其活动的开始进行和结束过程中所产生或接收的记录信息该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容背景和结构而构成而不管记录的形式或载体如何在这里内容是指文件中表达作者意图的信息背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息如文件形成时间收件人等结构是指文件内容信息的组织表达方式如电子文件所使用的代码格式载体附件等方面的信息电子文件的种类电子文件的种类根据其自身特点也有不同的划分标准目前按其信息存储主要有以下几种形式文本文件数据文件图形文件图像文件影像文件声音文件程序计算机程序文件电子文件形成在电子文件形成或接收的那一刻起系统自动生成一张形成周期表和它相伴终生并真实完整地记载它的形成全部活动情况和保存它的演变过程在形成周期表运行的工作过程中系统还采用签署技术加密技术身份验证防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件的演变的准确性原始性所有这些都将作为该电子文件归档时检验其原始性真实性完整性的唯一依据和凭证电子文件形成周期表的格式如下题名工作程序作者签字密码部门形成时间历次修改时间处理意见迁移题名文件标题工作程序电子文件生命期内的一个活动阶段由单位生成的电子文件其生命期内一般有拟稿改稿审稿定稿文件发送等几个活动阶段作者事先规定系统认可的有关人员签名或密码作者在工作前输入自己的签名或密码通过系统检验合格者才能进入相关工作程序签名或密码作者在工作前输入自己的签名或密码通过系统检验合格者才能进入相关工作程序形成时间由系统自动记载工作人员结束本程序工作的时间包括年月日时分的内容历次修改时间主要指图纸每次修改应留下记录版本替换后应有说明处理意见工作人员在完成本程序段工作后的建议和结论迁移转移的方法和过程明确监理电子文件归档种类和流程监理项目电子文件的形成数量大时间跨度长还有使用软件形成的电子文件种类多变更多而且形成阶段之间有密切联系所以应对电子文件的归档种类归档流程事先给予明确各类电子文件形成质量监控为了使各类电子文件统一管理监理单位的档案室或资料室应对电子文件的管理进行宏观的指导并在其形成管理活动中加强电子文件形成的监控监理电子文件的前端监控对电子文件形成的控制称前端监控监理企业在建立电子文件管理系统的时应对电子文件的形成积累作出规定以便于在信息化环境下各项功能进行整合也为将来档案部门或建设单位或项目管理公司把建设项目的监理文件质量纳入建设项目管理中做好充分准备监理电子文件是在计算机系统中生成和运转的其文件形成管理过程的前端监控应从项目的监理投标设计监理延伸到了施工监理阶段保修阶段监理等全过程之中并以功能合理的管理系统作为管好监理电子文件的先决条件前端监控是实现电子文件全程管理的重要保障是全面整合优化整个建设项目监理电子文件的集中体现其做法可从以下两个方面进行监理电子文件真实性的监控为了保证电子文档迁移过程不造成电子文件某些信息的变化或丢失确保电子文件的真实性可按照国家标准电子文件归档与管理规范中对保证电子文件的真实性提出的四条措施进行监控注在没在第三方如档案馆对监理电子文件的真实性进行监控的前提下监理电子文档的真实性是对企业内部而言的监理电子文件完整性的监控电子文件的完整性主要是指一是要齐全作为记录建设项目监理工作全过程真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量要齐全二是要完整建设项目监理过程中的每一份电子文件的内容结构和背景信息要完整无缺损监理单位可将必要的常用的纸质文件作数字化处理作为电子文件归档和保存统筹规划监理电子文件的形成积累归档电子文件具有易消失易更改稍纵即逝等特性为了防止电子文件形成归档的失误监理单位应将电子文件形成与归档工作纳入管理系统统筹规划电子文件的形成积累应体现在各阶段的检查工作中这样才能有效地防止电子文件的丢失和破坏这是确保电子文件真实可靠完整安全长期可读的做法之一主要方法有以下五点根据文件的类型和用途使用预先确定的方法认证文件根据一个人的资格及其权限确定他接触电子文件的权力在系统中嵌入工作流程只向有关人员呈现有关文件使用磁卡密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触在系统内设计跟踪功能记录对系统的任何接触及其结果如文件被修改删减和增添等电子文件的全过程监控管理是一种系统的管理在监理单位电子文件形成中各个阶段所有管理活动和管理要素应统筹兼顾应做到监理单位内部归档文件在档案管理系统中实行无缝链接完全实现系统自动整合建立内部网站和信息平台系统办公自动化系统建立监理单位内部网站随着监理单位业务的发展信息量剧增凭经验靠拍脑袋管理的时代已过去监理企业或监理项目管理工作靠的是综合信息分析在监理企业管理和项目监理的工作中每天都有大量的信息发生传递和处理为了使工作顺利完成这些信息必须在企业上下级之间企业内部纵向部门与横向部门之间以及内部组织与外部单位之间各专业监理工程师之间流动随计算机日益普及和信息量的增加单靠磁盘来回穿梭进行资料交换难以满足工作的要求所以监理企业内部项目监理部内部在有条件的情况下应尽可能建立局域网来解决大量信息的流动问题建立信息平台系统监理电子文件化管理本质是在通过充分利用计算机技术网络技术等在内的信息技术来改进信息管理也就是说监理电子文件信息化管理需要一个平台进行处理电子文档管理系统应依于企业信息平台系统即办公自动化系统而存在目前社会有针对工程项目监理的管理系统软件但该类软件多数功能针对是工程项目监理的也有企业办公自动化软件这些软件适合多数企业管理但尚难支持监理企业某些特定需要如监理项目进度管理监理项目验收管理等以及难支持对工程项目监理管理功能如进度管理投资管理原材料构配件报验管理变更管理索赔管理重大事故管理等等所监理企业信息平台系统应能满足上述需要信息平台系统的基本要求监理企业各部门之间的信息交流必须利用该系统来进行各部门必须每天自动进入系统以便及时发现与己有关的信息并做出反应文件和表单采用固定格式模板按设定的流程在企业内部流转并被自分类整合各项目监理部不必进入系统工作但可通过互联网进入系统利用模板进行信息的提交当不能完全使用模板来提交信息时也可以使用附件提交但附件格式是统一的文件命名格式是统一的以便系统自动对电子文件进行整合工程项目监理管理系统可作为独立系统在项目监理部的计算机上运行企业信息平台系统应提供接口系统每天对信息进行备份系统需具有可扩展性以便对系统的各项功能不断进行完善信息平台系统的功能结构监理企业信息平台及工程项目监理管理系统结构图企业信息平台的主要功能是企业内部信息的共享和传递目的是为企业各职能部门提供一个高效率信息沟通和协同工作的环境具有包括对监理项目进行管理在内的企业管理的各项功能模块工程项目监理管理系统是针对项目监理利用计算机技术来辅助项目监理部对监理资料信息进行管理的系统其核心是项目目标控制工程项目监理原理及工作方法决定其功能是项目数据采集质量进度投资等各类信息的查询比较分析和表格输出等企业信息平台日程安排信息传递公文管理档案管理会议管理企业论坛文档管理传递流程管理表单管理资源管理车辆管理人力资源任务管理传递控制面板工程项目监理管理系统项目管理传递综合管理文档管理质量管理投资管理进度管理索赔管理变更管理会议管理安全管理表单管理事故管理通过互联网接入企业信息平台工程项目监理电子文件的组成和建立工程项目监理合同文件工程项目监理合同文件在监理企业总部建立包括监理招标文件投标文件监理大纲中标通知书监理委托合同监理补充合同协议监理延期合同协议及其他具有合同性质的文件目前由于电子商务的发展通过互联网签署合同已成为现实如合同文件是在网上签署获得的这类电子文件是有法律效力的合同履行完毕后移入档案系统管理是毫无疑问的如上述文件不是经互联网签署确认或获得的可把有关纸质合同文件正本扫描成图象与以文档格式保存的合同文件共同存放被保存的文件应是只读的这类合同文件可作为资料归档设计监理文件设计监理文件也在监理企业总部建立包括设计监理规划各阶段或各专项审图意见等施工阶段监理文件施工阶段监理文件在项目监理部基于工程项目监理系统而建立如工程项目建立了局域网或项目管理信息系统项目监理部可把需要工程参建各方调阅的监理文件有选择性地设成只读文件在局域网上共享方便工程各方人员随时查阅对照保修期阶段监理文件在保修阶段现场项目监理部可能已撤消所以这一阶段的文件应监理企业总部建立包括回访记录顾客保修通知保修期阶段各类监理文件等结语信息是监理企业领导者对企业进行管理和监理工程师对工程项目进行质量进度投资等控制的依据在监理日常工作中随着信息技术高速发展和电脑化办公的逐步普及经常需要对大量信息或电子文档进行处理但由于信息量大资料分散种类繁多共享性差等各种原因文件或档案管理的工作量和工作难度也在不断加大监理企业通过对电文件进行信息化管理改造通过办公自动化实现对档案的集中管理全面共享档案资源充分发挥各类档案资源的价值和提高资料的使用率为决策提供丰富和有用的资料从而加强对企业和监理项目的管理是监理企业进一步发展提高核心竞争力的一条必由之路