第一章 文书基础理论

1文书学课程教案课次1授课方式请打理论课讨论课实验课习题课其他课时安排2授课题目教学章节或主题第一章文书基础理论教学目的要求分掌握熟悉了解三个层次了解文书与档案文书与档案管理的基本概念熟悉其含义性质特点作用明确文书工作与档案管理工作的联系与区别熟悉文书与档案管理的组织机构明确文书档案人员的基本素质与要求掌握文书工作与档案管理工作的基本原则和要求以指导文书工作与档案管理工作的开展掌握文书工作与档案管理工作的基本任务与内容为开展文书工作与档案管理工作奠定基础教学重点及难点1主要是掌握和认识其最基本的理论知识和概念教学基本内容方法及手段第一节概述文件与档案的含义文书与档案的联系第二节文书的性质文书的本质属性现实执行性文书的非本质属性第三节文书的特点第四节文书的作用第五节文书的分类教师举例讲解讲授为主运用多媒体教学手段作业讨论题思考题1文书与档案的联系和区别2文书文件和公文有何区别和联系3如何认识文书转化为档案的条件课后小结2第一章文书基础理论第一节概述一文书与档案的含义一文书1起源符号出现之后结绳和刻契2演变1称谓的演变书契殷商官书周代文书汉代2载体的演变甲骨金石简牍缣帛纸质3概念文书是人们在社会实践活动中为了凭证记载公布传递的需要在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录包括公务文书和私人文书4分类公务文书和私人文书1公务文书是机关团体企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用的具有法定效用的各种信息记录简称公文本书统称为文件对文件的概念可以从以下几方面理解文件是在处理公务活动中形成的文件的形成单位和使用范围十分广泛文件是机关管理信息的记录和传递文件是国家管理政务的工具httpbaikebaiducomview20013htm秦汉以后形成的许多文种可以概括为三大类一是皇帝使用的各文种称为诏令文书二是臣僚上书皇帝使用的各文种称为奏疏三是各官府相互行文使用的各文种称为官府往来文书2私人文书是个人家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录如日记手稿遗嘱等二文书公文文件目前在机关单位中常常出现文书公文和文件三个概念同时使用的情况现在我们对三者作简要分析文书从广义上来讲是机关团体企事业单位以及个人在社会活动中为了某种需要按照一定的体式和要求形成的书面文字材料也就是说一切书3面文字材料都可以称之为文书从这里可以看出文书所包括的范围是很广泛的在汉书刑法志中有文书盈于几阁典者不能遍睹的叙述唐代元稹在望喜驿诗中有满眼文书堆案边眼昏偷得暂时眠的句子这里的文书指的就是公务文书此外还有用于民间的书契之类亦称文书常有恐口无凭立此文书为据的说法故古代文书有公用和民用两类可见古代文书的概念和现代的基本相近公文是指公务活动中形成和使用的文书或者说处理公务所使用的文书称之为公文公文一词出现于东汉末年和三国时期后汉书刘陶传说州郡忌讳不欲闻之但更相告语莫肯公文在三国志魏志赵俨传中也有辄白曹公公文下郡绵绢悉以还民的记载从此以后公文就成为公务文书的统称了文件是指机关团体企事业单位之间正式行使的具有统一格式和行文关系的公文它是公文中的一部分或者说是公文中的主要部分文件一词出现得较晚据查考在清代末年才开始正式使用当时在清代外交文书中常常提到交涉文件往来文件公布文件等等到了民国时期文件一词使用得更广泛更普遍了综上所述文书公文文件这三个词的含义基本上是相同的但严格地说它们之间既有含义宽窄之差也有习惯称呼之别三者之间的差别不在其内涵而在其外延根据习惯的称呼它们在不同的地方或用文书或用公文或用文件我们习惯说文书工作而不说公文工作或文件工作习惯说文书处理程序而不说是文件处理程序习惯说中央文件而不说中央文书中央公文习惯用语是约定俗成的我们在这本书中也尊重习惯用语在不同的地方分别使用了公文文书文件三个词三档案1概念原始的历史记录2特性来源的广泛性形成的条件性记录形式的多样性和原始的记录性3种类公务档案和私人档案历史档案和现行档案文书档案科技档案专门档案和新型载体档案还有从政权性质及历史时期角度划分4档案的价值是指档案对国家社会组织或个人的有用性1凭证价值第一价值由内容和形式决定42参考价值又称情报价值蕴藏丰富的经验和知识二文书与档案的联系与区别文件是档案的前身档案是文件的变体是经过系统化整理的文件集合体文件是档案的来源之一档案是文件的主要归宿文书转化为档案的三个条件处理完毕的文件才能作为档案对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案第二节文书的性质一文书的本质属性现实执行性文书的现实执行性包含以下几层意思1对号入座式地贯彻执行文件的精神2文书是作为解决文件所规定需要解决问题的依据3文书在贯彻执行过程中对解决问题具有指导意义二文书的非本质属性1文件的政治性2文件的机密性3文件的信息内容与载体的不可分割性4文件的信息内容的独立性第三节文书的特点一文书是由法定的作者制成和发布的二文书有法定的权威和效用三文书有规范的体式并需经过一定的处理程序第四节文书的作用文书的作用概括地说就是管理政务的工具和手段具体包括以下几方面一上传下达作用二公务联系作用三凭证记载作用第五节文书的分类一从文书的来源上划分可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件5二从行文关系和方向上划分可以将文书分为上行文平行文下行文行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系它是根据机关的组织系统机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的机关之间文件的授受关系三从文书涉及的机密程度上划分可以将文件分为绝密文件机密文件秘密文件内部文件公布文件四从文书的作用上划分可以将文件分为法规文件行政文件党的文件五从文书的使用范围上划分可以将文件分为通用文件事务文件专用文件